Uni-Tübingen

20.03.2020

Einreichung von Kassenanordnungen während der Corona-Krise

Das Ministerium für Finanzen hat mit E-Mail vom 13.03.2020 folgendes mitgeteilt:

„Mit der aktuellen dynamischen Lage im Zusammenhang mit dem Coronavirus (COVID-19) sind kurzfristige organisatorische Maßnahmen (z.B. Nutzung von Home Office) verbunden. Bei Abläufen, bei denen die haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten (z.B. Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit) nicht bereits ausschließlich im IT-Verfahren wahrgenommen werden (vgl. Nr. 6.1 der Anlage 2 zu VV Nummer 1.4 zu §§ 70 bis 79 LHO), wird aufgrund der besonderen Umstände Folgendes festgelegt:

Zur Erfüllung der Formvorgaben, insbesondere im Hinblick auf Anlage 3 zu VV Nummer 4.2.2 zu §§ 70 bis 79 LHO, ist es ausreichend, wenn die ausgeübten haushaltsrechtlichen Verantwortlichkeiten durch E-Mail-Schriftverkehr dokumentiert werden. Eine eindeutige Zuordnung (z.B. Rechnungsnummer bzw. Kassenzeichen) muss dabei sichergestellt sein. Bei Zweifeln an der Identität der feststellenden Person, sind zusätzliche Bestätigungen (z.B. Telefonanrufe, Videokonferenzen) einzuholen und zu dokumentieren. Die Bestimmungen über die Aufbewahrung von Informationen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens bleiben unberührt.

Diese Festlegung gilt ab sofort und solange, bis das Finanzministerium anderslautende Regelungen mitteilt.“

Das bedeutet, dass aktuell Auszahlungsanordnungen auch in eingescannter Form per Mail bei der Abteilung VII 2 Rechnungswesen / Universitätskasse eingereicht werden können. Um allerdings sicherstellen zu können, dass Belege nicht doppelt erfasst und bezahlt werden, sind dabei folgende Punkte zu beachten:

  • Die Belege sind einzeln (d.h. jede Anordnung in einer separaten Mail) und ausschließlich an die Funktionsmailadresse kreditorenspam prevention@zv.uni-tuebingen.de zu senden.
  • In jedem Fall ist der Originalbeleg in Papierform nachzureichen. Auf diesem muss klar ersichtlich vermerkt werden, dass der Beleg bereits vorab elektronisch übermittelt worden ist.  
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