Vorgeschlagene Arbeiten werden elektronisch (in Ausnahmefällen auf Papier) bei dem Vorstandsmitglied eingereicht, das die Preisvergabe koordiniert. Der_die Verfasser_in der Arbeit wird über den Vorschlag nicht informiert. Die Arbeiten werden in anonymisierter Form eingereicht, d.h. es ist unkenntlich zu machen, wer die Arbeit verfasst hat.
Zur Auswahl der auszuzeichnenden Arbeiten wird eine Auswahlkommission gebildet. Jede_r Lehrstuhlinhaber_in des Philologischen Seminars benennt ein Mitglied der Auswahlkommission. Ferner gehört der Auswahlkommission ein Mitglied des erweiterten Vorstands an, das durch den Vorstand benannt wird.
Das Mitglied des erweiterten Vorstands, das der Auswahlkommission angehört, ist zugleich die Geschäftsstelle der Auswahlkommission. Es ist verantwortlich für die Ausschreibung und ihre geeignete Bekanntmachung, nimmt eingehende Vorschläge entgegen und koordiniert die Arbeit der Auswahlkommission.