Wie werden Unterlagen dem Archiv angeboten?
Nehmen Sie zum Universitätsarchiv Kontakt auf sobald eine Aussonderung ansteht. Einzelne Verwaltungseinheiten (z.B. ein Prüfungsamt, ein Institut, eine Abteilung, ein Lehrstuhl) sollten ihre nicht mehr benötigten Unterlagen möglichst gemeinsam anbieten. Grundsätzlich ist der Verwaltungsaufwand bei wenigen großen Anbietungen im Vergleich zu vielen kleinen deutlich geringer.
Zunächst werden Sie ein Abgabeverzeichnis erstellen, welches alle Unterlagen auflistet, die Sie an das Archiv abgeben wollen. Für Sachakten, Berufungs-, Promotions- und Habilitationsakten finden Sie unten bereits Standardformulare.
Bitte füllen Sie mindestens die Spalten: lfd. Nr., Aktentitel, Laufzeit, Umfang und Aktenzeichen aus. Bei personenbezogenen Akten ist zusätzlich das Geburtsdatum bzw. Geburtsjahr von Bedeutung. In der Spalte Bewertungsvorschlag können Sie uns vorschlagen, ob die Unterlagen Ihrer Ansicht nach archivwürdig (Eintrag: A) oder kassabel (Eintrag: K) sind. Sie können diese Spalte aber auch offenlassen. Die Abgabeverzeichnisse für Habilitations- und Promotionsakten haben keine Bewertungsfelder, da diese Akten grundsätzlich vollständig vom Archiv übernommen werden. Bei Fragen zur Befüllung der Spalten zögern Sie nicht uns anzusprechen. Bitte übermitteln Sie uns das Abgabeverzeichnis in jedem Fall auf elektronischem Weg.
Das Archiv bewertet anhand dieses Verzeichnisses oder nach einem persönlichen Besuch der anbietenden Stelle endgültig die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen. Unsere Entscheidung werden wir anhand der Buchstaben A (Archivierung), B (Bewerten, d.h. die endgültige Bewertungsentscheidung kann erst im Archiv getroffen werden) oder K (Kassation) in der Spalte "Bewertungsentscheidung" dokumentieren und Ihnen das Verzeichnis zurücksenden.
Die mit A und D gekennzeichneten Positionen lassen Sie uns per Fahrdienst (Anfahrtsbeschreibung), bei kleinen Mengen auch per Hauspost zukommen. Legen Sie der Sendung auch ein ausgedrucktes Exemplar des Abgabeverzeichnisses bei, um eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen. Die mit K gekennzeichneten Positionen führen Sie der datenschutzkonformen Vernichtung zu.
Das Abgabeverzeichnis dient außerdem Ihrer Dienststelle als Nachweis über den Verbleib Ihrer alten Unterlagen und ermöglicht später einen Rückgriff auf bereits archivierte Unterlagen.
Abgabeverzeichnis für Sachakten
Abgabeverzeichnis für Promotionsakten