Jeder, der die Verfügungsgewalt über dienstliche Unterlagen der Universitätsverwaltung oder einen ihrer Teile hat.
Der Anbietungspflicht unterliegen auch alle inzwischen verselbständigten Einrichtungen, sofern es sich um Unterlagen aus der Zeit ihrer Zugehörigkeit zur Universität handelt. Entspechend sind etwa die Universitätskliniken, obwohl inzwischen selbständig, immer noch für alle Unterlagen, die vor 1998 entstanden sind, dem Universitätsarchiv anbietungspflichtig.
Hintergrund der sogenannten Anbietungspflicht: Gemäß Landesarchivgesetz von Baden-Württemberg, der AnO Schriftgut und der Satzung für das Universitätsarchiv müssen alle Organe, Fakultäten und Einrichtungen der Universität einschließlich der Universitätsverwaltung sowie der Prüfungsausschüsse ihre Unterlagen, die sie für den laufenden Geschäftsverkehr nicht mehr benötigen, dem Universitätsarchiv zur Übernahme anbieten.
Verfassungsrechtlich lässt sich die Anbietungspflicht aus dem Demokratie- und Rechtsstaatsprinzip (§ 20 GG) herleiten. Aus diesen Prinzipien ergibt sich die Kontrolle allen staatlichen Handelns durch die Bürger, die Aktenmäßigkeit der Verwaltung und schließlich das Verbot der Vernichtung dienstlicher Unterlagen ohne vorherige Anbietung an das zuständige Archiv.
