Selbst zu Notzeiten fest im Blick: Der kulturelle und historische Wert dienstlicher Unterlagen. Quelle: UAT 184/112 Schreiben des württembergischen Kultusministeriums an die Universität Tübingen, 1916.
Aussonderung allgemein
Immer dann, wenn Sie sich von nicht mehr benötigten dienstlichen Unterlagen trennen wollen (oder müssen), kommt das Universitätsarchiv ins Spiel.
Dienstliche Unterlagen der Universitätsverwaltung dürfen nicht einfach entsorgt werden. Gemäß Landesarchivgesetz von Baden-Württemberg, der Verwaltungsvorschrift E-Akte und der Satzung für das Universitätsarchiv Tübingen besteht eine Anbietungspflicht für alle nicht mehr für den laufenden Dienstbetrieb benötigten Unterlagen gegenüber dem Universitätsarchiv. Nur nach erfolgter Genehmigung seitens des Universitätsarchives ist die Vernichtung von dienstlichen Unterlagen rechtmäßig. Die Anbietungspflicht gilt für alle Unterlagen aller Stellen und Teile der Universität. Sie gilt auch für inzwischen verselbständigte ehemalige Teile der Universität, sofern diese noch über Unterlagen aus der Zeit ihrer Zugehörigkeit zur Universität verfügen (u.a. alle Unterlagen der Universitätskliniken von vor 1998).
In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie sich rechtskonform von Ihren nicht mehr benötigten dienstlichen Unterlagen entlasten können (Aussonderung) und was es bei einer Anbietung an das Universitätsarchiv zu beachten gilt. Damit wirken Sie übrigens an der Bildung einer belastbaren Überlieferung unserer Universität mit und sorgen dafür, dass sich auch künftige Generationen ein Bild von ihrer Geschichte machen können (Überlieferungsbildung). Spätestens bei der Vorbereitung des nächsten Jubiläums Ihrer Dienststelle wird sich eine geregelte Überlieferungsbildung auszahlen.
