Versand von Rundmails innerhalb der Universität Tübingen

E-Mails stellen ein bequemes und billiges Medium dar, um schnell eine große Anzahl von Personen zu erreichen. Für Uni-Angehörige mit einem Account beim ZDV bietet das Rundmail-Interface eine schnelle und bequeme Möglichkeit, Informationen an alle Angehörigen der Uni oder bestimmte Personengruppen innerhalb der Universität zu versenden.

Das ZDV stellt dafür ein Webformular zur Verfügung:

https://unimail.uni-tuebingen.de

Hinweise zum Versand von Unirundmails:

• Der Versand von Rundmails von Mitgliedern der Universität Tübingen an andere Mitglieder ist grundsätzlich nur im Rahmen von Studien- und Forschungsaufgaben zulässig. Über Ausnahmen entscheidet der Rektor oder ein Rektoratsmitglied.
• Der Antragsteller muss eine Login-ID beim ZDV haben.
• Die Rundmails werden nur an in der KommDB eingetragene Personen (und zwar an ihre dort gespeicherte Mailadresse) versandt, nicht aber an Funktions-Accounts.
• Die Zielgruppenauswahl stützt sich auf die in der KommDB gespeicherten Merkmale - unter anderem stehen folgende Auswahlkriterien zur Verfügung:
  • Gruppenzugehörigkeit (Studierende/Mitglieder und Angehörige/Professoren),
  • Fakultäts-/Einrichtungszugehörigkeit,
  • bei Studierenden: Studienfächer, Semesterzahl, angestrebter Abschluss, Nationalität.
  Der Antragsteller muss auf eine sinnvolle Auswahl der Zielgruppen achten. Die detaillierten Konfigurationsmöglichkeiten der Zielgruppenauswahl können auf dem Rundmail-Webformular ausgetestet werden, solange die Schaltfläche "Antrag abschicken" am Schluss des Formulars nicht angeklickt wird. Auf der letzten Seite des Formulars wird die Zahl der ausgewählten Empfänger angezeigt - falls die aus Datenschutzgründen erforderliche Mindestanzahl nicht erreicht wird, erfolgt eine Fehlermeldung und das Formular kann nicht abgeschickt werden. Die Identität der ausgewählten Empfänger bleibt für den Versender unsichtbar.
• Der E-Mailtext darf nicht mehr als 100 Zeilen umfassen und nur Text (keine Dateianhänge) enthalten. Falls den Adressaten größere Datenmengen (z.B. Umfragen) zugänglich gemacht werden sollen, ist eine Veröffentlichung im WWW vorzuziehen, auf die dann in der Rundmail verwiesen wird.
• Nach dem sachgemäßen Ausfüllen wird der Antrag automatisch an den Beauftragten des Rektors zur Genehmigung weitergeleitet.

Der Antragsteller ist für inhaltliche und rechtliche Aspekte der Rundmail zuständig. Insbesondere hat er sicherzustellen, dass bei Umfragen die personenbezogenen Daten vertraulich behandelt und nur für den in der Rundmail beschriebenen Zweck ausgewertet werden. Die Rechner, auf denen diese Daten gespeichert sind, müssen durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen vor Missbrauch geschützt werden. Das ZDV übernimmt weder für den Inhalt noch für die Rechtmäßigkeit der Rundmail eine Verantwortung.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten sind die Vorgaben des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG)  und der Datenschutzgrundverorndung (DSGVO)  in den jeweils gültigen Fassungen zu beachten.

Nach Antragstellung wird die Rundmail einer inhaltlichen und rechtlichen Prüfung durch den Beauftragten des Rektors (im Zweifel über die Universitätsleitung) unterzogen. Der Antragsteller wird über das Ergebnis der Prüfung informiert.

Nach Bewilligung des Antrags wird die Rundmail durch den Beauftragen des Rektors zurück an das ZDV geleitet. Das ZDV verschickt die E-Mail im Auftrag des Antragstellers und unter dessen E-Mailabsenderadresse an den gewünschten E-Mailverteiler.