Rules of Procedure of the Doctoral Students Council of the Faculty of Humanities

These rules of procedure were adopted by the general meeting of the doctoral students council of the Faculty of Humanities of the Eberhard Karls University Tübingen on May 12^th, 2015. Last version from 26 October 2023. The text is currently only available in German.

Geschäftsordnung des Konvents der Doktoranden_Doktorandinnen der Philosophischen Fakultät der Eberhard Karls Universität Tübingen

Nach §38 Absatz 7 Satz 4 des Landeshochschulgesetzes (LHG) hat der Konvent der Doktorand*innen der Philosophischen Fakultät (im Folgenden die Fakultät) der Eberhard Karls Universität Tübingen (im Folgenden die Universität) am 12.05.2015 die nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen. Der Konvent versteht sich als direkter Ansprechpartner für alle Doktorand*innen der Fakultät in Fragen, welche die Promotion im Allgemeinen, das Promotionsverfahren sowie sonstige Be­lange der Doktorand*innen im Zusammenhang mit der Universität betreffen. Der Konvent fungiert als Interessensvertretung und Repräsentant der Doktorand*innen der Fakul­tät gegenüber der Universität. In dieser Funktion führt der Konvent den Dialog mit den Gremien der Universität und gibt entsprechend LHG §38 Absatz 7 Satz 4 Empfehlungen und Stellungnahmen an die Gremien und Organe der Universität ab.

§ 1 Definition

(1) Der Konvent ist der Zusammenschluss aller von der Fakultät zur Promotion angenommenen Doktorand*innen nach § 38 Absatz 7 LHG.

§ 2 Organe und Gremien

(1) Die Gremien des Konvents sind:
(a) Die Vollversammlung

(2) Die Organe des Konvents sind:
(a) Der Vorstand
(b) Die Arbeitsgruppen

(3) Die Organe und Gremien tagen geschlossen. Die Teilnahme weiterer Personen regeln die entsprechenden Paragraphen.

§ 3 Vollversammlung

(1) Das Entscheidungsgremium des Konvents ist die Vollversammlung. Die Vollversammlung trifft ihre Entscheidungen durch einfache Mehrheit der anwesenden Mitglieder.

(2) Stimmberechtigte Mitglieder der Vollversammlung sind alle unter § 1 dieser Geschäftsordnung genannten Personen

(3) Die Vollversammlung tagt mindestens einmal im Jahr. Bei Notwendigkeit können außerplanmäßige Vollversammlungen einberufen werden. Die Vollversammlung soll mit einer Einladungsfrist von mindestens drei Wochen möglichst während der Vorlesungszeit durch den Vorstand einberufen werden.

(4) Die Einladung zur Vollversammlung kann auf elektronischem Wege erfolgen. Die Einladung enthält die Punkte der vorläufigen Tagesordnung. Auf der Tagesordnung müssen mindestens die folgenden Punkte aufgeführt werden: Feststellung der Beschlussfähigkeit der Vollversammlung, Genehmigung des Protokolls der letzten Vollversammlung, Rechenschaftsbericht des Vorstands über seine Tätigkeiten seit der letzten Vollversammlung, aktuelle Tätigkeiten sowie Berichte der Arbeitsgruppen.

(5) Die Vollversammlung kann einstimmig durch den Vorstand oder auf schriftlichen Antrag von mindestens 10 Konventsmitgliedern außerplanmäßig einberufen werden. Sofern kein Vor­stand existiert oder dieser nicht besetzt ist, wird die Vollversammlung über den*die Dekan*in der Fakultät einberufen.

(6) Auf Einladung des Vorstandes können weitere Personen ohne Stimmrecht an der Vollversammlung teilnehmen. Jedes Mitglied des Konvents hat das Recht, die einzuladenden Personen bis spätestens drei Tage vor der Vollversammlung dem Vorstand vorzuschlagen.

(7) Die Mitglieder des Konvents können an der Vollversammlung persönlich oder z.B. per Videokonferenz teilnehmen.

(8) Die Vollversammlung wird von dem*der Vorsitzenden des Vorstandes oder in Vertretung durch dessen*deren Stellvertreter*in geleitet. Sie ist beschlussfähig, wenn mindestens 10 ihrer Mitglieder anwesend sind.

(9) Die Einladung zur Vollversammlung erfolgt in den Sprachen Deutsch und Englisch.

(10) Die Vollversammlung tagt grundsätzlich auf Deutsch. Abstimmungsrelevante Inhalte werden auf Antrag zusätzlich in das Englische übersetzt. Auf Antrag können Tagesordnungspunkte auf Englisch behandelt werden.

(11) Die Verantwortung für die Erstellung des Sitzungsprotokolls liegt beim Vorstand. Dieser muss das Protokoll innerhalb von zwei Wochen nach der Sitzung veröffentlichen. Das Protokoll soll von der nächsten Vollversammlung genehmigt oder abgelehnt werden.

§ 4 Vorstand

(1) Der Vorstand besteht regulär aus fünf Mitgliedern: Dem*Der Vorsitzenden, dem*der stellvertretenden Vorsitzenden und drei weiteren Mitgliedern. Es wird angestrebt, dass die Fächervielfalt der Fakultät im Vorstand repräsentiert wird. Sollten weniger als fünf Kandidat*innen zur Wahl stehen, so reduziert sich die Größe des Vorstands entsprechend. Die Amtszeit des Vorstands beträgt 3 Semester einschließlich des Semesters, in welchem die Neuwahl des Vorstands stattgefunden hat. Übergangsweise ist eine doppelte Besetzung von Vorstandspositionen für das Semester möglich, in welchem sich die betreffenden Amtszeiten neu gewählter und scheidender Vorstandsmitglieder überschneiden oder die Vollversammlung entscheidet, mehr als fünf Personen in den Vorstand zu wählen.

(2) Jedes Mitglied des Konvents kann in den Vorstand gewählt werden.

(3) Die Wahl des Vorstands erfolgt öffentlich. Der Vorstand muss dafür Sorge tragen, dass nur Wahlberechtigte an der Wahl teilnehmen.

(4) Bei der Wahl des Vorstands hat jede*r stimmberechtigte Teilnehmende der Vollversammlung so viele Stimmen wie zur Wahl stehende Vorstandsmitglieder. Ein*e Teilnehmende kann jede*m Kandidat*in je­weils nur eine Stimme geben. Gewählt sind diejenigen Kandidat*innen, die die meisten der abgegebenen Stimmen erhalten, mindestens jedoch eine Stimme. Bei Stimmengleich­heit ist eine Stichwahl erforderlich.

(5) Die Mitglieder des Vorstandes wählen aus ihrer Mitte eine*n Vorsitzende*n so­wie eine*n Stellvertreter*in. Gewählt ist, wer die meisten der abgegebenen Stimmen erhält. Bei Stimmengleichheit ist eine Stichwahl erforderlich. Die Amtszeit des*der Vorsitzenden und des*der Stellvertreter*in entspricht der Amtszeit des Vorstandes.

(6) Sollte, aufgrund des vorzeitigen Ausscheidens eines oder mehrerer Mitglieder, dem Vorstand ein Mitglied angehören, muss baldmöglichst, bis spätestens zum Ende der Wahlperiode, eine Nachwahl erfolgen. Sollte ein Vorstandsmitglied nach abgeschlossenem Promotionsverfahren aus dem Konvent ausscheiden, so kann die Tätigkeit als Vorstandsmitglied bis zum Ende der Wahlperiode weiterhin ausgeübt werden, wobei jedoch kein Stimmrecht in der Vollversammlung nach § 3 Abs. (2) dieser Geschäftsordnung mehr besteht. Die Wahlzeit eines nachgewählten Vorstandsmitglieds endet mit dem Zeitraum, für den der ursprüngliche Vorstand gewählt wurde.

(7) Tritt der Vorstand geschlossen zurück, ist seine letzte Aufgabe die Einberufung und Organisa­tion einer Vollversammlung, auf der die Neuwahl des Vorstands erfolgt.

(8) Der Vorstand kann weitere, nicht wahlberechtigte Personen zu seinen Sitzungen einladen. Mitglieder des Konvents nach § 1 können ohne Einladung an den Sitzungen des Vorstands ohne Stimmrecht teilnehmen.

(9) Der Vorstand trifft seine Entscheidungen, welche in § 5 dieser Geschäftsordnung definiert sind, mehrheitlich. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des*der Vorsitzenden. Der Vor­stand ist dabei an Beschlüsse der Vollversammlung gebunden.

§ 5 Aufgaben und Tätigkeiten

(1) Der Vorstand organisiert die Arbeit des Konvents, nimmt Anfragen an den Konvent entgegen und informiert die Mitglieder des Konvents über seine Aktivitäten sowie aktuelle, die Doktorand*innen der Fakultät betreffenden Belange.

(2) Der Konvent überträgt dem Vorstand das Recht, Empfehlungen an die Organe der Universität in allen die Doktorand*innen betreffenden Belangen aussprechen.
(3) Nach § 38 Absatz 7 Satz 6 LHG werden Entwürfe für Promotionsordnungen dem Konvent zur Stellungnahme zugeleitet. Der Vorstand kann dazu eine schriftliche Stellungnahme verfassen, die vom Konvent im Rahmen einer Vollversammlung beschlossen wird. Die Stellungnahme wird an die entsprechenden Gremien der Universität weitergeleitet.

(4) Der Konvent überträgt dem Vorstand das Recht, ein beratendes Mitglied in den Fakultätsrat zu entsenden. Das beratende Mitglied muss ein Mitglied des Vorstands sein und wird vom Vor­stand mit einfacher Mehrheit gewählt. Diese Bedingungen ausgenommen, sind die Modalitäten der Wahl dieselben wie bei der Wahl des Vorstands. Auf dieselbe Weise wird ein*e Stellvertreter*in des beratenden Mitglieds gewählt. [Hinweis: Diese Regelung der Geschäftsordnung ist (Stand Oktober 2023) nicht mehr aktuell, da die Doktorand*innen der Fakultät mittlerweile ein stimmberechtigtes Mitglied wählen, das von allen eingeschriebenen Doktorand*innen vorgeschlagen werden kann. Der Vorstand des Doktorand*innenkonvents macht es sich jedoch weiterhin zur Aufgabe, bei Wahlen für den Fakultätsrat mindestens zwei geeignete Kandidat*innen vorzuschlagen. Diese müssen jedoch nicht zwangsläufig dem Vorstand angehören.]

(5) Der Vorstand koordiniert die Zusammenarbeit sowohl mit den anderen Konventen der Univer­sität als auch mit anderen Gremien, Organen und Kommission der Fakultät. Er koordiniert die Beteiligung des Konvents an allen die Doktorand*innen betreffenden Fragen, wie beispielsweise in Bezug auf die Graduiertenakademie, Graduiertenkollegs, Hochschuldidaktik, die Graduiertenförderung, die Gestaltung von strukturierten Promotionsprogrammen, die Ver­einbarkeit von akademischer Mitarbeit und Promotion und die Arbeitsbedingungen von Doktorand*innen an der Universität. Von der Beteiligung und den Stellungnahmen des Konvents unbeschadet bleiben die im LHG und spezialgesetzlich geregelten Entscheidungs­kompetenzen anderer Organe der Universität.

(6) Der Vorstand strebt eine vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit mit dem Dekanat, den Vertreter*innen der Studierendenschaft und des akademischen Mittelbaus und allen weiteren Gremien, Organen und Kommissionen der Fakultät an.

(7) Der Vorstand entsendet mindestens ein Mitglied in einen gemeinsamen Arbeitskreis der Vorstände der Konvente aller Fakultäten. Dieser Arbeitskreis hat den Zweck, die Arbeit der einzelnen Kon­vente aufeinander abzustimmen und durch gegenseitige Absprache und Beratung zu fördern.

§ 6 Arbeitsgruppen

(1) Der Vorstand kann zu einem bestimmten Zweck Arbeitsgruppen einrichten, indem er Mitglieder des Konvents dazu beruft, für den Konvent eine bestimmte Aufgabe zu übernehmen. Jedes Mitglied des Konvents nach § 1 kann an der Sitzung eines Arbeitskreises teilnehmen.

(2) Eine Arbeitsgruppe kann dauerhaft oder zu einem befristeten Zweck eingerichtet werden.

(3) Die Vollversammlung kann die Auflösung einer Arbeitsgruppe beschließen. Eine befristete Arbeitsgruppe löst sich nach Erfüllung ihrer Aufgabe und der Abgabe eines Abschlussberichts automatisch auf. Dieser Bericht kann durch ein Mitglied der Arbeitsgruppe oder durch ein Mit­glied des Vorstands auf der Vollversammlung mündlich erfolgen.

§ 7 Inkrafttreten

(1) Diese Geschäftsordnung wurde am 12.05.2015 durch die Vollversammlung verabschiedet und tritt von diesem Zeitpunkt an in Kraft.

§ 8 Änderung der Geschäftsordnung

(1) Änderungen der Geschäftsordnung erfordern eine Zweidrittelmehrheit der anwesenden Mitglieder der Vollversammlung. Der Änderungsvorschlag muss als Tagesordnungspunkt in der Einladung zur Vollversammlung genannt werden.

(2) Änderungsvorschläge müssen in schriftlicher Form beim Vorstand eingereicht werden. Der Vorstand kann dabei eine schriftliche oder mündliche Begründung für den Änderungsvorschlag von den Antragsstellenden einfordern.
Diese Fassung der Geschäftsordnung wurde am 26.10.2023 durch die Vollversammlung verabschiedet und tritt von diesem Zeitpunkt an in Kraft.