Die Universität hat einen Vertrag über die Entsorgung von datenschutzrechtlich relevantem Papiermaterial mit einem privaten Unternehmen abgeschlossen. Dafür steht auf dem Wertstoffhof, Schnarrenbergstraße 132 (beim Fernheizwerk II), ein verschlossener 10 m³-Container zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Öffnungszeiten des Wertstoffhofs: Mo, Di, Do, Fr von 9.30 – 11.30 Uhr, Mi von 13 – 15 Uhr (Telefon 29 – 7 77 59). Hier können auch gefüllte Aktenordner – sofern der Ordner selbst nicht mehr verwendbar ist – eingeworfen werden. Andere Gegenstände, z.B. Platinen, CDs oder Disketten, dürfen hier nicht entsorgt werden (Infos zur Entsorgung von harten Datenträgern erhalten Sie von den Abfallberaterinnen Annette Eissler (Tel. 29 - 77421) und Anita Jenewein (Tel. 29 - 77753)).
Bitte sprechen Sie Transportfahrten zum Wertstoffhof zur Entsorgung von datenschutzrechtlich relevantem Papiermaterial rechtzeitig mit der Fahrbereitschaft, fahrbereitschaftspam prevention@zv.uni-tuebingen.de Telefon 29 – 7 42 11, ab.
Bei größeren Aktenaussonderungen kann die Vertragsfirma separate Sammelbehälter direkt vor Ort aufstellen. Nach Abklärung der Kostenübernahme sind die Kontaktdaten ebenfalls über die Abfallberatung erhältlich (29 – 77421 und – 77753).
Einige unabdingbar notwendige datenschutzrechtliche Grundregeln sollten Sie befolgen:
- Bitte klären Sie vor einer Aktenaussonderung, welche Materialien dem Universitätsarchiv anzubieten sind.
- Personenbezogene Daten sind „Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffener)“. Einzelangaben können Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Familienstand, Personalnummer, Vergütungsgruppe, Beurteilungen, Zeugnisse sein. Keine personenbezogenen Daten sind bspw. statistische oder anonymisierte Daten und Firmendaten.
- Vor dem Abholen durch die Fahrbereitschaft dürfen schutzbedürftige Papierabfälle nicht in Papiersäcken oder anderen offenen Behältern gesammelt werden. Stattdessen sind Behälter zu verwenden, die verhindern, dass einmal eingeworfene Unterlagen vor ihrer Vernichtung ohne weiteres wieder herausgeholt werden können.
- Schutzbedürftige Unterlagen dürfen vor dem Abholen nicht für jedermann frei zugänglich abgestellt werden, sondern müssen dem Abholer persönlich übergeben oder in einem verschlossenen, nicht für jedermann zugänglichen Lagerraum zum Abholen bereitgestellt werden. Hier ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass keine Verwechslung mit anderem Material, das mit dem Altpapier entsorgt wird, eintreten kann.
- Sollten Sie über keinen abgeschlossenen Lagerraum zur – getrennten – Aufbewahrung von Datenschutzmaterial verfügen, empfiehlt sich die Anschaffung von Büro-Aktenvernichtern. Diese müssen mindestens eine Vernichtung nach Sicherheitsstufe 3 sicherstellen (Streifenbreite nicht breiter als 2 mm). Das Endprodukt kann dann gefahrlos mit sonstigem Altpapier entsorgt werden. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit der Abteilung Einkauf der ZV in Verbindung.
Bitte informieren Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrem Bereich über diese Maßnahmen; Datenschutz ist keine Aufgabe allein „der Universität“, sondern auch jedes Einzelnen.
Weiteres zu Fragen des Datenschutzes finden Sie auf der Homepage der Zentralen Datenschutzstelle der Universitäten des Landes Baden-Württemberg unter https:www.zendas.de/
