Wie ist die Gleitzeit geregelt?

In Einrichtungen, für welche eine Dienstvereinbarung zur Gleitzeit besteht, können die Beschäftigten ihre Arbeitszeit entsprechend der dort getroffenen Regelungen weitgehend selbst einteilen. In einigen Bereichen bestehen diesbezüglich Einschränkungen, beispielsweise um eine Präsenz während definierter Öffnungszeiten, oder zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erbringende Dienstleistungen abdecken zu können.

Die Funktionszeit bedeutet nicht, dass zu dieser Zeit alle Mitarbeitenden anwesend sein müssen. So ist in der Rahmendienstvereinbarung über die Regelung der Arbeitszeit in §5(2) festgelegt, dass die Einrichtungen sicherstellen, dass innerhalb der Funktionszeit „...entsprechend der dienstlichen Erfordernisse, der Dienstbetrieb ohne wesentliche Einschränkungen gewährleistet ist.“ Unter dieser Prämisse ist nach §9 eine Abwesenheit möglich, wobei „von der Möglichkeit des Arbeitszeitausgleichs Gebrauch zu machen“ ist.

Was verbirgt sich hinter diesen Formulierungen bzw. wie müssen sich die Beschäftigten verhalten, wenn sie während der Funktionszeit abwesend sind? Grundsätzlich ist es ausreichend, bei kürzeren Abwesenheiten innerhalb der Funktionszeit sich mit den Kollegen abzusprechen. Wer auf Nummer sicher gehen will, teilt die Abwesenheit im Voraus seinem Vorgesetzten persönlich oder per E-Mail mit; in Einzelfällen können Vorgesetzte auch auf einer direkten Benachrichtigung bestehen. Eine Genehmigung ist aber nicht notwendig. Notwendig wird eine Genehmigung erst, wenn ein ganzer Tag Arbeitszeitausgleich genommen werden soll. Beschäftigte mit elektronischer Zeiterfassung beantragen diesen in der Regel über den webbasierten Workflow.

Für Beschäftigte ohne Rechnerzugang findet teilweise noch die „Anzeige Arbeitszeitausgleich“ Verwendung, die sich im Downloadbereich der Personalabteilung befindet. (Für Irritationen sorgte hier immer wieder, dass in dem Formular Zeiten eingetragen werden können. Diese Felder beziehen sich aber nicht auf Beschäftigte mit Gleitzeit. Für halbe Tage oder stundenweise Abwesenheit während der Funktionszeit ist dieser Vordruck gar nicht vorgesehen; in diesen Fällen ist wie oben beschrieben zu verfahren.)

Die weiteren Regeln der Gleitzeit für Angestellte und BeamtInnen (die unter die Gleitzeitregel fallen) finden Sie unter dem Punkt Dienstvereinbarungen. Dort haben wir sowohl die Rahmenvereinbarung zum Download bereitgestellt, als auch die Vereinbarungen für einzelne Einrichtungen (z. B. die Zentrale Verwaltung).

Stand: 05/20