„Vier von neun Universitäten in Baden-Württemberg arbeiten bereits mit SAP und bundesweit steigt die Zahl der Universitäten ständig, die dieses Buchungssystem nutzen“, sagte Gerd Gekeler, Leiter des für die Finanzen zuständigen Dezernats V der Universität Tübingen bei einer der beiden SAP-Informationsveranstaltungen, die Anfang Oktober in der Neuen Aula und im Hörsaalzentrum Morgenstelle stattfanden. „SAP ist mehr als eine Buchungssoftware. Dieses Projekt betrifft die ganze Universität“, erläuterte Gekeler. Es werde helfen, die Rahmenbedingungen für Forschung und Lehre zu verbessern und die Rechenschaftsablegung beispielsweise gegenüber Drittmittelgebern einfacher zu gestalten. Außerdem könne es die interne Budgetsteuerung sowie Abläufe und Strukturen optimieren. „Wir haben inzwischen sehr komplexe Anforderungen im Finanzmanagement, die wir ohne ein höchst professionelles Buchungssystem nicht bewältigen können“, erklärte Gekeler den zahlreich erschienenen Beschäftigten, von denen ein großer Teil direkt mit SAP arbeiten wird. Die bisher verwendete HIS-Software erfüllt die gestiegenen Anforderungen nicht mehr, da sie auf einem kameralistischen Ansatz mit Einnahmen- und Ausgabenrechnung basiert. Außerdem hat HIS angekündigt, in sein Produkt künftig keine Buchhaltungssoftware mehr zu integrieren. Daher stellt die Universität Tübingen mit SAP auf ein leistungsstarkes kaufmännisches System um. Die Universität tauscht sich im Rahmen der Umstellung auf SAP auch mit anderen Universitäten aus und war beispielsweise im September mit einer Delegation zu Gast an der Universität Göttingen, um sich ein Bild von einer der deutschlandweit ersten SAP-Einführungen im Hochschulbereich zu machen.
Bei den beiden Informationsveranstaltungen im Oktober gaben Mitglieder der SAP-Projektgruppe einen Einblick in die Hintergründe und Ziele und berichteten, wie der gesamte Prozess ablaufen soll. „Die SAP-Einführung soll Arbeitsbedingungen und Arbeitsergebnisse aller Beteiligten der Universität Tübingen verbessern“, erläuterte Thomas Bonenberger, der als Change Manager die Umsetzung begleitet. Dies geschehe dadurch, dass mit dem System eine einzige Informationsgrundlage für alle Beschäftigten geschaffen werde. Durch die gemeinsame Datenbasis würden Arbeitsabläufe zukünftig optimiert und die Planung und der Einkauf erleichtert werden. „Ich möchte Sie einladen, an diesem Prozess mitzuwirken“, sagte Bonenberger.
Projektleiter Andreas Schelzel berichtete bei den Veranstaltungen über die Zusammensetzung des Projektteams, das sich aus Fachleuten verschiedener Bereiche wie etwa Finanzmanagement, Rechnungswesen, Einkauf, Controlling und Change Management zusammensetzt. Leitende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Dekanate und aus Fachbereichen und Instituten werden ebenfalls eingebunden. Außerdem stellte Schelzel gemeinsam mit Stefan Zaborosch, Leiter der Abteilung Einkauf im Dezernat V, SAP-Module mit Beispielen vor. „Der Baustein Supplier Relationship Management (SRM) soll Ihnen die Arbeit erleichtern. Es handelt sich dabei im Grunde um eine elektronische Variante der bisherigen Artikelbedarfsanforderung. Sie können sich hier beispielsweise einen Warenkorb aus unterschiedlichen Produktkatalogen zusammenstellen und diesen für sich wiederholende Artikelbestellungen als Vorlage abspeichern.“ Zudem sei im SRM-Modul jederzeit einsehbar, welchen Status eine Bestellung aktuell habe. Interne Kataloge wie etwa der Lagermaterialkatalog und externe Kataloge werden ins SRM integriert. „Durch die elektronische Bestellübertragung und Genehmigung werden die Durchlaufzeiten verkürzt“, so Zaborosch.
Johanna Ziaja, Projektassistentin für das Change Management, stellte abschließend den Zeitplan des Projekts vor. Die erste Projektphase mit der Erstellung eines gemeinsamen Verbundmasters für insgesamt acht baden-württembergische Universitäten und Hochschulen ist abgeschlossen, jetzt wird das detaillierte Rollout für die Universität Tübingen ausgearbeitet. Für das zweite Halbjahr 2014 ist die Schulungsphase für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für das Wintersemester 2014/15 die Umsetzungsphase vorgesehen, so dass SAP zum 01.01.2015 für das Finanz- und Rechnungswesen der Universität Tübingen in Betrieb genommen werden kann. Für das Sommersemester 2014 sind weitere vorbereitende Informationsveranstaltungen für die Beschäftigten geplant.
Weitere Informationen unter: http://www.uni-tuebingen.de/de/37989
