Übernimmt das Archiv alle angebotenen Unterlagen?

Nein. Eine permanente Vollarchivierung würde nicht nur die personellen (Übernahme, technische Bearbeitung und inhaltliche Erschließung von Archivalien sind archivseitig sehr personalintensiv) und materiellen (Lagerraum und Speicherkapazität) Ressourcen des Universitätsarchives überspannen. Sie würde auch spätere Benutzer bei der Auswertung überfordern, welche sich mit Massen an wenig aussagekräftigen Unterlagen konfrontiert sähen.

Dagegen zielt das Archiv auf die Bildung einer Überlieferung ab, welche einerseits die historische Entwicklung, das Verwaltungshandeln und das kulturelle Leben an der Universität dauerhaft nachvollziehbar macht sowie die berechtigten Belange der Bürger sichert, andererseits aber kompakt ist. Unterlagen, welche diese Anforderungen erfüllen, nennt man archivwürdig. Dazu zählen auch alle Unterlagen die auf Grund gesetzlicher Bestimmungen dauernd aufzubewahren sind.

Die Auswahl der archivwürdigen Unterlagen aus der Gesamtmenge der angebotenen Unterlagen nennt man Bewertung. Sie erfolgt nach archivfachlichen Grundsätzen durch Mitarbeiter des Universitätsarchivs im Benehmen mit der anbietenden Dienststelle. Dh. wir sind stets offen für Ihre Hinweise auf besonders wichtige (Bewertungsvorschlag: A) oder belanglose (Bewertungsvorschlag: K) Unterlagengruppen, treffen aber die endgültige Bewertungsentscheidung in eigener Verantwortung.