Dienstreisen

Dienstreisen sind nach der Legaldefinition Reisen

• zur Erledigung von Dienstgeschäften
• außerhalb des Dienstortes
• die von der oder dem zuständigen Dienstvorgesetzten schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind.

Die Dauer einer Reise ist hingegen kein Merkmal der gesetzlichen Definition. Eine Dienstreise ist deshalb durch das Landesreisekostengesetz zeitlich nicht begrenzt.

• Dienstgeschäfte
  Dienstgeschäfte sind alle einem Beamten, Angestellten, Arbeiter obliegende dienstlichen Aufgaben. Diese ergeben sich aus dem jeweils übertragenen Dienstposten.

• Dienstort
  Dienstort ist die politische Gemeinde, in der die Dienststelle des Dienstreisenden gelegen ist. Folglich ist Dienstort Tübingen.

• Dienstvorgesetzte/-r
  Dienstvorgesetzte/-r ist, wer für Entscheidungen über die dienstlichen, persönlichen Angelegenheiten der ihm nachgeordneten Mitarbeiter zuständig ist (bspw. Projektleiter/-in, Abteilungsleiter/-in etc.).

Hinsichtlich der sparsamen Bewirtschaftung von Mitteln ist vor Anordnung oder Genehmigung zu prüfen, ob nicht eine kostengünstigere Art der Erledigung des Dienstgeschäftes möglich ist.

Dienstreisende sind

• im Landesdienst stehende Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer,
• Beamtinnen und Beamte,
• Angestellte,
• Arbeiterinnen und Arbeiter sowie
• wissenschaftliche Hilfskräfte, die eine Dienstreise oder einen Dienstgang durchführen.

Keine Dienstreisende sind

• Honorarprofessorinnen und Honorarprofessoren,
• Privatdozentinnen und Privatdozenten,
• Lehrbeauftragte,
• Studierende,
• Stipendiatinnen und Stipendiaten,
• Diplomandinnen und Diplomanden,
• Doktorandinnen und Doktoranden (ausgenommen sie stehen als Angestellte oder wissenschaftliche Hilfskräfte im Landesdienst),
• Personen, die nicht bei der Universität Tübingen beschäftigt sind z. B. Gastwissenschaftler) und
• Privatbedienstete von Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern.

Sofern dieser Personenkreis Reisen durchführt, die im überwiegenden Interesse des Landes Baden-Württemberg bzw. der Universität Tübingen liegen, kann eine Reisekostenvergütung in Anlehnung an die für Dienstreisende gültigen Bestimmungen gewährt werden.

Das wesentliche Unterscheidungsmerkmal zwischen Dienstreise und Dienstgang ist,

• dass bei der Dienstreise ein Dienstgeschäft außerhalb des Dienstortes zu erledigen ist, mithin zu diesem Zweck der Dienst- oder Wohnort verlassen werden muss (d. h. ein Dienstgeschäft außerhalb Tübingen),
• dass beim Dienstgang ein Dienstgeschäft am Dienstort oder am (nicht mit dem Dienstort identischen) Wohnort zu erledigen ist (d.h. ein Dienstgeschäft in Tübingen oder am außerhalb von Tübingen gelegenen Wohnort).

Weiterhin unterscheiden sich Dienstreise und Dienstgang darin, dass eine Dienstreise schriftlich angeordnet oder genehmigt werden muss. Dienstgänge können mündlich angeordnet oder genehmigt werden.

Notwendigkeit einer Dienstreisegenehmigung

Dienstreisen müssen grundsätzlich vor Antritt der Reise schriftlich genehmigt werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.

Beantragen Sie daher die Dienstreisegenehmigung mindestens 10 Tage vor Reiseantritt schriftlich. Nur dann kann die Reisekostenabteilung Sie über mögliche Einschränkungen rechtzeitig informieren.

Zweck einer Dienstreisegenehmigung

Die schriftliche Dienstreisegenehmigung

• dient der Rechtssicherheit und liegt im Interesse sowohl des verantwortlichen Vorgesetzten als auch des Dienstreisenden (z. B. im Hinblick auf Ansprüche auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge bei einem Unfall während der Dienstreise).
• veranlasst Vorgesetzten und Dienstreisenden zu gründlicher Prüfung der Notwendigkeit der Dienstreise, des Vorhandenseins entsprechender Mittel und der Einzelheiten ihrer Durchführung.
• vereinfacht die Reisekostenabrechnung und schafft zugleich eine ausreichende Grundlage für die Festsetzung der Reisekostenvergütung und der Rechnungslegung.

Formales Erfordernis bei Dienstreisegenehmigungen

Dienstreisegenehmigungen müssen in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden.

Das Original der Dienstreisegenehmigung wird der Antragstellerin/dem Antragsteller nach Genehmigung zurück gesandt. Dieses ist nach Beendigung der Dienstreise der Reisekostenabrechnung beizufügen.

Das andere Exemplar verbleibt in den Akten der genehmigenden Stelle zum Zwecke etwaiger Nachfragen oder zum Nachweis bei Schadensfällen.

Bitte fügen Sie dem Dienstreiseantrag immer Einladungen, Programme, Teilnahmebestätigungen oder sonstigen Schriftverkehr bei.

Arbeitssicherheit

Informationen zur Arbeitssicherheit auf Dienstreisen finden Sie unter: https://uni-tuebingen.de/de/265137

Dezentrale Verwaltung

Innerhalb der Fakultäten, Institute, Seminare, Sonderforschungsbereiche (SFB), Graduiertenkollegs sowie aller Einrichtungen, die Reisekostenmittel selbst bewirtschaften sind dies:

• die/der personalverantwortliche Vorgesetzte (Dekan/-in, Institutsdirektor/-in, Seminardirektor/-in, Projektleiter/-in von SFB und Drittmittelprojekten).
   

Dienstreisegenehmigungen in eigener Sache sind jedoch unzulässig. Daher sind bei Personalunion die Dienstreisen des Dekans vom Prodekan, bei Instituts-, Seminardirektoren vom Dekan genehmigen zu lassen.

Dienstreisegenehmigungen von Professorinnen und Professoren

Professorinnen/Professoren müssen - obwohl sie in Forschung und Lehre frei sind - ebenfalls einen Dienstreiseantrag stellen und von der Dekanin/dem Dekan genehmigen lassen.

Zentrale Verwaltung

Innerhalb der Zentralen Verwaltung und der Zentralen Universitätseinrichtungen ist

• der Kanzler der Universität zuständig.

Exkursionen

Für Leiter studentischer Exkursionen

• wird die Genehmigung durch das Sachgebiet Reisekosten erteilt.

Vorauszahlungen

Ausgaben wie Hotel- oder Flugkosten, die im Voraus getätigt werden, können durch Auszahlungsanordnungen in Verbindung mit den entsprechenden Belegen und dem genehmigten Dienstreiseantrag im Sachgebiet Dienstreisen, Reisekosten, Exkursionen eingereicht werden.

Abschlagszahlungen

Gleiches gilt für Abschlagszahlungen, die die geschätzten Ausgaben vor Ort abdecken sollen. Hierfür reicht eine E-Mail an die zuständige Sachbearbeiterin mit einer groben Kalkulation der geschätzten Kosten.

Bei der Wahl des Beförderungsmittels haben die Dienstreisenden neben wirtschaftlichen Gesichtspunkten insbesondere die Erfordernisse des Klimaschutzes zu beachten.

Kontaktdaten:

Reisebüro American Express Global Business Travel

Heilbronner Str. 86

70191 Stuttgart

Tel.: 0711 18422 191 

Fax: 0711 2086340

E-Mail: de.landbw.travel@amexgbt.com

Bei Genehmigung von Dienstreisen sind zwingend die Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes zu beachten. Für den Fall, dass eine Reisewarnung bzw. eine Teilreisewarnung durch das Auswärtige Amt ausgesprochen wurde, dürfen aufgrund der Fürsorgepflicht des Arbeitsgebers/Dienstherrn Dienstreisen in diese Regionen nicht genehmigt werden.

Die/Der Dienstreisende ist gehalten, sich vor und während der Dienstreise über Veränderungen der Sicherheitslage zu informieren und bei Vorliegen einer (Teil-)Reisewarnung den Vorgesetzten/die Vorgesetzte zu informieren und die Dienstreise abzubrechen. Im Bedarfsfall kann der Kontakt zur Deutschen Botschaft vor Ort aufgenommen werden.

Das Auswärtige Amt können Sie über eine jederzeit erreichbare Notrufnummer erreichen:

• www.auswartiges-amt.de/DE/Infoservice/FAQ/Sicherheitshinweise/15-Notrufnummer.html

Darüber hinaus können deutsche Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftler ihre Dienstreise beim Auswärtigen Amt anzeigen:

• elefand.diplo.de/elefandextern/home/login!form.action

Ist ein Arbeitsaufenthalt (z.B. Dienstreise, Forschungsaufenthalt) im Ausland mit besonderen klimatischen und gesundheitlichen Bedingungen oder in Polarregionen vorgesehen, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine fristgerechte arbeitsmedizinische Erst- und Folgevorsorge bei seinen Beschäftigten nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) Teil 4 (1) 2 durchführen zu lassen. Weitere Hinweise erhalten Sie unter: https://uni-tuebingen.de/de/254834

Eine Beurlaubung ist erforderlich:

• wenn die Dienstreise nicht genehmigt wurde,

oder

• kein überwiegend dienstliches Interesse vorliegt.

Soweit die Teilnahme an bspw. Tagungen, Kongressen, Lehrgängen etc. Dienstaufgabe ist, handelt es sich um eine Dienstreise.

Bitte beachten Sie, dass die Richtigkeit der Angaben im Reisekostenantrag durch Ihre Unterschrift versichert wird.

Um Ausgaben geltend zu machen ist nach den gesetzlichen Vorschriften ein belegmäßiger Nachweis zu erbringen für:

• Unterkunft,
• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel,
• Nebenkosten (z. B. Parkgebühren).

Sollten obige Belege nicht erbringbar sein, sind Ersatzbelege (bspw. Kreditkartenabrechnung, Kontoauszüge mit eindeutigen Angaben) ausnahmsweise zulässig.

Die Anerkennung eines Dienstunfalls wird mittels eines Vordrucks beantragt, der über den Downloadbereich der Personalabteilung (Dez. VI, Abt. 2) bezogen werden kann.

Dienstunfälle sind grundsätzlich unverzüglich dem Dienstvorgesetzten und der Personalabteilung zu melden.

Grundsätzliche Fragen zum Thema Kostenübernahme bei Unfällen während der Dienstreise können Sie mit der Unfallkasse Baden-Württemberg klären.

Die Kontaktdaten sind:

Service-Center Stuttgart
Tel.: 0711 9321-0
Fax: 0711 9321-500
E-Mail: info@ukbw.de

Hinweis

Wird eine Dienstreise unterbrochen, so besteht kein Versicherungsschutz über den Arbeitgeber.

Eine Dienstreise gilt als unterbrochen, wenn

• die Rückreise nicht unmittelbar nach Beendigung des Dienstgeschäftes angetreten wird oder
• eine Urlaubsreise mit der Dienstreise verbunden ist.

Das Landesreisekostengesetz (LRKG) räumt dem Dienstreisenden ausdrücklich einen Rechtsanspruch auf Reisekostenvergütung ein.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung ist nach dem LRKG jedoch ein antragsbedingter Rechtsanspruch, d.h. der Anspruch entsteht nur durch die Geltendmachung der Kosten.

Darüber hinaus ist der Anspruch auf Reisekostenvergütung ein höchstpersönlicher Anspruch. Das bedeutet, dass der Anspruch nur in der Person des Dienstreisenden gegeben ist und nur von diesem geltend gemacht werden kann. Der Anspruch ist grundsätzlich nicht vererblich.

Ein Anspruch auf Reisekostenvergütung besteht, wenn der Dienstreisende den schriftlichen Antrag auf Gewährung der Reisekostenvergütung innerhalb von sechs Monaten stellt.

Die Frist wird vom Gesetz ausdrücklich als Ausschlussfrist bezeichnet. Das bedeutet, dass der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn ein schriftlicher Antrag nicht vor Ablauf der Frist eingereicht wurde.

Eine Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand bei unverschuldeter Fristversäumung kommt nicht in Betracht.

Die Frist von sechs Monaten beginnt mit dem Tage nach Beendigung der Dienstreise oder des Dienstgangs.

Der/Dem Dienstreisenden werden die notwendigen Fahrtkosten (Fahrkarte inkl. Sitzplatzreservierung) erstattet. 

Gem. Rektoratsbeschluss vom 22.12.2021 sind, zur Ermöglichung einer angemessenen Erledigung von Dienstgeschäften, ab einer einfachen Fahrtstrecke von 100 km, Bahnfahrten in der 1. Klasse erstattungsfähig.

Darüber hinaus können die Kosten für die BahnCard bei Amortisierung geltend gemacht werden.

Bahn-Tickets

City-Ticket

Das City-Ticket ist eine Fahrkarte, mit der Sie in 130 Städten innerhalb eines bestimmten Geltungsbereich mit Bus, S-Bahn, U-Bahn und Straßenbahn zum Bahnhof hin oder vom Bahnhof aus weiterfahren dürfen. 

Sie erhalten das City-Ticket gratis dazu, wenn Sie ein Sparpreis- oder Flexpreis-Ticket im Fernverkehr (ICE, IC/EC) für eine Strecke von mehr als 100 Kilometern gebucht haben.

Ob Ihr Start- oder Zielbahnhof dazugehört, erkennen Sie am Vermerk "+City" auf Ihrer Fahrkarte.

Private BahnCard

Private BahnCards sind dienstlich einzusetzen. Die Kosten hierfür können erstattet werden, wenn sich die BahnCard amortisiert. Ist dies mit einer einzigen Dienstreise (bei langen Fahrtstrecken) der Fall, können Kosten der BahnCard in der Reisekostenrechnung angesetzt werden.

Hat sie sich erst mit mehreren Dienstreisen amortisiert, so werden die Kosten im Nachhinein erstattet.

Bitte beachten Sie, dass lediglich Kosten der Bahnfahrt jener Dienstreisen anzusetzen sind, die über die Universität Tübingen abgerechnet wurden. Darüber hinaus können Fahrten mit der Bahn ins Ausland nur bedingt berücksichtigt werden, da die Bahncard im Ausland nicht gilt. Hier ist der Nachweis zu erbringen, für welche Wegstrecke die Bahncard eingesetzt wurde und wie hoch die Kosten dieser sind.

Um Kostenersatz für die BahnCard zu erhalten, muss der Dienstreisende eine Auflistung der mit der BahnCard durchgeführten Dienstreisen und einen Nachweis der Ersparnis vorlegen sowie die Rechnung und die Kopie der BahnCard.

BahnCard Business

Für die BahnCard Business gelten obige Regelungen bezüglich der Erstattung.

Vergleich BahnCard Business 25/50 und BahnCard 25/50

- Bei der BahnCard Business kann der Geschäftskundenrabatt, beim Kauf eines Flexpreis Business Tickets, mit den BahnCard-Rabatten kombniniert werden. Dies ist mit der regulären BahnCard nicht möglich

- BahnCard Business läuft automatisch nach einem Jahr aus und muss nicht gekündigt werden

- Beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters kann die BahnCard Business erstattet werden (Sonderkündigungsrecht, Restwert wird erstattet)

 Rentabilitätsrechner BahnCard Business

Das Land Baden-Württemberg nimmt an dem Firmenkundenprogramm bahn.business (Tarife ab 01.01.2022) der Deutschen Bahn AG teil. 

Einen Zugang zu bahn.business können Sie bei der Reiskostenabteilung: reisekosten@zv.uni-tuebingen.de beantragen.

Nach Mitteilung Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse erhalten Sie die Zugangsdaten zu bahn.business, mit denen Sie sich im Kundenportal selbst anmelden und dort Ihre Fahrkarte buchen können (private Kreditkarte erforderlich).

Bitte geben Sie bei allen Einkäufen bei der DB (Fahrkarten, BahnCard und Reservierungen), die Kundennummer (BMIS-Nummer) 610 1677 der Universität Tübingen an. Durch die Angabe der Kundennummer erhalten Sie beim Kauf eines Flexpreis Business Tickets den Firmenkundenrabatt. Dieser Rabatt richtet sich nach der Höhe der jährlichen DB-Umsätze des Landes (aktuell 5%).

BahnBusiness-Tarife

Tarife bahn.business (ab 01.01.2022)

Flugkosten sind erstattungsfähig, wenn die dienstlichen oder wirtschaftlichen Gründe für die Flugzeugbenutzung die Belange des Klimaschutzes überwiegen. Ansonsten dürfen Flugkosten nur insoweit erstattet werden, als dadurch die Reisekostenvergütung nicht höher wird als beim Benutzen eines anderen öffentlichen Verkehrsmittels.

Bei der Geltendmachung von Flugkosten ist das Folgende zu beachten:

• Flugkosten sind grundsätzlich zu begründen,
• diese sind in der Regel nur für die Touristen- oder Economyklasse zu erstatten,
• Kosten für Sitzplatzreservierungen können nicht anerkannt werden.

Sofern Bonusprogramme der Fluggesellschaften in Anspruch genommen werden (z.B. miles and more), so sind diese Vergünstigungen für Dienstreisen in Ansruch zu nehmen.

Klimaabgabe auf dienstlich veranlasste Flugreisen

Das zum 24. Oktober 2020 in Kraft getretene Klimaschutzgesetz sieht in § 4 Abs. 4 Landesreisekostengesetz die Beteiligung aller Landesbehörden einschließlich der Hochschulen an der Klimaabgabe vor. Die Teilnahme der Hochschulen und Medizinischen Fakultäten ist darüber hinaus in der Hochschulfinanzierungsvereinbarung 2021-2025 (HoFV II) vorgesehen (Ziff. II.2).

Die Abgabe des Kompensationsbetrags erfolgt aus den Budgets des jeweiligen Verantwortungsbereichs, aus denen auch die jeweiligie Dienstreise finanziert wird (Verursacherprinzip).   Der Kompensationsbetrag wird vom Sachgebiet Dienstreisen, Reisekosten, Exkursionen berechnet, dem jeweiligen Budget belastet und von der Abteilung Rechnungswesen auf ein Verwahrkonto umgebucht. Ende des Jahres werden die Kompensationsbeträge zentral an das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg übermittelt. Um Doppelzahlungen zu vermeiden, bitten wir Sie, die Klimaabgabe nicht selbst an ein Reisebüro oder eine Airline abzuführen. Die Klimaabgabe soll ausschließlich über die Zentrale Verwaltung gesammelt abgeführt werden.

Für Fahrten, die von dem Dienstreisenden mit einem privaten Kraftfahrzeug zurückgelegt wurden, wird eine Wegstreckenentschädigung gewährt. Sie beträgt 30 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke.

Für die Berechnung der Wegstreckenentschädigung ist die kürzeste verkehrsübliche Verbindung maßgeblich.

Durch die Neufassung des Landesreisekostengesetzes ist bei Dienstreisen und Dienstgängen im Falle der Kfz-Benutzung das Vorliegen triftger Gründe nicht mehr zu prüfen. Ein Sachschadenersatz gemäß § 47 Landesbeamtenversorgungsgesetz Baden-Württemberg bzw. § 80 Landesbeamtengesetz soll allerdings weiterhin nur dann gewährt werden, wenn für die Benutzung des Kfz ein triftiger Grund vorlag. Die Prüfung des Vorliegens triftiger Gründ muss künftig bei der Bearbeitung des Antrags auf Gewährung von Sachschadenersatz erfolgen. Triftige Gründe sind in den folgenden Fällen anzuerkennen:

- wenn die Dienstreise zu einem Ort führte, welcher mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nur schwer erreichbar war,

- wenn für die Nutzung des privaten Kfz ein erhebliches dienstliches Interesse vorlag (z.B. Bildung von Fahrgemeinschaften, bei Dienstreisenden mit einem Grad der Behinderung von 50),

- wenn durch die Benutzung des Kfz eine erhebliche Zeiterspartnis eintrat,

- wenn umfangreiches Aktenmaterial, Gegenstände mit größerem Gewicht oder sperrige Gegenstände mitzuführen waren,

- wenn ein sonstiger dienstlicher oder persönlicher Grund (z.B. gesundheitlicher Art) die Benutzung des privaten Kfz erforderte.

Für Fahrten, die von dem Dienstreisenden mit einem Fahrrad, E-Bike oder Pedelec zurückgelegt wurden, wird eine Wegstreckenentschädigung in Höhe von 25 Cent je Kilometer zurückgelegter Strecke gewährt.

Taxikosten können nur erstattet werden, wenn triftige Gründe für die Benutzung vorliegen. Die Kosten für das Benutzen eines Taxis müssen im Antrag auf Reisekostenerstattung immer begründet werden. Außerdem ist ein belegmäßiger Nachweis zu erbringen.

Triftige Gründe können sein:

1. Das dienstliche Gepäck kann nach Gewicht und Umfang nicht in einem anderen Beförderungsmittel mitgenommen werden.
2. Am Geschäftsort verkehren keine öffentlichen Verkehrsmittel.
3. Wenn wegen Zugverspätung eine möglichst schnelle Weiterfahrt zur zeitgerechten Erledigung des unaufschiebbaren Dienstgeschäftes erforderlich ist.

Gründe können auch in der Person des Dienstreisenden liegen, wenn z.B. ein schlechter Gesundheitszustand oder eine Schwerbehinderung vorliegt.

Bei der Nutzung von Mietwagen gilt ein Verbot der privaten Nutzung und es muss ein triftiger Grund vorliegen. Des Weiteren kann nur der Grundtarif erstattet und keine weiteren Kosten wie z.B. Schutzpaket oder Unfallversicherung übernommen werden.

Kundennummern:

Enterprise: 2GC3563

Europcar: 51215475

Übernachtungsgeld wird nicht gewährt, wenn

• wegen der Benutzung eines Beförderungsmittels keine Übernachtungskosten angefallen sind,
• der Dienstreisende eine unentgeltliche Unterkunft des Amtes wegen erhält.

Höhe des Übernachtungsgeldes

Das pauschale Übernachtungsgeld beträgt im Inland 20 Euro und im Ausland 30 Euro.

Als Übernachtungskosten werden die Kosten für eine Einzelzimmer inklusive Frühstück als notwendig anerkannt, wenn pro Übernachtung ein Betrag von bis zu 95 Euro im Inland nicht überschritten wird.

Hotelliste

Im Downloadbereich von Dez. VI, Abt. 1 finden Sie eine Liste mit Hotels, die dem Land Baden-Württemberg rabattierte Kontingente anbieten. Bitte beachten Sie, dass die Liste für den Dienstgebrauch bestimmt ist und die Preisnachlasse nur bei Dienstreisen in Anspruch genommen werden können. Eine Veröffentlichung und Weitergabe an nichtberechtigte Dritte ist nicht gestattet. 

Hinweise

Es ist darauf zu achten, dass die Rechnung des Hotels auf den Arbeitgeber/Dienstherrn ausgestellt ist.

Die Rechnung muss im Adressfeld folgende Angaben enthalten:

Universität Tübingen (zwingend erforderlich)
Institut/Seminar/Einrichtung
z. Hd. von Herrn/Frau
…..

Die für die Verpflegung entstandenen Mehraufwendungen werden in der Regel pauschal abgegolten. Ein Nachweis dieser Aufwendungen wird nicht gefordert.

Bei dem Tagegeld handelt es sich um die Abgeltung von Mehraufwendungen für die Verpflegung bei Dienstreisen.

Die derzeitige Höhe des Tagegeldes ist abhängig von der Abwesenheitszeit:

1. bei mehr als 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden:
   6 Euro,
2. bei mehr als 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden:
   12 Euro,
3. von 24 Stunden:
   24 Euro.

Bei Mahlzeiten, die der Dienstreisende unentgeltlich erhält, ermäßigt sich das Tagegeld, wie folgt:

• je Frühstück um 20 %
• je Mittagessen um 40 %
• je Abendessen um 40 %

Die zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendigen Auslagen werden gegen Nachweis (Rechnungsbeleg) als Nebenkosten erstattet.

Nebenkosten können sein:

• Kosten für die Gepäckaufbewahrung,
• Kurtaxe,
• Tagungsbeiträge,
• Telefongebühren für dienstliche Telefonate, Postgebühren,
• Parkgebühren,
• Eintrittskarten für dienstlich angeordnete Teilnahme an Tagungen, Versammlungen, Ausstellungen etc..

Keine Nebenkosten sind z.B. Auslagen für:

• Versicherungen
• Reiseausstattung (Koffer, Taschen usw.),
• Trinkgelder, Geschenke,
• Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungsstücke,
• Bußgelder.

Sowohl bei vergüteten als auch bei unvergüteten Lehraufträgen können die Reisekosten analog nach dem Landesreisekostengesetz erstattet werden, sofern Mittel der Fakultät bzw. des Instituts zur Verfügung stehen.

Für Gäste, die von Seiten der Universität eingeladen werden, kann eine Auslagenerstattung für die tatsächlich angefallenen Reisekosten in sinngemäßer Anwendung des Landesreisekostengesetzes gewährt werden, sofern die Mittel zur Verfügung stehen. Tagegeld wird nicht erstattet. Bitte legen Sie das Einladungsschreiben der Abrechnung bei.

Die Erstattung der Reisekosten zu einem Gastvortrag erfolgt in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz ohne Tagegeld. Übernachtungskosten sind ein Tag vor und ein Tag nach dem Vortrag erstattungsfähig.

Reisekosten, die Reisenden in Wahrnehmung von Aufgaben mit Promotionsprüfungen oder Berufungsverhandlungen bzw. als externes Mitglied einer Berufungskommission auf Einladung der Universität Tübingen entstehen, werden analog nach dem Landesreisekostengesetz unter Anwendung des Grundsatzes der dienstlichen Notwendigkeit berechnet. Die Prüfung der Reisekostenabrechnung und Anweisung erfolgt aus zentralem Etat durch das Sachgebiet Dienstreisen, Reisekosten, Exkursionen.

Ergänzung zum Rundschreiben Nr. 20/2018  vom 17.12.2018

Retreats, Workshops und ähnliche Veranstaltungen, die im Rahmen der Tätigkeit an der Universität Tübingen durchgeführt werden, sollen grundsätzlich in den Räumlichkeiten der Universität Tübingen stattfinden. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist einzuhalten, auch wenn es sich um Drittmittel handelt.

Falls eine Durchführung in Tübingen in begründeten Fällen nicht möglich ist, kann die Veranstaltung in anderen Räumlichkeiten durchgeführt werden. Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein:

• das Tagungs-/Workshop/Retreat-Programm
• eine Liste aller Teilnehmenden, gegebenenfalls mit einer Begründung für die Teilnahme von externen Gästen
• eine Begründung, warum die Veranstaltung nicht an der Universität Tübingen stattfinden kann
• drei Vergleichsangebote für einen Tagungs­raum bzw. eine Unterkunft
• eine Aufstellung der geplanten Finanzierung

Bitte schicken Sie die Unterlagen vor der Buchung eines Tagungs­raums bzw. entsprechender Unterkünfte an die Reisekostenabteilung zur Prüfung. Gerne können Sie dazu im Vorfeld Kontakt zu den Kolleginnen der Reisekostenabteilung aufnehmen. Nach einer Zusage durch die Reisekostenabteilung- evtl. in Absprache mit der Haushalts-bzw. Drittmittelabteilung- können Sie die gewünschte Tagungs­stätte buchen.

Aufgrund steuerlicher Vorgaben dürfen die gesamten Mahlzeiten incl. Getränke pro Person/Bedienstetem und Tag 60 € nicht überschreiten. Kosten für alkoholische Getränke werden nicht erstattet.

Eine Fahrkostenerstattung nach LRKG ist möglich.

Hier finden Sie

• den Antrag auf Dienstreisegenehmigung
• die Bestellformulare Reisebüro
• die Formulare für Reisebeihilfe, Exkursionsabrechnung, Reisekostenrechnung, Fahrtkosten

• Downloadbereich