Uni-Tübingen

Prozessmanagement in der Hochschulverwaltung

Die Stabsstelle für Transformation und Change-Management begleitet die Hochschulverwaltungen dabei, Abläufe systematisch zu betrachten und weiterzuentwickeln. Wenn Aufgaben, Projekte und Anforderungen wachsen, stoßen bestehende Prozesse oft an ihre Grenzen. 

Prozessmanagement sorgt hier für Klarheit: Es macht Abläufe und Zuständigkeiten über Schnittstellen hinweg sichtbar, schafft Orientierung für (neue) Mitarbeitende und bildet die Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung und effizientere Projekte. So können Teams Engpässe erkennen, ihre Arbeitsabläufe verbessern und die Erwartungen von Studierenden, Forschenden und Kolleg:innen zuverlässig erfüllen.

Wir laden Teams ein, ihre Abläufe bewusst zu betrachten, Engpässe zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu nutzen – damit Verwaltungsprozesse effizient, transparent und serviceorientiert bleiben.

 

Prozessmanagement in der Praxis

Warum ist Prozessmanagement für meinen Bereich wichtig?

Viele Probleme im Arbeitsalltag entstehen nicht bei einzelnen Aufgaben, sondern zwischen ihnen – an Übergängen, Schnittstellen oder unklaren Zuständigkeiten.

Konkret hilft Prozessmanagement dabei:

  • Abläufe besser zu verstehen, besonders bei Hauptprozessen mit viel Kundschaft

  • Schnittstellen sichtbar zu machen – zwischen Personen, Rollen und Organisationseinheiten

  • Engpässe, Doppelarbeit und Medienbrüche zu erkennen

  • Erfahrungen und Verbesserungsideen aus der Praxis einzubringen

  • eine gemeinsame Grundlage für Veränderungen und Digitalisierung zu schaffen

Welche Unterstützung bietet die Stabsstelle TC konkret an?

Analyse & Reflexion von Abläufen
  • Unterstützung bei der strukturierten Betrachtung bestehender Prozesse

  • Gemeinsame Reflexion von Arbeitsweisen und Schnittstellen

  • Unterstützung bei der Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten

Methodische Unterstützung bei der Modellierung
  • Hilfe bei konkreten Modellierungsfragen

  • Beratung zur passenden Darstellungstiefe

  • Sicherstellung von Verständlichkeit und Einheitlichkeit

Unterstützung bei der Nutzung der Prozessmodellierungsplattform BIC
  • Einführung in die Modellierungsplattform

  • Vergabe und Erklärung von Rollenrechten

  • Unterstützung beim Arbeiten im Tool

Welche Schulungen und Lernangebote gibt es?

Im Rahmen des Projekts QualiCampusBW werden gezielte Weiterbildungen für Mitarbeitende und Führungskräfte in den Hochschulverwaltungen Baden‑Württembergs angeboten. Ziel dieser Schulungen ist es, ein gemeinsames Verständnis für Prozess‑ und Qualitätsmanagement zu entwickeln und damit die Verwaltungsabläufe nachhaltig zu verbessern.

Die Schulungsreihe umfasst unterschiedliche Module: von Einführungen in grundlegende Konzepte über die strukturierte Erfassung, Modellierung und Optimierung von Prozessen bis hin zu Angeboten für Führungskräfte, die Prozessmanagement als Teil ihrer Leitungsaufgabe vertiefen möchten.

Ergänzend zu den Grundlagenschulungen gibt es Multiplikator:innen‑Schulungen, in denen methodische Kompetenzen und Techniken vermittelt werden, damit Teilnehmende ihr Wissen intern weitergeben und langfristig in ihren Einrichtungen verankern können.

Die Schulungen sind praxisbezogen aufgebaut und bieten Raum für Austausch über konkrete Anwendungssituationen in Verwaltungskontexten.

Wichtig: Eine Teilnahme sollte mit der Führungskraft abgesprochen werden. Eine gesonderte Information an uns ist nicht zwingend erforderlich, aber hilfreich, um die Planung zu unterstützen.

Hier gehts zur Kursanmeldung.

 

Kontakt & Beratung

Haben Sie Fragen oder möchten Sie Ihre Prozesse gemeinsam analysieren? Wir unterstützen Sie gerne und freuen uns über Ihre Anfrage!

Das Prozessteam der Stabsstelle für Transformation und Change-Management erreichen Sie unter: prozessmanagementspam prevention@uni-tuebingen.de

Direkte Kontaktpersonen:

Christian Beinhofer christian.beinhoferspam prevention@uni-tuebingen.de telefonisch inhouse erreichbar über Teams 

Susanne Staub susanne.staubspam prevention@uni-tuebingen.de telefonisch inhouse erreichbar über Teams oder +49 (0)7071 29-76827 

Johanna Wagner johanna.wagnerspam prevention@uni-tuebingen.de   telefonisch inhouse erreichbar über Teams oder +49 (0)173 3956478