Können nicht mehr benötigte Unterlagen vernichtet werden?

Nein. Gemäß Landesarchivgesetz von Baden-Württemberg, der AnO Schriftgut und der Satzung für das Universitätsarchiv Tübingen müssen alle Organe, Fakultäten und Einrichtungen der Universität einschließlich der Universitätsverwaltung sowie der Prüfungsausschüsse ihre Unterlagen, die sie für den laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv zur Übernahme anbieten. Das Archiv entscheidet darüber, ob es sich um archivwürdige Unterlagen handelt oder nicht. Erst nach der Bewertung und der Genehmigung durch das Archiv dürfen nicht mehr benötigte Unterlagen einer datenschutzkonformen Entsorgung zugeführt werden.

Für bestimmte Arten von Schriftgut kann das Archiv von vorneherein sagen, dass es nicht dauerhaft aufzubewahren ist. In solchen Fällen erteilt das Universitätsarchiv eine schriftliche, unbefristete Vernichtungsgenehmigung. In diesen Ausnahmefällen (und nur in diesen) ist die Vernichtung des Schriftgutes ohne weitere Rücksprache mit dem Archiv erlaubt. Über die Vernichtung ist von Seiten der aktenführenden Stelle ein Nachweis zu führen und dauerhaft aufzubewahren.