FAQ
Beachten Sie auch das Benutzerhandbuch, das im Programm unter der Hilfefunktion hinterlegt ist.
Es gibt Anwendungen, die an unseren Bedarf angepasst wurden, so dass es an diesen Stellen zu kleinen Abweichungen kommen kann z.B. legen sich unsere Nutzer in ersten Schritt idealerweise selbst an.
Wie richte ich die Benutzer in einer bestehenden Abteilung ein?
Eine bestehende Abteilung/Gruppe/Datenbank/Praktikum besitzt einen Gruppenadministrator. Bei der ersten Anmeldung eines Benutzers im Gefahrstoffkataster (wie in den Veranstaltungsunterlagen beschrieben mit dem Uni-login) wird die Gruppenzugehörigkeit abgefragt. Der Admin der ausgewählten Gruppe erhält eine Nachricht über das System und lässt den neuen Nutzer für seine Gruppe zu. Innerhalb der Gruppe vergibt der Gruppenadministrator (Default-Group-Admin) die Rollen für die Gruppenmitglieder wie er es vorsieht.
Standardtrollen:
"Default-User Chemical-Database" ist so gedacht, dass Sie kombiniert werden kann/muss. Mit (read+write) kann man Gebinde lesen, anlegen, verändern und man darf einem Gebinde ein Lager zuweisen. Erst mit (admin) darf man dann auch Lager anlegen und verändern.
Standartmäßig können die Gebinde der Abteilung/Arbeitsgruppe von allen mit "Allgemeinem Nutzerrecht (OEUSER)" (hat eigentlich jeder) in der Arbeitsgruppe gesehen werden. Diese Rechte kann der Admin (Group oder Chemical-Database) nach anpassen.
"Default-User Electronic-Labnotebook" darf zwar im eigenen Laborjournal Einträge anlegen oder bearbeiten. Ein Laborjournal, Projekt oder Tag erstellen und verändern darf aber wieder nur der (admin).
Standardmäßig können nur die Nutzer des Laborjournals und der Admin (Group oder Electronic-Labnotebook) das Laborjournal und Einträge darin sehen, andere Nutzer der Arbeitsgruppe/Abteilung nicht. Diese Rechte für Laborjournale können aber von den Admins auch geändert werden.
Gibt ein Benutzer bei der ersten Anmeldung keine Gruppe an zu der er gehören soll, erhalten Systemadministrator/EMAS-Beauftragte eine Nachricht und können den Benutzer zulassen. Zunächst befindet sich dieser Benutzer im allgemeinen Bereich und kann von dort einer Abteilung zugewiesen werden. (20.08.2024)
…und wenn es noch keine Abteilung/Gruppe/Praktikum/Datenbank/etc. gibt?
Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, damit wir die neue Gruppe in der Struktur anlegen können und Sie zugeordnet werden können. Sie werden dann als Gruppenadministrator (Default-Group-Admin) eingesetzt und pflegen die übrigen Gruppenmitglieder ein.
Der "Default-Group-Admin" sollte eigentlich alle relevanten Rechte (Nutzer, Lager, Laborjournale, Projekte und Tags verwalten, Gebinde/Stoffe, Nachrichten und Literatureinträge anlegen/bearbeiten/lesen) zum Verwalten der Abteilung schon enthalten. In jedem Fall sollten sich diese Nutzer auch Rechte selbst zuweisen können, wenn etwas vergessen wurden. (20.08.2024)
Für wen sind meine Chemikalienbestände einsehbar?
Die Systemadministratoren sowie die Emas-Beauftragten, das sind derzeit 5 Personen, haben die Möglichkeit alle Chemikalienbestände einzusehen.
Die Datenbank einer Abteilung ist ansonsten zunächst nur für die Mitglieder der Abteilung einsehbar. Wenn Sie den Austausch mit einer anderen Abteilung wünschen, müssen Sie das aktiv einrichten.
Für den Fachbereich Chemie ist ein Berechtigungsmuster angelegt mit dem die Gebinde (ohne Lagerort) für den ganzen FB Chemie einsehbar werden. Wenn gewünscht kann das Berechtigungsmuster unter System/Berechtigungsmuster/Suchen ausgewählt werden. Es heißt "FB Chemie darf sehen, zugeordnete Abteilung darf bearbeiten". (20.08.2024)
Ist das Programm für Studenten im Praktikum geeignet oder ist die Anwendung zu komplex?
Das Programm kann gut für die temporäre Nutzung über ein Praktikum verwendet werden. Als einfacher Einstieg kann das EasyPortal verwendet werden. Das EasyPortal wid auf Veranstalltungsfolie 12-14 vorgestellt.
(18.04.2024)
Gebinde-IDs/Gebinde-Barcodes
Gebinde-Barcode-Nummern (blauer Kasten) werden in Sciformation (SF) und in OpenEnventory (OE) automatisch generiert und sind innerhalb einer Datenbank eindeutige Kennzeichen eines Gebindes aus 8 Ziffern (bei EAN8-Barcodes) nach einem festgelegten Schema. In OE, wo jede Arbeitsgruppe eine eigene Datenbank hatte, waren diese generierten Gebinde-Barcode daher für jede Arbeitsgruppe eindeutig einem Gebinde zugeordnet. Da in SF für Stoffe nun eine gemeinsame Datenbank existiert, mussten Barcodes beim Import eventuell neu generiert werden, wenn zufällig eine hinzukommende Barcode-Nummer bereits vergeben war. Diese Gebinde-Barcode-Nummer eines Gebindes wird verwendet, um beim Drucken eines “Etiketts mit Barcode” für ein Gebinde, den Barcode/Strichcode/2D-Barcode zu erzeugen.
Gebinde-IDs (roter Kasten), in OE oder SF, unterliegen nicht wie Barcode-Nummern einem festen Schema, sondern sind meist fortlaufende Nummern für ein Gebinde, die von den Nutzern beim Anlegen eines Gebindes manuell vergeben werden. Diese ID kann dann ein Gebinde innerhalb der Arbeitsgruppe identifizieren (muss dabei aber nicht eindeutig sein) In der gesamten Sciformation-Datenbank ist die Eindeutigkeit unwahrscheinlich. In SF kann die Vergabe einer fortlaufenden Nummer auch halbautomatisch erfolgen, durch Anklicken des blauen kreisförmigen Doppelpfeil-Symbols (grüner Pfeil). Dabei wird die höchste Gebinde-ID, die in der Arbeitsgruppe bereits für ein Gebinde gespeichert ist, um Eins erhöht und in das ID-Feld eingetragen. Werden dabei mehrere Gebinde gleichzeitig angelegt, wird für alle Gebinde dieselbe ID gespeichert. Es muss also ggf. für diese Gebinde, die Gebinde-IDs nachträglich noch manuell oder halbautomatisch korrigiert werden.
In jedem Fall wird von SF, beim Anlegen des Gebinde-Eintrages (grüner Hacken) auch die eindeutige Gebinde-Barcode-Nummern generiert, die aber erst nach Speichern des Eintrages auch in dem Feld (blauer Kasten) angezeigt wird.
Im Moment sollten die Gebinde-Barcode-Nummern oder “Etiketten mit Barcodes” aus SF nicht verwendet werden um Gebinde zu Kennzeichen, da sich während der Umzugszeit (evtl. bis Ende 2024) diese Nummer noch ändern können und damit später eine Neukennzeichung der betroffeneGebinde nötig wäre. (20.08.2024)