Die Systemadministratoren sowie die Emas-Beauftragten, das sind derzeit 5 Personen, haben die Möglichkeit alle Chemikalienbestände einzusehen. 

Die Datenbank einer Abteilung ist ansonsten zunächst nur für die Mitglieder der Abteilung einsehbar. Wenn Sie den Austausch mit einer anderen Abteilung wünschen, müssen Sie das aktiv einrichten. 

Für den Fachbereich Chemie ist ein Berechtigungsmuster angelegt mit dem die Gebinde (ohne Lagerort) für den ganzen FB Chemie einsehbar werden. Wenn gewünscht kann das Berechtigungsmuster unter System/Berechtigungsmuster/Suchen ausgewählt werden. Es heißt "FB Chemie darf sehen, zugeordnete Abteilung darf bearbeiten". (20.08.2024) 
 

Gebinde-Barcode-Nummern (blauer Kasten) werden in Sciformation (SF) und in OpenEnventory (OE) automatisch generiert und sind innerhalb einer Datenbank eindeutige Kennzeichen eines Gebindes aus 8 Ziffern (bei EAN8-Barcodes) nach einem festgelegten Schema. In OE, wo jede Arbeitsgruppe eine eigene Datenbank hatte, waren diese generierten Gebinde-Barcode daher für jede Arbeitsgruppe eindeutig einem Gebinde zugeordnet. Da in SF für Stoffe nun eine gemeinsame Datenbank existiert, mussten Barcodes beim Import eventuell neu generiert werden, wenn zufällig eine hinzukommende Barcode-Nummer bereits vergeben war. Diese Gebinde-Barcode-Nummer eines Gebindes wird verwendet, um beim Drucken eines “Etiketts mit Barcode” für ein Gebinde, den Barcode/Strichcode/2D-Barcode zu erzeugen. 

Gebinde-IDs (roter Kasten), in OE oder SF, unterliegen nicht wie Barcode-Nummern einem festen Schema, sondern sind meist fortlaufende Nummern für ein Gebinde, die von den Nutzern beim Anlegen eines Gebindes manuell vergeben werden. Diese ID kann dann ein Gebinde innerhalb der Arbeitsgruppe identifizieren (muss dabei aber nicht eindeutig sein) In der gesamten Sciformation-Datenbank ist die Eindeutigkeit unwahrscheinlich. In SF kann die Vergabe einer fortlaufenden Nummer auch halbautomatisch erfolgen, durch Anklicken des blauen kreisförmigen Doppelpfeil-Symbols (grüner Pfeil). Dabei wird die höchste Gebinde-ID, die in der Arbeitsgruppe bereits für ein Gebinde gespeichert ist, um Eins erhöht und in das ID-Feld eingetragen. Werden dabei mehrere Gebinde gleichzeitig angelegt, wird für alle Gebinde dieselbe ID gespeichert. Es muss also ggf. für diese Gebinde, die Gebinde-IDs nachträglich noch manuell oder halbautomatisch korrigiert werden. 

In jedem Fall wird von SF, beim Anlegen des Gebinde-Eintrages (grüner Hacken) auch die eindeutige Gebinde-Barcode-Nummern generiert, die aber erst nach Speichern des Eintrages auch in dem Feld (blauer Kasten) angezeigt wird. 

Im Moment sollten die Gebinde-Barcode-Nummern oder “Etiketten mit Barcodes” aus SF nicht verwendet werden um Gebinde zu Kennzeichen, da sich während der Umzugszeit (evtl. bis Ende 2024) diese Nummer noch ändern können und damit später eine Neukennzeichung der betroffeneGebinde nötig wäre. (20.08.2024)