Umstieg zum 1. Januar 2014 geplant

Die Universität Tübingen führt wie berichtet SAP als Software für das Rechnungswesen der Universität ein. Dies geschieht im Rahmen eines landesweiten Verbundprojektes mit drei weiteren baden-württembergischen Universitäten sowie vier Hochschulen für Angewandte Wissenschaften. Das Projekt wird vom baden-württembergischen Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) mit Mitteln aus dem „Innovations- und Qualitätsfonds (IQF)“ gefördert.

Warum eine neue Software und warum SAP?

Die Notwendigkeit einer neuen Software für das Rechnungswesen ergibt sich aus den immer komplexer werdenden Regelungen der Bewirtschaftung und den immer größer werdenden Anforderungen an das Berichtswesen für deutsche Hochschulen und insbesondere für die großen Universitäten. Ursachen hierfür sind unter anderem die dynamische Entwicklung an den Hochschulen (Forschungskooperationen, Exzellenzinitiative), steigende Drittmitteleinnahmen, zunehmende steuerliche Problematiken, die EU-Trennungsrechnung oder auch die Klassifizierung von Hochschulen als „Betriebe gewerblicher Art“ (BgA). Eine langfristig ausgerichtete strategische Planung, die Entwicklung dezentraler Budgetierungsmodelle sowie die Etablierung interner Anreizsysteme sind für deutsche Hochschulen daher von zentraler Bedeutung. Dafür bedarf es einer nach dem kaufmännischen Prinzip funktionierenden Software, die Rückstellungen und Abschreibungen berücksichtigt, die den Ressourcenverbrauch ebenso tagesaktuell abbildet wie zukünftige Verpflichtungen. Nur so ist eine Projektkalkulation auf Vollkostenbasis möglich. Und nur so können alle Ebenen der Universität (Universitätsrat, Rektorat, Einrichtungen, Fakultäten) ihre Entscheidungen und langfristigen Planungen auf Basis verlässlicher strategischer Informationen treffen. Dies betrifft insbesondere alle langfristigen Projekte, die Drittmittelbewirtschaftung sowie die Berufungsverfahren.

Die bislang an der Universität Tübingen eingesetzte Software erfüllt die oben genannten Anforderungen nicht, denn sie beruht auf einem kameralistischen Ansatz mit Einnahmen- und Ausgabenrechnung. Der Hersteller der bislang verwendeten Software, HIS, hat darüber hinaus angekündigt, dass er in sein Produkt künftig keine Buchhaltungssoftware mehr integrieren wird. Deshalb stellen die Verbundpartner – die Universitäten Freiburg, Hohenheim, Mannheim und Tübingen und die Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Aalen, Karlsruhe, Pforzheim und Reutlingen – mit SAP auf ein führendes kaufmännisches System um.

Wie ist der Zeitplan?

Der Produktivstart für die SAP-Einführung ist für den 1. Januar 2014 geplant. Momentan wird von den Verbundpartnern ein Fachkonzept für alle mit der SAP-Einführung verbundenen Prozesse und Arbeitsabläufe vorbereitet, gleichzeitig wird für die Universität Tübingen eine konkrete Rollout-Planung erstellt. Voraussichtlich im Mai oder Juni dieses Jahres wird es dann eine erste große Informationsveranstaltung für die interessierten Beschäftigten der Universität Tübingen geben.

Das Verbundprojekt bietet die Möglichkeit, SAP kostengünstig an der Universität Tübingen einzuführen. Zu dem gemeinsam Fachkonzept gehören insbesondere die Bereiche Budgetierung, mittelfristige Finanzplanung, Produkthaushalt, Qualitätssicherung und Berichtspflichten nach dem Landeshochschulgesetz (LHG). Die Verbundpartner bringen außerdem ihre vielfältige Expertise in das Projekt ein. Auch Ressourcen, wie die Beratungsleistungen, können im Rahmen des Projektes gemeinsam genutzt werden.

Gleichzeitig muss das gemeinsame Fachkonzept so flexibel sein, dass alle gemeinsam erarbeiteten Modelle und Instrumente von den jeweiligen Verbundpartnern unter Berücksichtigung individueller Rahmenbedingungen vor Ort genutzt werden können. Die SAP-Einführung ist ein großes Projekt mit vielen Partnern, eine sehr genaue Abstimmung der Projektpartner ist daher unerläßlich.

In welchen Bereichen wird SAP eingeführt?

SAP wird an der Universität Tübingen in folgenden Bereichen eingeführt:

• Finanzbuchhaltung inkl. Anlagenbuchhaltung
• Controlling / Kosten- und Leistungsrechnung
• Haushalts- und Drittmittelmanagement
• Beschaffung und Einkauf inkl. Lagerverwaltung und Vertrieb

Dies wird auch Prozesse an den Fakultäten und Instituten betreffen. Hier sind insbesondere zu nennen: Die dezentrale Beschaffung mit zentralem Rechnungseingang, die dezentrale Budgetsteuerung mit vorgesehenem SuperX-Berichtswesen, die zentrale Rechnungsstellung mit dezentraler Vorbereitung, die akkurate Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung.

Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführung an der Universität Tübingen erfolgt durch ein internes Projektteam unter Leitung des Kanzlers der Universität Tübingen Dr. Andreas Rothfuß. Maßgeblich beteiligt sind als Projektleiter für die Universität Tübingen Andreas Schelzel, der auch für das externe Rechnungswesen verantwortlich ist, sowie Klaus-Peter Rieger für das interne Rechnungswesen. Beide agieren auch als Modulleiter im Rahmen des SAP-Verbundprojekts. Für die organisatorischen Entwicklungsschritte wurde der Geschäftsführer der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universität Tübingen Thomas Bonenberger freigestellt. Er koordiniert und begleitet das SAP-Projekt als Change Manager.

Für alle Beschäftigten, die künftig direkt im System arbeiten, wird es umfangreiche Schulungen geben, dazu gehören insbesondere die Kolleginnen und Kollegen im Dezernat Finanzen. Die Schulungen werden zum Teil von SAP und zum Teil durch interne so genannte Key-User - die zuvor bereits durch SAP geschult wurden – durchgeführt.

Für die vielen Beschäftigten der Universität Tübingen, die darüber hinaus in ihrer Arbeit mit Finanzvorgängen zu tun haben, wird es ebenfalls rechtzeitig vor Produktivstart Informationsveranstaltungen geben.

Nach der Erstellung des Fachkonzepts werden in den einzelnen Bereichen und Fakultäten der Universität Tübingen Arbeitsabläufe untersucht, um diese gegebenenfalls an die einheitlichen Anforderungen des SAP-Systems anpassen zu können. Dabei wird auch besprochen, wie diese Anpassungen umgesetzt werden können.

Ausblick

Die Umstellung auf ein kaufmännisches System mit doppelter Buchführung (Doppik) und die Einführung von SAP bringt für die Universität Tübingen langfristig viele Vorteile. Diese werden neben der Lösung oben genannten Problemstellungen insbesondere auch in der Vereinfachung der Prozessabläufe im Finanz- und Beschaffungswesen (Wegfall von Papierschnittstellen, Wegfall des Führens zusätzlicher Excel-Tabellen, Vereinfachungen im Berichtswesen bei Drittmittelprojekten) und in informativeren Finanzberichten für dezentrale Entscheidungsträger zu finden sein. Finanzdaten werden dann genau einmal im System eingegeben, sind sofort für alle jeweils Berechtigten zugänglich, und das System wird mehr Auswertungsmöglichkeiten bieten. Voraussetzung dafür ist, dass alle für ihren Teil zu einer erfolgreichen SAP-Einführung beitragen.