Was sind aktuell die größten Herausforderungen für die Studentenabteilung?

Unser vorrangiges Ziel ist es, dass wir als Serviceabteilung für alle Studieninteressierten und Studierenden unsere Arbeit gut erledigen – nämlich den gesamten Einschreibungsprozess von der Bewerbung bis zur Immatrikulation wie auch die Rückmeldungen zum neuen Semester reibungslos und unauffällig abwickeln.

Eine große Herausforderung ist für die Studierendenabteilung, wie ich uns gerne nennen möchte, die Einführung des neuen Campus-Portals ALMA. Das Projekt hat im Sommer letzten Jahres begonnen und ist auf insgesamt fünf Jahre angelegt. Von vier großen Teilprojekten bei ALMA betreffen zwei die Arbeit unserer Abteilung in erheblichem Maße.

Vor Beginn des zurückliegenden Wintersemesters gab es Probleme mit dem Versand der Studienunterlagen an die Neuimmatrikulierten.

Bei der Zulassung und Immatrikulation gab es bei uns vor dem Wintersemester 2015/2016 intern Probleme, insbesondere mit dem rechtzeitigen Versand der Studienunterlagen. Wir haben die Probleme intern analysiert und entsprechende Veränderungen sind eingeleitet. Wir sorgen dafür, dass es im Sommer eine ausreichende personelle Ausstattung geben wird und klare interne Prozesse. Deswegen bin ich überzeugt, dass die Abwicklung des Bewerbungs- und Zulassungsprozesses bis hin zur Immatrikulation zum Wintersemester 2016/17 – der im Juni beginnt und mit den letzten Einschreibungen Anfang Oktober endet – ohne größere Probleme ablaufen wird.

Was bedeutet die Einführung des neuen Campus-Portals ALMA für die Universität Tübingen, welche Vorteile bietet das neue System? Was sind die größten Veränderungen für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was ändert sich für die Studierenden?

Das ALMA-Teilprojekt Online-Bewerbung, das auch den Online-Immatrikulationsantrag beinhaltet, ist bereits im Dezember 2015 gestartet. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in meiner Abteilung arbeiten sich momentan in die neue Software ein. Teilweise müssen Arbeitsabläufe neu organisiert werden. Was auf jeden Fall entfällt, ist, dass – wie bislang – Daten aus Papierformularen in elektronische Systeme übertragen werden müssen. Und wenn eine Bewerbung bei uns im Studentensekretariat eingeht, wird künftig ein Barcode bei uns gescannt und die Studienbewerberin oder der Studienbewerber erfährt sofort, dass die Bewerbung angekommen ist – der Versand von Postkarten oder Ähnliches ist dann nicht mehr notwendig.

Momentan laufen außerdem die Vorbereitungen für die Umstellung des Studentenverwaltungssystems von HIS-SOS auf die neue Software HISinOne-STU. Die Umstellung soll im Herbst 2017 erfolgen, sie führt zur Vollintegration des Studentenverwaltungssystems mit dem Bewerbungsportal und bietet dann verschiedene interaktive Möglichkeiten zwischen den Modulen.

Insgesamt kann man sagen: Die Kommunikation zwischen Studienbewerberinnen und -bewerbern bzw. Studierenden und der Studentenabteilung wird modernisiert und erleichtert, so sollen beispielsweise die Studienbescheinigungen elektronisch zugestellt werden. Für die Kolleginnen und Kollegen in der Abteilung wird es auch Arbeitsverschiebungen geben. Viele Vorgänge werden künftig stärker elektronisch basiert sein.

Wie haben sich die Studierendenzahlen entwickelt, kann man eine vorsichtige Prognose wagen?

Die Zahl der Einschreibungen in den grundständigen, vor allem den Bachelorstudiengängen ist nach dem doppelten Abi-Jahrgang 2012 – wie erwartet – leicht rückläufig. Die Auslastung dieser Studiengänge ist relativ konstant, da auch die Kapazitäten plangemäß leicht heruntergefahren wurden.

Die Anzahl der Studierenden in unseren Masterstudiengängen ist dagegen steigend, durch das Landesprogramm „Master 2016“ konnten wir hier in einigen Bereichen zusätzliche Studienplätze schaffen. Zum Teil geht der Anstieg beim Master auf die größere Anzahl der Bachelor-Absolventen aus dem doppelten Abi-Jahrgang zurück. Außerdem sehe ich hier noch eine gewisse Verzögerung bei der Auslastung, bedingt durch Anpassungsprozesse beim Studierverhalten im Zuge des Bologna-Prozesses.

Insgesamt verzeichnen wir gegenüber den Rekordzahlen nur einen ganz geringen Rückgang der Gesamtstudierendenzahlen: der Rückgang beim Bachelor wird derzeit fast vollständig kompensiert durch die Zuwächse beim Master.

Der mittelfristige Trend geht voraussichtlich in die Richtung früherer Gesamtstudierendenzahlen wie vor dem doppelten Abiturjahrgang, also irgendwo zwischen 24.000 und 26.000 Studierenden.

Was bedeutet die Novelle des Bundes-Hochschulstatistikgesetzes?

Künftig werden einige Daten zusätzlich von den Studierenden erhoben: haben sie im Laufe des Studiums den Studienort gewechselt, haben sie einen Teil des Studiums im Ausland verbracht, wie viele ECTS-Punkte haben sie bereits im Ausland gemacht oder wie viele werden sie voraussichtlich machen? Hintergrund ist, dass im Rahmen des Bologna-Prozesses die Studierendenmobilität auf internationaler Ebene untersucht werden soll.

Die Daten müssen von den Universitäten zum Sommersemester 2017 erhoben werden, das heißt: für die Studierenden der Universität Tübingen sowie die Studienbewerber wird dies voraussichtlich ab Mitte Januar 2017 mit der Rückmeldung bzw. der Bewerbung zum Studium relevant. Wir planen, dass wir diese zusätzlichen Daten von den rund 28.500 Studierenden im Rahmen der Rückmeldung über ein Online-Formular erheben werden.

Die neu erhobenen Daten werden dann anonymisiert an das Statische Landesamt gemeldet. Dazu werden alle Studierenden vom Statistischen Landesamt ein Pseudonym erhalten, so wird gewährleistet, dass die Daten zur Mobilität der Studierenden anonymisiert ausgewertet werden können.

Was möchten Sie den Neu-Immatrikulierten der Universität Tübingen zum Start des Sommersemesters 2016 noch mit auf den Weg geben?

Ich sehe noch deutliches Verbesserungspotential bei unserem Informationsangebot, konkret möchten wir vor allem die Homepage der Studierendenabteilung überarbeiten und nutzerfreundlicher gestalten. Gerne nehme ich hierzu auch Rückmeldungen der Studierenden entgegen.