How to: Veranstaltungen organisieren
Sie planen eine Veranstaltung an der Universität Tübingen und sind auf der Suche nach Antworten auf organisatorische Fragen? Die folgende Übersicht bietet hilfreiche Informationen zu den einzelnen Planungsbereichen für eine erfolgreiche Veranstaltung:
Raumvergabe und -vermietung
Räume an der Universität Tübingen können über die zentrale Raumvergabe reserviert werden:
- Hausmeisterdienstleistungszentren Neue Aula und Morgenstelle
- Raumvergabe und -vermietung
- Für Raumbuchungen in den Fakultäten wenden Sie sich bitte an die Dekanate
- Download: Raumvergabe-Richtlinien (s. Box rechts 'Downloads')
Studierendenwerk Tübingen-Hohenheim: Infos zur Raum-Vermietung
Räumliche Barrierefreiheit: Im Vorfeld einer Veranstaltung sollten die Anforderungen an eine räumliche Barrierefreiheit abgeklärt werden. Hier eine Auflistung der Gebäude mit barrierefreien Zugängen.
Medientechnik, Veranstaltungen aufzeichnen und Internet
Medientechnik
Das Medientechnik-Team der Universität betreut Audio- und Videoanlagen in zentral verwalteten Hörsälen und Seminarräumen und unterstützt Sie bei Veranstaltungen in diesen Räumen.
Das Zentrum für Medienkompetenz (ZfM) berät zu Live-Stream & Hybrid-Veranstaltungen und verleiht Equipment. Gegen eine Gebühr können Technik und Personal gebucht werden.
Das Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) erstellt in Kooperation mit den Dozierenden/Vortragenden Vorlesungs- und Veranstaltungsaufzeichnungen für die 'timms on demandPlattform'. Auf diesem Tübinger Internet MultiMedia Server stehen über 6000 Videos von Vorlesungen, Veranstaltungen etc. zur Verfügung.
Internet bei Veranstaltungen
Das Zentrum für Datenverarbeitung stellt für Ihre Veranstaltung einen Netzzugang via Festnetzanschluss und einen WLAN-Zugang zur Verfügung.
Medientechnische Barrierefreiheit: Im Vorfeld einer Veranstaltung sollten die Anforderungen an eine medientechnische Barrierefreiheit abgeklärt werden. Hier eine Übersicht der Veranstaltungsräume mit Induktiver Höranlage.
Speisen und Getränke
Sollten Sie einen selbst gewählten externen Catering- und Partyservice für Veranstaltungen beauftragen, beachten Sie hierbei bitte die Beschaffungsrichtlinien der Universität.
Bitte beachten Sie, dass der Bewirtung von Gästen durch die Universität enge Grenzen gesetzt sind. Dies gilt auch für wissenschaftliche Veranstaltungen. Wir raten daher dazu, bereits bei der Planung einer Konferenz oder Tagung ein Budget für Speisen und Getränke einzuplanen und die entsprechenden Kosten über eine Teilnehmergebühr abzudecken. Sollten Sie Haushaltsmittel der Universität für Bewirtung einsetzen wollen, sind Sie an die entsprechende Richtlinie des Landes Baden-Württemberg gebunden. Bitte beachten Sie hier das Rundschreiben 20/2018 zu Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben. Möchten Sie vorhandene Drittmittel für die Bewirtung verwenden, prüfen Sie bitte vorab, ob – und wenn ja in welchen Grenzen – die Verwendungsrichtlinien Ihres Drittmittelgebers eine Bewirtung zulassen.
Angebot für Beschäftigte der Zentralen Verwaltung:
Zum Catering von Veranstaltungen der Zentralen Verwaltung berät Sie gerne das Veranstaltungsmanagement der Hochschulkommunikation: veranstaltungen@uni-tuebingen.de
Medizinische Fakultät:
Innerhalb der Medizinischen Fakultät gelten eigene Regelungen und Auflagen zum Catering etc. und u.U. andere Betragsgrenzen. Bitte wenden Sie an die Medinische Fakultät für weitere Informationen.
Finanzierung
Die Finanzierung einzelner Veranstaltungen extern zu beantragen ist schwierig, da es nur bei ausgewählten Stiftungen (z.B. Thyssen Stiftung, VW-Stiftung) meist thematisch oder fachlich begrenzte Programme gibt. Nur für größere internationale Tagungen bietet auch die DFG eine Ko-Finanzierung (https://www.dfg.de/foerderung/programme/inter_foerdermassnahmen/int_wiss_veranstaltungen/index.html). Sofern für die Veranstaltung Drittmittel eingeworben und bewilligt wurden bzw. Teilnehmergebühren erhoben werden, bitten wir das Rundschreiben 15 vom 02.09.2019 inkl. Merkblatt zu beachten, s. hier: https://uni-tuebingen.de/de/143598.
Deshalb wird empfohlen bei der Beantragung von Forschungsprojekten auf ein ausreichendes Budget für Veranstaltungen zu achten. Eine weitere Möglichkeit stellt die Finanzierung über Haushaltsmittel des Lehrstuhls oder Fachbereichs dar.
Universitätsintern können Postdocs die Finanzierung von „Summer & Winter Schools“ und Promovierende "Workshops" beantragen. Die Universität bietet zudem die Möglichkeit, über das Programm "International Joint Summer Schools & Workshops" Veranstaltungen mit strategisch wichtigen Partnerinstitutionen der Universität Tübingen zu organisieren.
Bei Fragen zur Finanzierung von Veranstaltungen können Sie sich an das Team der Forschungsförderung wenden: forschungsfoerderung@zv.uni-tuebingen.de. Für die intramuralen Programme kontaktieren Sie bitte exu@uni-tuebingen.de.
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Für universitäre Veranstaltungen, die nicht vollständig aus Haushalts- oder Drittmitteln finanziert werden können, kann ein Zuschuss bei der Vereinigung der Freunde der Universität Tübingen e.V. (Universitätsbund) beantragt werden. Neben inhaltlichen Aspekten ist eine Bewilligung abhängig vom verfügbaren Förderbudget (kompetitives Antragsverfahren). Ausgeschlossen ist die Bezuschussung der folgenden Posten: Catering, Konferenzdinner, Präsente, touristische Begleitprogramme, universitäre Stellen. Weitere Informationen und Antragsformular finden Sie auf der Webseite des Universitätsbundes.
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Bitte beachten Sie, dass der Bewirtung von Gästen durch die Universität enge Grenzen gesetzt sind. Dies gilt auch für wissenschaftliche Veranstaltungen. Wir raten daher dazu, bereits bei der Planung einer Konferenz oder Tagung ein Budget für Speisen und Getränke einzuplanen und die entsprechenden Kosten über eine Teilnehmergebühr abzudecken. Sollten Sie Haushaltsmittel der Universität für Bewirtung einsetzen wollen, sind Sie an die entsprechende Richtlinie des Landes Baden-Württemberg gebunden. Bitte beachten Sie hier das Rundschreiben 20/2018 zu Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben. Möchten Sie vorhandene Drittmittel für die Bewirtung verwenden, prüfen Sie bitte vorab, ob – und wenn ja in welchen Grenzen – die Verwendungsrichtlinien Ihres Drittmittelgebers eine Bewirtung zulassen.
Tagungs- und Präsentationsmaterialien
Für Ihre Veranstaltungen hält die Universität Tübingen eine Auswahl von verschiedenen Tagungs- und Präsentationsmaterialien sowie einige Give-aways bereit. Je nach Artikel können Sie diese über den Unishop, die Hochschulkommunikation oder die Hausmeister-Dienstleistungszentren Neue Aula und Morgenstelle beziehen.
- Präsentationsmaterial (Roll-ups, Messetheke, Rednerpult, Prospektständer, Medientechnik)
- Konferenzmappen und Broschüren
- Give-aways
- Dateivorlagen und Präsentationen (Intranet)
Vorlagen zum Aushang bei Veranstaltungen:
Foto- und Bildrechte
Bitte dringend beachten: Personen dürfen grundsätzlich nicht ohne ihre Zustimmung fotografiert, gefilmt, aufgezeichnet oder abgebildet werden (Recht am eigenen Bild, Datenschutz). Beim Fotografieren minderjähriger Personen bedarf es zusätzlich der vorherigen Zustimmung der Erziehungsberechtigten.
Die Rechte an den gefertigten Foto-, Film- und/oder Tonaufnahmen liegen bei den Verantwortlichen der Aufnahmen (Fotografen, Fotografinnen, Filmende etc.) als Urheberinnen und Urheber.
Die Verletzung dieser Rechte kann rechtliche und finanzielle (Zahlen von Schadensersatz) Konsequenzen nach sich ziehen.
Wir empfehlen für Veranstaltungen: Weisen Sie im Einladungsschreiben, zu Beginn der Veranstaltung und durch den unteren Aushang darauf hin, dass fotografiert und/oder gefilmt wird.
Vorlagen zum Aushang bei Veranstaltungen:
Tragen Sie in den Vorlagen bitte die entsprechenden Kontaktinformationen ein.
- Einverständnis: Aufnahmen dieser Veranstaltung, dt, hoch, potx, 95 KB
- Einverständnis: Aufnahmen dieser Veranstaltung, dt, quer, potx, 97 KB
- Einverständnis: Aufnahmen dieser Veranstaltung, en, hoch, potx, 94 KB
- Einverständnis: Aufnahmen dieser Veranstaltung, en, quer, potx, 93 KB
Weitere Informationen zu Urheberrecht, Recht am eigenen Bild etc. finden Sie im Web-Styleguide. Im Zweifelsfall berät Sie die Rechtsabteilung der Universität Tübingen zu rechtlichen Fragen.
Veranstaltungswerbung und Berichterstattung
Veranstaltungswerbung
Vorlagen: Im Corporate Design der Universität Tübingen stehen für Mitarbeitende z.B. Vorlagen von Druckmedien wie Broschüren, Flyer, Einladungen, Antwortkarten, Klappkarten und Banner zur Verfügung.
Termine kommunizieren: Ankündigungsmöglichkeiten von öffentlichen und medienöffentlichen Veranstaltungen.
Nachberichterstattung
Nachberichte von Tagungen und Konferenzen sowie Veranstaltungen an der Universität Tübingen können im Infoportal attempto online veröffentlicht werden:
Musiknutzung
Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Mitarbeitenden der Universität Tübingen Informationen zur Musiknutzung bei Veranstaltungen zur Verfügung.
Hinweis
Sie müssen sich für das Intranet der Universität Tübingen anmelden, um den Inhalt einsehen zu können.
Kontakt
Bitte kontaktieren Sie bei Rückfragen etc. die zuständigen Ansprechpersonen der Bereiche, die auf den gelisteten Zielseiten genannt sind.
Das Team des Veranstaltungsmanagements in der Hochschulkommunikation organisiert ausschließlich die Zentralen Veranstaltungen im Auftrag der Rektorin und der Verwaltung der Universität.
