Kann auf die Unterlagen von Seiten der abgebenden Stelle zugegriffen werden?

Ja. Einsicht bzw. universitätsinterne Ausleihe der von Ihnen abgegebenen Unterlagen ist möglich. Für den Zugriff auf die Unterlagen sind die Angaben aus Ihrem Abgabeverzeichnis hilfreich. Personenbezogene Unterlagen können Sie auch unter Angabe des Namens, der Art der Akte (etwa Personal-, Promotion- oder Prüfungsakte) sowie der verwaltungsmäßigen Zugehörigkeit bestellen. Oft werden wir Ihnen nach abgeschlossener Übernahme ein neues Findbuch mit Archivaliensignaturen zusenden, die Sie bei Bestellungen angeben können. Ein Beispiel einer Bestellung finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den ausgeliehen Unterlagen um Archivgut handelt, selbst wenn diese in Ihrer Dienststelle entstanden sind. Damit unterscheiden sie sich grundlegend von Schriftgut in den universitären Registraturen (Prinzip der Trennung von Verwaltung und Archiv). An den ausgeliehenen Archivalien dürfen verwaltungsseitig keine Veränderungen (dh. keine neuen Vermerke oder Verfügungen, kein Hinzufügen oder Entnehmen von Unterlagenteilen) vorgenommen werden. Sofern die Dokumentation neuer Geschäftsgänge notwendig ist, sollte dafür eine neue Akte angelegt werden.

Sobald Sie die ausgeliehen Archivalien nicht mehr benötigen bitten wir um eine zeitnahe Rückgabe.