Personal und Innere Dienste
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Onboarding an der Universität Tübingen

Wörtlich übersetzt bedeutet Onboarding „an Bord nehmen“. Die Universität Tübingen legt großen Wert darauf, neue Beschäftigte in ihrer beruflichen Anfangsphase an der Universität umfassend zu informieren, einzuarbeiten und willkommen zu heißen. Jeder bzw. jedem neuen Beschäftigten wird die Möglichkeit gegeben, in verschiedenen Veranstaltungen, die sich explizit an neue Beschäftigte richten, Überblickswissen sowie das für den Universitätskontext notwendige Verwaltungswissen zu erlernen. Auch der Beschäftigung mit Schlüsselkompetenzen wie zum Beispiel der schriftlichen oder mündlichen Kommunikation wird große Bedeutung zugemessen.

1. Informations- und Willkommensveranstaltung für neue Beschäftigte der Universität

Auftaktveranstaltung

Dienstag, 27.04.2021 | 09:00 Uhr - 11:30 Uhr | Alte Aula

im Anschluss gemeinsamer Museumsbesuch (MUT) 12:00 Uhr - 14:00 Uhr

Im Rahmen der Begrüßungsveranstaltung lernen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Funktionsweise und Besonderheiten der Universität Tübingen sowie die in der Anfangsphase besonders relevanten Ansprechpersonen kennen. Ziel der Veranstaltung ist die kompakte Vermittlung von Orientierungswissen, damit sich neue Beschäftigte in ihrem Berufsalltag schnell zurechtfinden und sich an der Universität wohlfühlen. 

Die Präsenzveranstaltung wird ergänzt durch eine große Anzahl an prägnanten Videoaufzeichnungen, in denen sich relevante Akteurinnen und Akteure der Universität vorstellen und Ihnen ihr Serviceangebot erläutern. Kennlernen können Sie dabei u. a. den Arbeits- und Umweltschutz, den Personalrat, den Hochschulsport, das Fremdsprachenzentrum, das Familienbüro, das ZDV, die Personalentwicklung und einige mehr. Den Abschluss der Veranstaltung bildet ein gemeinsamer Museumsbesuch (MUT), der den neuen Beschäftigten eine weitere, vielleicht noch ungeahnte Seite ihres neuen Arbeitgebers offenbart.

Eine Teilnahme an der Informations- und Willkommensveranstaltung möchten wir Ihnen sehr empfehlen.

Zielgruppe: neue Beschäftigte im wissenschaftsunterstützenden Dienst
Durchführung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Tübingen

Anmeldung über ILIAS.

2. Verwaltungswissen und -praxis

2.1 Fakultäten der Universität Tübingen: Inner- und außeruniversitäre Zusammenarbeit(en)

Donnerstag, 29.04.2021 | 09:00 Uhr - 10:30 Uhr | Raum 236, Neue Aula

Diese Einführungsveranstaltung ist an (neue) Beschäftigte des wissenschaftsunterstützenden Dienstes in den Fakultäten sowie an Beschäftigte in der Zentralen Verwaltung oder in anderen zentralen Einrichtungen gerichtet, deren Tätigkeit sich an Schnittstellenbereichen bewegt.

Im Rahmen der Veranstaltung wird Grundlagenwissen zur Organisation und Arbeit in den Fakultäten vermittelt. Dabei wird auf die Besonderheiten der Geschäftsabläufe in den Fakultäten sowie auf die Zusammenarbeit zwischen der Zentralen Verwaltung, den Fakultäten und den zentralen Einrichtungen eingegangen.

Inhalte:

  • Sie wissen, was eine Fakultät ist und was das Arbeiten in einer Fakultät ausmacht.
  • Sie haben Einblick in die Organisationsstruktur der Geschäftsführung der Fakultäten der Universität Tübingen (ohne Medizinische Fakultät) erlangt.
  • Sie sind mit den Begriffen ‚Dekanat‘, ‚Fakultätsrat‘, ‚Fachbereich‘ etc. vertraut.
  • Sie wissen, wie sich die Zusammenarbeit zwischen den Fakultäten und der Zentralen Verwaltung gestaltet.
  • Sie kennen die Verflechtungen zwischen der Universität, dem Klinikum und der Medizinischen Fakultät.

Zielgruppe:     Mitarbeitende der Fakultäten, Mitarbeitende mit Tätigkeiten an Schnittstellen, interessierte Beschäftigte

Anmeldung über ILIAS.

Uhrzeit

Inhalt

Referent/in

09:00 Uhr - 09:45 Uhr

 

Arbeiten in der Fakultät

-   Organisation der Geschäftsführung in der Fakultät

- Zusammenarbeit der Fakultät mit der Zentralen Verwaltung

Fakultätsmanager/innen:

Chlosta, Winhardt, Michiels, Richter, Rieger

09:45 Uhr - 10:00 Uhr

 

Dezernat I:

Universitätsentwicklung, Struktur und Recht

- Inneruniversitäre Zusammenarbeit Universität und Universitätsklinikum Tübingen

- Zusammenarbeit mit dem Ministerium

Rottenecker

2.2 Praxis- und Verwaltungswissen für Beschäftigte des wissenschaftsunterstützenden Dienstes der Fakultäten, Zentralen Verwaltung und zentralen Einrichtungen

Donnerstag, 06.05.2021 | 08:30 Uhr - 12:00 Uhr | Raum 236, Neue Aula

Diese Einführungsveranstaltung richtet sich an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des wissenschaftsunterstützenden Dienstes in den Fakultäten, der Zentralen Verwaltung und den zentralen Einrichtungen. Ziel der Veranstaltung ist es, neuen Beschäftigten eine arbeitsbereichsbezogene Einführung in Praxis- und Verwaltungsthemen zu geben. Die Teilnahme an der Veranstaltung wird der genannten Zielgruppe sehr empfohlen.

Inhalte:

  • Organisations- und Geschäftsverteilungsplan ZV
  • Hausverwaltung
  • Dienstreisen
  • Druckerei
  • Einführung in das Finanzwesen: Finanzierung der Universität Tübingen
  • Beschaffungswesen. Einkaufen an der Universität
  • Verfahrensablauf der Direktvergabe
  • Vorstellung des Dezernats VIII Bau, Sicherheit und Umwelt 
  • Bau- und Reparaturanträge 
  • Anordnungsbefugnis
  • InPUT
  • Austausch und Vernetzung

Zielgruppe: Beschäftigte im wissenschaftsunterstützenden Dienst (Verwaltung, Technik, Wissenschaftsmanagement)
Durchführung: Zentrale Verwaltung, Dez. I, VI - VIII, Stabsstelle Controlling

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2.3 Praxis- und Verwaltungswissen für Beschäftigte der Zentralen Verwaltung und Quereinsteigende in die Zentrale Verwaltung

Dienstag, 18.05.2021 | 09:00 Uhr - 11:45 Uhr | Raum 236, Neue Aula

Diese Einführungsveranstaltung ist für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Verwaltung vorgesehen. Ziel der Veranstaltung ist es, arbeitsbereichsspezifisches Verwaltungs- und Praxiswissen zu erlernen bzw. bestehende Kenntnisse zu erweitern und zu vertiefen. Die Teilnahme an der Veranstaltung wird für die genannte Zielgruppe vorausgesetzt.

Inhalte:
- Einführung in die geschäftsordnenden Bestimmungen der Zentralen Verwaltung
     • Schriftverkehr
     • Postlauf
     • Dienstweg
     • Siegelführung
- Registratur: Aktenplan, Aktenzeichen, Aktenverwaltung, Aktenablage
- Erstellen eines Vermerks am Beispiel einer Rektoratsvorlage (Aufbau, Briefkopf, Verfügung, Mitzeichnung)
- Datenmodell der Universität Tübingen

Zielgruppe: Quereinsteigende und Beschäftigte der Zentralen Verwaltung
Durchführung: Zentrale Verwaltung, Dez. VI, Stabsstelle Controlling

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2.4 Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte

Wintersemester 2020/2021 | 09:00 Uhr - 12:00 Uhr | Raum 236, Neue Aula

In dieser Veranstaltung sollen rechtliche Fragen rund um das Arbeitsverhältnis von Hilfskräften geklärt werden.

Inhalte:
• Einstellungsvoraussetzungen, maßgebliche Studienabschlüsse
• zulässige/unzulässige Tätigkeiten
• Befristungsprobleme
• Arbeitszeiten, Urlaubsberechnung, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
• Sozialversicherungspflicht
• Sonderfälle

Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung von Angelegenheiten der Arbeitsverhältnisse studentischer und wissenschaftlicher
Hilfskräfte befasst sind
Durchführung: Zentrale Verwaltung, Abt. Personal VI 2

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2.5 Personalprozesse von der Einstellung bis zum Ausscheiden. Die Personalabteilung informiert.

Dienstag, 13.10.2020 | 09:00 Uhr - 13:00 Uhr | Raum 236, Neue Aula

Die Veranstaltung ist für Personen vorgesehen, die in diesem Bereich Aufgaben erfüllen.

Inhalte:

  • Vorstellung der Homepage der Personalabteilung/ Zuständigkeiten
  • Stellenaus- und -beschreibung, Tätigkeitsbewertung
  • Einstellungsverfahren (Ablauf, Fristen, erforderliche Unterlagen und Formulare)
  • Befristung und Beendigung von Arbeitsverhältnissen
  • Verfahren bei Arbeitsunfähigkeit
  • Mutterschutz und Elternzeit
  • Beurlaubung
  • Teilzeitbeschäftigung
  • Personalratsbeteiligung
  • Aktuelle Rechtsprechung und Fragen

Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten befasst sind
Durchführung: Nadine Knichal, Silke Knödler, Zentrale Verwaltung, Abt. Personal VI 2

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2.6 Abwicklung von Drittmitteln nach Bewilligungseingang. Eine Einführung.

Donnerstag, 15.10.2020 | 08:30 Uhr - 12:00 Uhr | Audimax, Neue Aula

Diese Einführungsveranstaltung ist für Personen vorgesehen, die erstmalig in diesem Bereich Aufgaben erfüllen.

Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Abwicklung von Drittmitteln befasst sind
Durchführung: Zentrale Verwaltung, Abt. VII 1 Finanzmanagement

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2.7 InPUT – Schulung für Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger ONLINE

Wintersemester 2020/2021 | 10:00 Uhr - 13:00 Uhr

Nach einer kurzen Einführung wird ausreichend Zeit für eigene Fragen oder Themenschwerpunkte zur Verfügung stehen. Inhaltliche Fragen bitte an input@zv.uni-tuebingen.de

Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als FinanzbearbeiterInnen in InPUT registriert sind
Durchführung: Daniel Epple, Stabsstelle Controlling und Innenrevision

2.8 Excel & InPUT – Workshop am PC

Wintersemester 2020/2021 | 09:30 Uhr - 13:00 Uhr | Kursraum 2 bzw. 3, ZDV

In den InPUT Workshops dreht sich alles um die Aufbereitung von Finanzdaten mit Hilfe von Excel. Die Inhalte wurden nach den Erfahrungen der letzten beiden Workshops nochmals überarbeitet und neu zusammengestellt. Dies gilt auch für die Übungsaufgaben, die Sie unter Anleitung am PC absolvieren. Der Schwerpunkt liegt weiterhin auf der Aufbereitung von Excel Exporten aus InPUT. Besprochen werden einfache Möglichkeiten der Summenbildung, Filterung und die Erstellung einer Pivot-Tabelle.

Vorkenntnisse aus den bisherigen Workshops sind nicht erforderlich.

Es handelt sich jeweils um Einzeltermine.

Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die als FinanzbearbeiterInnen in InPUT registriert sind
Durchführung: Daniel Epple, Stabsstelle Controlling und Innenrevision

2.9 InPut – persönliche Sprechstunde

Um Ihnen die Arbeit mit InPUT kontinuierlich zu erleichtern und den Erfahrungsaustausch zu intensivieren, bieten wir ab sofort eine Art Sprechstunde an. Für eine gelungene Veranstaltung ist Ihre Mitarbeit wichtig. Sollte in Ihrem Fachbereich Bedarf sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf. Wenn Sie einen Raum mit Beamer organisieren, kommen wir gerne zu Ihnen. Im Vorfeld lassen Sie uns bitte Ihre Fragen zukommen, um eine bestmögliche Vorbereitung zu ermöglichen.

Neben einem kurzen allgemeinen Part zu InPUT orientiert sich der Termin komplett an Ihren Fragen.

Sollte es erforderlich sein, werden wir eventuell auch Verstärkung aus den entsprechenden Fachabteilungen anfragen. Angedacht ist die Sprechstunde für 5 bis 10 Personen.

Kontakt: inputspam prevention@zv.uni-tuebingen.de

2.10 InPUT Online-Tutorials

Video 1 ("Blick über die Schulter“ während der Anmeldung, erste Schritte in InPUT):

https://www.youtube.com/watch?v=g8d6emo5K3E

Video 2 (Neueinsteigerschulung):

https://www.youtube.com/watch?v=GSKtShPb2O0&feature=youtu.be

3. Berufsübergreifende Schlüsselkompetenzen

3.1 Moderne Korrespondenz

Donnerstag, 24.06.2021 | 09:00 Uhr - 16:30 Uhr | Raum 236, Neue Aula

Bringen Sie frischen Wind in Ihre Korrespondenz! Doch wie finden Sie auch unter Zeitdruck die richtigen Worte, welche Formulierungen sind mittlerweile veraltet? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schriftstücke schnell verfassen und Texte gelungen formulieren. Sie erhalten wertvolle Tipps zu aktuellen Richtlinien und einen zeitgemäßen Schreibstil für Ihre tägliche Praxis. Überzeugen Sie durch moderne Korrespondenz, die gern gelesen und richtig verstanden wird.

Inhalte:
• Aktuelle DIN-Richtlinien (DIN 5008) für Briefe und E-Mails
• Formaler Briefaufbau vom Adressfeld bis zur Anlage
• Zeitgemäße Anreden für interne und externe Geschäftspartner
• Alternativen zu "anbei übersenden wir Ihnen..."
• So formulieren Sie modern und kundenorientiert
• komplizierte Sachverhalte verständlich schreiben
• wirkungsvolle Schlusssätze - variantenreiche Grüße

Ziele: Ihre Briefe und E-Mails sind floskelfrei, modern und kundenorientert. Ihre Korrespondenz ist klar und verständlich, Sie bringen das Wesentliche auf den Punkt. Ihre Schreiben entsprechen formal den aktuellen Standards.

Zielgruppe: neue Beschäftigte im wissenschaftsunterstützenden Dienst (Verwaltung, Technik, Wissenschaftsmanagement)
Durchführung: Anke Jelassi, train for office

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3.2 Souveräne und planvolle Büro- und Arbeitsorganisation

Dienstag, 27.10.2020 | 09:00 Uhr - 17:00 Uhr | Raum 236, Neue Aula

Auch wenn wir uns wünschen, auf dem Weg zum „papierlosen Büro" zu sein, so erreicht uns täglich immer noch eine große Menge an Papieren, die terminiert und bearbeitet werden müssen. Auf elektronischem Wege, über Telefon oder durch persönliche Ansprache erhalten wir zusätzlich Anfragen, Aufgaben und Termine, die alle koordiniert werden wollen. Wie schaffen wir es, mit modernen Kommunikationsmitteln und zur Verfügung stehenden elektronischen Tools den eigenen Arbeitsstil und die Arbeitsorganisation so zu optimieren, daß wir mehr Zeit für unsere Hauptaufgaben gewinnen? Während des Seminars unterstützen Checklisten dabei, die spätere Umsetzung in die Praxis zu erleichtern. 

Inhalte:

  • Standards in der Büro-Organisation wie Arbeitsplatz- und Schreibtischmanagement 
  • Ablagesystem für Papier, elektronische Dateien und E-Mail optimieren
  • Arbeitsorganisation, Aufgaben und Tagesabläufe strukturieren, zentrales Wiedervorlagesystem 
  • E-Mail-Management, Aufgaben-Management, Zeitmanagement, Tipps /Tricks
  • Umgang mit Unterbrechungen, Entscheidungshilfen, Prioritäten setzen

Zielgruppe: Interessierte Beschäftigte

Durchführung: Britt Metzger, Betriebswirtin (IHK), Business Coach (USA)

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3.3 Feedback unter Kolleginnen und Kollegen ONLINE

Im Online-Seminar wird das Thema des Feedback-Gebens unter Kolleginnen und Kollegen aufgegriffen. Den Schwerpunkt dieses multimedialen E-Learnings bilden Videolectures. Ein professioneller Moderator führt durch das Thema und zeigt anhand von Erklärfilmen und Schauspielszenen Möglichkeiten auf, konstruktives Feedback zu geben. Transferaufgaben helfen den Teilnehmenden, ihre Aufmerksamkeit für Feedback zu schärfen.

Inhalte:

  • Kapitel 1: Ist das jetzt ein Angriff oder schon Feedback?
  • Kapitel 2: So kommt Feedback garantiert gut an
  • Kapitel 3: Immer her damit – Feedback-Regeln für Feedback-Nehmer
  • Kapitel 4: Peer-Feedback bringt Licht ins Ego-Dunkel
  • Kapitel 5: Persönliches Feedback gehört nicht an die große Glocke

Lernziele:

  • Konstruktives Feedback geben können
  • Lernen, Feedback von Kolleginnen und Kollegen anzunehmen
  • Feedback-Regeln für Feedback-Geber*in und Feedback-Nehmer*in kennen lernen
  • Peer-Feedback kennen und anwenden können
  • Persönliches Feedback erfragen und umsetzen können

Lerndauer: ca. 50 Minuten (ohne Transferaufgaben). Videospieldauer pro Kapitel 3 bis 7 Minuten. Das Online-Seminar kann zeitunabhängig durchgeführt werden.

Durchführung: Pink University

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3.4 Überzeugend reden ONLINE

In insgesamt zehn in sich geschlossenen Kapiteln wird Ihnen anhand von Schulungsvideos und Beispielen aufgezeigt, wie gelungenes öffentliches Reden aussehen kann.

Inhalte:

  • Kapitel 1: Lernen Sie das Geheimnis der Profi-Redner
  • Kapitel 2: Gewinnen Sie Ihre Zuhörer gleich am Anfang
  • Kapitel 3: Überzeugen Sie mit Ihrer Stimme
  • Kapitel 4: Sorgen Sie dafür, dass Sie verstanden werden
  • Kapitel 5: Erzeugen Sie Begeisterung
  • Kapitel 6: Nutzen Sie die Macht der Körpersprache
  • Kapitel 7: Vermeiden Sie klassische Fehler
  • Kapitel 8: Gehen Sie souverän mit Blackouts und Störungen um
  • Kapitel 9: Lernen Sie den souveränen Umgang mit der Technik
  • Kapitel 10: Geben Sie sich den Feinschliff für eine brillante Rede

Lernziele:

  • Unverkrampft vor Publikum reden
  • Frei und natürlich vortragen
  • Methoden zur Stimmoptimierung kennenlernen
  • Mit Blackouts und Störungen souverän umgehen
  • Eine natürliche Körperhaltung und Redeposition einnehmen
  • Mit der Sterndramaturgie ein leicht merkfähiges Redegerüst bauen

Zielgruppe:

  • Mitarbeitende, die intern präsentieren
  • Mitarbeitende, die vor Kunden und Marktpartner*innen präsentieren
  • Mitarbeitende, die Hemmungen haben, eine Rede zu halten
  • Mitarbeitende, die andere überzeugen wollen
  • Mitarbeitende agiler Teams, in denen es auch darauf ankommt, Arbeitsergebnisse zu präsentieren

Lerndauer: 10 Kapitel á 10 Minuten. Das Online-Seminar kann zeitunabhängig durchgeführt werden.

Durchführung: Michael Rossié, Pink University

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3.5 Gesprächsführung: Miteinander reden - Miteinander arbeiten ONLINE

09.12.2020 und 10.12.2020 | 09:00 Uhr - 12:00 Uhr

Der Berufsalltag ist gefüllt mit Gesprächen. Eine gelungene Konversation ist dabei eine hohe Kunst, die erlernbar ist. Eine zielgerichtete Gesprächsführung unter Einbindung einiger Basistools der Kommunikation unterstützt dabei eine gute Beziehung zum Gegenüber und eine angenehme Gesprächsatmosphäre, vermeidet Missverständnisse und ermöglicht eine Ergebnisorientierung und unterstützt eine hohe Produktivität. Alles in Allem erleichtert und bereichert eine gute Gesprächsführung unseren (Arbeits-) Alltag.

Inhalte: Grundlagen der Kommunikation

  • Aktives Zuhören
  • Ich-Botschaften
  • Fragen stellen
  • Phasen des Gesprächsführung
  • Ziele und Gesprächsführung
  • Feedback-Gespräche
  • Umgang mit Emotionen/unfairen Redebeiträge

Methodik: Die fachlichen Inhalte und Gruppenarbeiten werden didaktisch mit technischen Tools der Plattform Zoom und externer Apps gekoppelt.

Durchführung: Susanne Kamp, Susanne Kamp Personal und Business Coaching

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