Zu Beginn des kommenden Jahres steigt die Universität Tübingen auf das neue Buchungssystem von SAP um. Damit die Einführung wie geplant zum 1. Januar 2015 erfolgreich realisieren werden kann, arbeitet das Projektteam der Universität mit Hochdruck an den an verschiedenen Maßnahmen zur Vorbereitung. Ganz wichtig dabei: die frühzeitige Einbindung der zukünftigen Nutzer und die kontinuierliche Information der Beschäftigten über den Stand des Projektes.
Die Projektverantwortlichen haben sich zum Ziel gesetzt, im Rahmen des Projektes folgende SAP-Module zur Unterstützung des Finanz- und Beschaffungswesens der Universität Tübingen zu implementieren:
- Financials (FI)
Finanzbuchhaltung - Asset Accounting (FI-AA)
Anlagenbuchhaltung - Controlling/Project System (CO-PS)
Planung und Kontrolle von Projekten - Public Sector Management (PSM)
Haushaltsmanagement - Grants Management (GM)
Drittmittelmanagement - Material Management (MM)
Logistik & Materialmanagement - Sales & Distribution (SD)
Vertrieb - Supplier Relationship Management (SRM)
Lieferantenbeziehungsmanagement (Einführung 2015 vorgesehen)
Aktuell läuft die erste Testphase, in der die Funktionen der einzelnen Module getestet werden. Basis der Tests sind die in den letzten Monaten gemeinsam mit den Beratern von SAP entwickelten Fachkonzepte für die Universität Tübingen mit spezifischen Einstellungen für die hiesigen Gegebenheiten. Typische Geschäftsvorfälle werden nun in einer Testumgebung durchgespielt, um die Anforderungen der Universität an die neue Software vor dem Echtbetrieb zu prüfen.
Zuvor haben sich die modulverantwortlichen Projektmitglieder, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Dezernats für Finanzen, durch spezielle Schulungen gezielt auf den Umgang mit der SAP-Software vorbereitet. Im Oktober und November 2014 werden dann entsprechende Qualifizierungsmaßnahmen für alle Beschäftigen im Finanzdezernat sowie für andere zentral buchende Stellen an der Universität durchgeführt, damit alle künftigen Nutzer für die Arbeit mit dem SAP-System gut vorbereitet sein werden. Das Schulungskonzept wird derzeit erarbeitet, die genauen Termine werden im Juni bekannt gegeben.
Das Change Management für die SAP-Einführung organisiert im ersten Halbjahr 2014 Prozessworkshops zu den Themen Einkauf, Anlagen, Drittmittel, Berichtswesen, Rechnungsstellung und Reisekosten. Diese zielen darauf ab, aktuelle Abläufe kritisch zu reflektieren und notwendige organisatorische Anpassung mit Blick auf die SAP-Einführung vorzubereiten. Beteiligt sind daran insgesamt knapp 100 Vertreter aus allen Fakultäten und die jeweiligen Fachleute in der Zentralen Verwaltung, die alle ihr jeweiliges Expertenwissen in die Modellierung der künftigen Prozesse mit einbringen. Die bisherigen Workshops haben dazu bereits wichtige Erkenntnisse gebracht und bilden eine qualifizierte Entscheidungsgrundlage mit Augenmaß - für künftige Veränderungen von Prozessen und in der Organisation.
Wertvolle Erkenntnisse konnten die am Projekt der SAP-Einführung beteiligten Kolleginnen und Kollegen auch durch den Austausch mit anderen Universitäten zum Thema SAP-Einführung gewinnen. Die Berichte zu den Besuchen an den Universitäten Göttingen, Marburg und Duisburg-Essen sind auf der Homepage des Change Managements abrufbar unter: http://www.uni-tuebingen.de/de/39625
Am 22. und 23. Mai 2014 wird das Projektteam bei zwei universitätsweiten Informationsveranstaltungen ausführlich über den aktuellen Stand des Projektes informieren. Die Beschäftigten sind dazu herzlich eingeladen.
