Im Vorfeld von digitalen Lehrveranstaltungen sind die Teilnehmenden über die verwendeten Techniken zu informieren.
Alle angebotenen Dienste können über einen Client oder über eine Web-Oberfläche gesteuert werden. Zoom erlaubt deutlich mehr Konfigurationen über die Weboberfläche, während DFNconf (Pexip) besser über den Client gesteuert wird. Insbesondere bei zoom sollte unbedingt die Konfiguration über das Webinterface genutzt werden. Wird der Client verwendet, ist insbesondere darauf zu achten immer die aktuelle Version der Software zu verwenden.
In allen Fällen ist sicherzustellen, dass nur die "Eingeladenen" an den Konferenzen teilnehmen. Hierfür bietet sich der Schutz der Konferenzen mit einem Kennwort an, welches den Teilnehmern auf unabhängigem Weg, etwa über die Lernmanagement-Systeme, bereit gestellt wird. Manche Systeme bieten das Prinzip Warteraum an, bei welchem Nutzer erst durch den Anbieter (Host) freigeschaltet werden müssen. Dies ist bei großen Teilnehmerzahlen allerdings nur schwer umzusetzen.
Für die Unterstützung der asynchronen Lehre ist die Aufzeichnung von Videokonferenzen und die nachfolgende Veröffentlichung der Aufzeichnung sinnvoll. Hierüber sind alle Teilnehmenden im Vorfeld zu informieren.