Die Wiwi-IT empfiehlt die Nutzung von Adobe Connect und der DFN-Webkonferenz-Server für die Durchführung von Web-Konferenzen.
Hinweis für Nutzer des Web-Konferenzraums der Fakultät (Gebhard-Müller-Saal, GMS): grundsätzlich unterstützt die technische Infrastuktur im GMS verschiedene Webkonferenz-Lösungen. Achtung: Oft erfordert der erstmalige Einsatz einer Webkonferenz-Lösung die Installation eines Software-Clients (mit administrativen Rechten) und es ist keine gute Idee, dies kurz vor dem Start der Webkonferenz zu erledigen!
Hardware
Die beste Tonqualität erreichen Sie grundsätzlich mit einem Headset (Kombination aus Kopfhörer und Mikrofon) anstelle der fest eingebauten Lautsprecher und Mikrofone, wie sie bspw. in Laptops zu finden sind. Wenn Sie nicht über ein Headset verfügen, stellen Sie zumindest sicher, dass möglichst wenig Nebengeräusche vorhanden sind.
Vermeiden Sie unbedingt (!!!)den parallelen Betrieb mehrerer Mikrofone (genauer: mehrerer Audio-Upstreams) und mehrerer Lautsprecher (genauer: mehrerer Audio-Wiedergaben) in einem Raum! Wenn Sie dies nicht beachten, drohen Echos und Rückkopplungen! Siehe dazu auch unsere FAQ zu Webkonferenzen!
Es ist sehr empfehlenswert, mit ausreichend Vorlauf einen Test der Technik / technischen Komponenten mit allen Beteiligten Standorten durchzuführen. Möglicherweise erfordert der Einsatz bestimmter Komponenten die Installation von Treibern (mit administrativen Rechten) und es ist keine gute Idee, dies kurz vor dem Start der Webkonferenz zu erledigen!
Internetzugang und Verfügbarkeit der Konferenzserver
Auf dem Campus der Universität Tübingen steht im Normalfall ein stabiler Netzzugang zur Verfügung (große Verbindungsgeschwindigkeiten, hohe Verfügbarkeit). Wenn Sie aber das Ausfallrisiko noch weiter minimieren wollen, geben wir Ihnen folgende Empfehlungen:
Informieren Sie sich auf der Homepage des ZDV über den Betriebszustand des Netzes und insbesondere angekündigte Wartungen.
Suchen Sie sich mindestens eine "Fallback"-Lösung (z.B. WLAN), falls der "normale" Netzzugang (z.B. Kabel) ausfällt. Für extrem Risikoaverse empfehlen wir sogar die Bereithaltung eines Surfsticks oder Mobiltelefons mit Zugang zum mobilen Datennetz.
Informieren Sie sich über angekündigte Wartungen bei der Serverinfrastruktur, die Sie für Ihre Webkonferenz verwenden wollen. Wenn Sie beispielsweise Adobe Connect im DFN verwenden werden, informieren Sie sich auf der Homepage des DFN zu Webkonferenzen über anstehende Wartungen.
Räumlichkeiten und Beleuchtung
Die Kamera sollte nicht ins Gegenlicht gerichtet sein.
Achten Sie auf eine ausreichend gute Ausleuchtung Ihres Gesichts.
Achten Sie, insbesondere wenn Sie kein Headset verwenden, auf möglichst wenig Störgeräusche im Raum (siehe Hardware).
Organisatorisches
Räumlichkeiten
Vergessen Sie nicht, Räume rechtzeitig zu buchen und sich ggf. die nötigen Schlüssel zu besorgen.
Stellen Sie sicher, dass Sie während der Webkonferenz nicht ungewollt gestört werden (d.h. schließen Sie ggf. den Raum ab).
Server / Infrastruktur
Stellen Sie sicher, dass zum geplanten Zeitpunkt Ihres Meetings die technische Infrastruktur verfügbar ist, insbesondere die für Webkonferenzen benötigten Server nicht für Wartungsarbeiten außer Betrieb sind (vgl. "Technik").
Abhängig von Ihrer "Risikopräferenz" und generell wenn Sie zum ersten Mal eine Webkonferenz / im GMS durchführen: machen Sie einen Testlauf! Buchen Sie auch für den Testlauf den GMS und trommeln Sie Ihre Webkonferenz-Partner zusammen. Starten Sie einmal alle Aktionen, die auch in der Webkonferenz zum Einsatz kommen werden (Chats, Präsentationen, Audio, ...).
Zeit-/Terminplanung
Vergessen Sie nicht, bei Ihren Terminabsprachen ggf. Zeitverschiebung und Sommerzeitregelungen zu beachten (Link auf einen Zeitzonen-Konferenzplaner ).
Kontaktdaten
Gehen Sie immer und grundsätzlich davon aus, dass es Kommunikations- oder Technikprobleme geben kann (bzw. geben wird - Murphy's Gesetz)! Tragen Sie deshalb in Ihrem eigenen Interesse dafür Sorge, dass Sie auf möglichst viele alternative Kommunikationskanäle zurückgreifen können und die entsprechenden Adressen Ihrer Konferenzpartner verfügbar haben, um diese ggf. außerhalb der Webkonferenzlösung zu kontaktieren:
