Universitätsarchiv

Personalakten

Suchen Sie nach Informationen zu einem ehemaligen Beschäftigten der Universität Tübingen? In diesem Quellenführer sind die wichtigsten Informationen zum Personalaktenbestand des Archivs der Universität Tübingen zusammengefasst (Text: Marcel Wegner).

Weiterführende Recherche

Eine Beständeübersicht des Universitätsarchivs finden Sie auch im Archivportal-D. In diesem Portal finden sich Informationen über Archiveinrichtungen aus ganz Deutschland. Es ermöglicht Ihnen eine deutschlandweite archivübergreifende Recherche:          

https://www.archivportal-d.de/

Erschließungszeitraum

Personalakten sind ab dem Jahr 1829 im Universitätsarchiv vorhanden. Hierbei ist zu beachten, dass zunächst nur Personalakten von Professoren erstellt wurden. Erst ab dem 20. Jahrhundert existieren auch Personalakten über die Beschäftigten der Universität, die nicht dem Lehrkörper angehören. Heute werden zu allen Beschäftigten der Universität Personalakten angelegt. Obwohl der Personalaktenbestand bis in die Gegenwart hinein fortgeführt wird, sind die Nutzungsmöglichkeiten neuerer Personalakten aufgrund von Sperrfristen eingeschränkt.

Veränderungen im Laufe der Zeit

Nicht nur die Stellen, über die Personalakten vorhanden sind, haben sich im Laufe der Zeit verändert. Während bei den ältesten Personalakten noch handschriftlich verfasste Dokumente dominierten und somit möglicherweise Gewisse paläographische Fähigkeiten zur Analyse dieser Akten nötig sind, so stieg im Laufe der Zeit der Anteil der Maschinenschrift immer weiter an. Heutige Personalakten bestehen fast ausschließlich aus maschinenschriftlichen Dokumenten. Eine inhaltliche Veränderung ist, dass sich in neueren Personalakten eher richtige Lebensläufe finden lassen, während bei älteren Akten oft nur biografische Kurzinformation auf einem Personalbogen über die beschäftigte Person vorhanden waren.

Bestände im Universitätsarchiv

Personalakten finden Sie im Uniarchiv in den Beständen UAT 126, UAT 126a, UAT 153, UAT 155 und UAT 158, Lehrstuhlakten in den Beständen UAT 205 und UAT 315.

Eine Übersicht über alle Bestände des Universitätsarchivs finden Sie hier:

http://dx.doi.org/10.15496/publikation-21562

Beispiel für die Signatur einer Personalakte.

Umfang

Es ist schwer, eine allgemeine Aussage zu dem typischen Umfang einer Personalakte zu treffen, da sie in diesem stark variieren. Diese Variation ergibt sich aus Unterschieden in Beschäftigungsdauer, aber auch aus dem Vorhandensein beziehungsweise nicht Vorhandensein „besonderer“ Vorkommnisse in der Beschäftigungszeit.

Zwei Personalakten, die sich im Umfang enorm unterscheiden.

Unterschiede zwischen Personal- und Stellenakten

Sowohl personenbezogene Personalakten als auch stellenbezogene Lehrstuhlakten können bei Ihrer Recherche hilfreich sein. Sie unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Struktur voneinander. Während sich eine Personalakte den gesamten Beschäftigungszeitraum einer Einzelperson bei der Universität umfasst, enthält eine Lehrstuhlakte alle Informationen rund um die Besetzung einer bestimmten Stelle im Lehrkörper der Universität in einem gewissen Zeitraum. Da hier auch Informationen über Personen vorhanden sind, die letztlich nicht die Stelle an der Universität erhalten haben, können Lehrstuhlakten auch biographischen Mehrwert für Recherchen nach Personen bieten, die nie Beschäftigte der Universität Tübingen waren.

Vergleich zwischen Personalakte (links) und Lehrstuhlakte (rechts).

Struktur und typische Inhalte

Insbesondere ältere Personalakten weisen eine einheitliche Struktur auf. Sie sind unterteilt in die Abschnitte Berufung, Generalakten, Ableben und Nachträge. Im Bereich Berufung finden sich alle Dokumente, die in Zusammenhang der Anstellung der betreffenden Person an der Universität stehen, wie etwa eine Habilitation. Besonders interessant für viele Recherchierende ist hier vermutlich der bei älteren Personalakten stets vorhandene Personalbogen, in dem sich kurze biographische Informationen wie etwa Geburtsort, Bildungslaufbahn oder Militärdienst befinden. Dieser ist im Umfang jedoch nicht gleichzusetzen mit einem ausführlichen Lebenslauf. In den Generalakten findet sich alles, was den Zeitraum der Beschäftigung an der Universität betrifft. Typische Inhalte und Themen sind hier etwa Urlaubsgesuche, Stellenwechsel, Gehalt, Nebeneinkommen oder Forschungsreisen. Im Abschnitt Ableben können sich neben Informationen über das Sterbedatum der Person auch Kondolenzschreiben, etwa von anderen Universitäten befinden. Im letzten Bereich Nachträge befinden sich alle sonstigen Dokumente, die nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses entstanden sind. Diese Dokumente können teilweise auch erst nach dem Ableben der Person entstanden sein, weshalb der Zeitraum, aus welchem Dokumente der Personalakte stammen, nicht zwingend mit dem Sterbedatum der Person enden muss.

Personalbogen mit einigen biographischen Informationen.
Beispiel für einen Nachtrag: Artikel über eine Gedächtnisfeier für Lothar Meyer.

Grenzen der Ergiebigkeit von Personalakten

Im Zusammenhang mit den Inhalten einer Personalakte ist es auch wichtig, darauf hinzuweisen, dass die Erwartungen an die Ergiebigkeit der Akte nicht zu hoch angesetzt werden sollte. Biographische Information lassen sich vor allem im Informationsbogen oder im Lebenslauf finden. Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass diese stets nur den Zeitraum bis zur Anstellung an de Universität abdecken. In den Generalakten, die den Beschäftigungszeitraum umfassen, befinden sich hingegen meist nur Schreiben über die betreffende Person und nicht von ihr. Persönliche Schreiben oder Korrespondenz zu Forschungsthemen oder Meinungsäußerungen zu Geschehnissen in der Zeit der Beschäftigung sucht man hier meist vergebens. Wenn keine Zwischenfälle, wie etwa Beschwerden aufgetreten sind, wird man ihnen nicht allzu viel Informationen über Ansichten und Charakter der Person entnehmen können.

Schutz- und Sperrfristen

Personalakten sind frühestens 10 Jahre nach Ableben beziehungsweise frühestens 90 Jahre nach der Geburt der betreffenden Person zugänglich. Genauere Informationen über Schutz- und Sperrfristen finden Sie hier:                                                                                                                                                

https://uni-tuebingen.de/einrichtungen/universitaetsbibliothek/uniarchiv/archivbenutzung/schutz-und-sperrfristen/

Digitalisierungsstand

Einige ältere Personalakten wurden bereits digitalisiert. Jedoch existieren längst noch nicht zu allen zugänglichen Personalakten des Universitätsarchivs Digitalisate. Eine Übersicht über alle digitalisierten Archivalien des Uniarchivs finden Sie hier:

https://uni-tuebingen.de/einrichtungen/universitaetsbibliothek/uniarchiv/digitalisierte-archivalien/