Checkliste des International Office der Universität Tübingen für alle Formalitäten, die vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu erledigen sind.

Vor Beginn des Auslandsaufenthalts:

Da der Prozess von der Nominierung bis zur Abreise an den Partnerhochschulen unterschiedlich ist, kann an dieser Stelle nur ein allgemeiner Leitfaden zu den Formalitäten geben werden.

• Bewerbung an der Gasthochschule: Nach erfolgreicher Nominierung an Ihrer Gasthochschule durch das IfS Tübingen an Ihrer Gasthochschule, müssen Sie nochmals einen Online-Bewerbungsprozess an der jeweiligen Gasthochschule durchlaufen. Hierzu werden Sie von der Gasthochschule per E-Mail über das genaue Verfahren und die dabei geltenden Fristen informiert. Auch können Sie sich auf den Internetseiten Ihrer Gasthochschule über die Bewerbungsmodalitäten und Bewerbungsfristen informieren. 
• Registrierung bei Mobility Online: Das Online-Portal öffnet ein paar Monate vor Beginn des Auslandssemesters und ist die Schnittstelle zwischen der Uni Tübingen, der Gasthochschule und Ihnen. Hier werden alle Dokumente durch das International Office der Universität Tübingen verwaltet. Am Ende müssen Sie das vollständige Online-Antragsformular ausdrucken und von Dr. Verena Burk unterschreiben lassen.
• Learning Agreement (LA): Mit dem LA legen Sie die Grundlage für Ihren Auslandsaufenthalt. Hier werden alle Kurse niedergeschrieben, die Sie an der Gasthochschule belegen möchten und die Sie gegebenenfalls an der Uni Tübingen anrechnen lassen möchten. Hierfür müssen Sie Kontakt zu Ihren Studiengansverantwortlichen aufnehmen und die Möglichkeiten einer Anrechnung besprechen. Dieses Dokument wird dann von Dr. Verena Burk, des/der Fachkoordinator/in Eurer Gasthochschule und von Ihnen unterschrieben und im Mobility-Online-Portal hochgeladen. Das Dokument ist an einigen der Gasthochschulen in Papierform und an anderen digital als Online-Learning-Agreement (OLA) verfügbar.
• Unterkunft: Je nach Gasthochschule werden verschiedene Arten von Unterkünften für Austauschstudierende angeboten. Diese sind aber nicht immer ausreichend für alle internationalen Studierende eines Semesters und so kann es sein, dass Sie privat nach einer Unterkunft suchen müssen. Dabei bekommen Sie entweder Unterstützung von Ihrer Gasthochschule oder finden etwas Passendes unter diesen Links: https://erasmusu.com/ https://housinganywhere.com/de/
• Grant-Agreement (Stipendienantrag): Das Grant-Agreement muss von Ihnen zweifach ausgedruckt und unterschrieben werden. Dann müssen beide Ausführungen per Post an das Erasmus Büro des International Office der Universität Tübingen geschickt bzw. abgegeben werden. Nach Prüfung aller Dokumente bekommen Sie eine gegengezeichnete Ausführung zurückgeschickt.

Während des Auslandsaufenthalts:

Nun beginnt der hoffentlich spannendste und schönste Teil des Auslandsaufenthalts für Sie!

• Änderungen im Learning Agreement: Da Sie nun an der Gasthochschule sind und Kontakt zu Ihren Fachkoordinator/innen haben, kann es passieren, dass Sie noch Änderungen an der Kurswahl vornehmen müssen. Diese müssen im LA eingetragen und wieder von alle drei Parteien unterschrieben werden. Falls es auch zu Änderungen bei Kursen kommt, die Sie in Tübingen anrechnen lassen möchten, müssen Sie vor der Änderung auch Kontakt zum/r jeweiligen Studiengangsverantwortlichen am IfS aufnehmen. Erst dann kann das LA von Dr. Verena Burk unterschrieben werden.
• IfS-Website: Um die kontinuierliche Aktualisierung der IfS-Website fortzuführen, sind wir auf Sie angewiesen. Teilen Sie uns bitte mit, sobald sich Daten Ihrer Gasthochschule ändern, welche auf der IfS-Website zu finden sind. Nur so kann die Richtigkeit der Informationen für zukünftige Austauschstudierende sichergestellt werden. Natürlich freuen wir uns auch immer über aktuelle Fotos und Videos für die Website.

Nach der Rückkehr vom Auslandsaufenthalt:

Auch nach der Rückkehr von Ihrem Auslandsaufenthalt gibt es noch ein paar Formalitäten zu beachten.

• Anrechnung der Kurse: Nach Beendigung des Auslandsaufenthalts erhalten Sie von Ihrer Gasthochschule ein Transcript of Records. Dieses müssen Sie dann an Ihre/n Studiengangverantwortlichen weiterreichen, sodass eine Anrechnung der vereinbarten Kurse vorgenommen werden kann.
• Erfahrungsbericht: Nach Ihrer Rückkehr müssen Sie einen Erfahrungsbericht zu Ihrem Auslandsaufenthalt verfassen und im Mobility-Online-Portal hochladen. Den Leitfaden hierzu finden Sie ebenfalls im Mobility-Online-Portal.