Schutz- und Sperrfristen

Bei der Benutzung von jüngerem Archivgut ab Mitte des 20. Jahrhunderts sind Schutz- und Sperrfristen (im folgenden als Schutzfristen bezeichnet) gemäß den Archivgesetzen zu beachten. Sie dienen va. dem Schutz der Persönlichkeitsrechte von natürlichen Personen, welche von den Archivalien betroffen sind. Archivalien die noch einer Schutzfrist unterliegen sind nicht ohne weiteres bestell- und einsehbar. Je nach Erschließungstiefe können bereits die Verzeichnungsinformationen der Archivalien geschützt sein. Schutzfristen stellen damit eine Einschränkung des allgemeinen Rechts auf Archivbenutzung dar.

Schutzfristen gelten für Unterlagen staatlicher Provenienz (Herkunft), also Unterlagen der Universitätsverwaltung. Für Unterlagen nichtstaatlicher Provenienz (z.B. Verbindungsarchive, private Nachlässe usw.), können in den privatrechtlichen Übergabevereinbarungen zusätzliche, abweichende Regelungen getroffen worden sein. Da das Universitätsarchiv bestrebt ist, die Benutzungsbestimmungen in Übereignungs- und Depositalverträgen an den Schutzfristen für staatliches Archivgut auszurichten, bilden sie aber in diesen Fällen einen ersten Richtwert.

Frei von Schutzfristen sind alle Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren (z.B. Amtsdruckschriften, Flugblätter, Zeitungsausschnitte).

Archivische Schutzfristen sind klar von den Fristen des Urheberrechts zu trennen.

Es sind drei Arten von Schutzfristen zu unterscheiden:

1. Die allgemeine Schutzfrist gilt für alle Archivalien. Sie erlischt 30 Jahre nach Schließung der Akte durch die aktenführende Stelle. Anhand des in unseren Findbüchern angegebenen Laufzeitendes eines Archivales (entspricht der Schließung der Akte) lässt sich errechnen, ob diese Schutzfrist noch gilt.

2. Bezieht sich ein Archivale nach seiner Zweckbestimmung auf eine / mehrere natürliche Person(en) (z.B. Studierendenakten, Prüfungsakten, Promotionsakten, Personalakten, Patientenakten usw.), so greift zusätzlich die personenbezogene Schutzfrist. Sie endet 10 Jahre nach Tod der betroffenen Person. Ist der Todeszeitpunkt nicht bekannt, kommt hilfsweise eine Schutzfrist von 90 Jahren nach der Geburt der betroffenen Person zur Anwendung.

3. Archivalien, die unter Rechtsvorschriften über Geheimhaltung (z.B. Arzt-/Patientengeheimnis bei Behandlungsunterlagen der Universitätskliniken) fallen, dürfen erst 60 Jahre nach Schließung der Akte benutzt werden. Auch hier kann anhand des verzeichneten Laufzeitendes das Ende der Schutzfrist errechnet werden.

Treten mehrere Schutzfristen gleichzeitig auf, gilt jeweils die längste.

Um geschütztes Archivgut nutzen zu können, gibt es vier Möglichkeiten:

1. Von allen Schutzfristen ausgenommen ist die ursprünglich aktenführende Stelle, also der Teil der Universitätsverwaltung, bei der das betreffende Archivgut entstanden ist. Sie kann ihre Archivbestände unabhängig von Schutzfristen nutzen.

2. Da Schutzfristen v.a. die Persönlichkeitsrechte der vom Archivgut betroffenen Personen schützen sollen, können ebendiese Betroffenen ohne Rücksicht auf Schutzfristen das sie selbst betreffende Archivgut (z.B. ihre eigene Prüfungs- oder Personalakte) nutzen. Voraussetzung ist, dass dem keine schutzwürdigen Interessen von Dritten, etwa weiteren von den Archivalien betroffenen Personen entgegenstehen. Wer von dieser Möglichkeit Gebrauch machen will, muss sich gegenüber dem Archiv durch ein Personaldokument (idR. der Personalausweis) identifizieren.

3. Die personenbezogene Schutzfrist lässt sich durch Einwilligung der betroffenen Person für eine konkrete Benutzung aufheben. Diese Einwilligung benötigen wir aus Nachweisgründen schriftlich. Betrifft das Archivgut mehrere Personen, wird die Einwilligung aller benötigt. Ist die betroffene Person zwar bereits verstorben aber sind seit dem Tod noch keine 10 Jahre vergangen, geht das Recht auf Einwilligung auf die Hinterbliebenen im Sinne von § 6 Abs. 4 Satz 3 Landesarchivgesetz Baden-Württemberg (Ehegatte, Lebenspartner, Kinder oder Eltern) über.

4. Schutzfristen können für konkrete Archivalien verkürzt (oder ggfs. ganz aufgehoben) werden, sofern dies für ein wissenschaftliches Forschungsvorhaben oder für die Wahrnehmung berechtigter Belange notwendig ist. Dafür können Sie beim Universitätsarchiv einen formlosen Schutzfristenverkürzungsantrag stellen. Für diesen Antrag sollte das Forschungsvorhaben bzw. der sonstige Benutzungszweck beschrieben und dargelegt werden, warum die Benutzung des geschützten Archivguts dafür notwendig ist. Sofern vorhanden, sollte auch eine Empfehlung des Betreuers bzw. Projektleiters beigefügt werden. Bitte beachten Sie, dass dieser Antrag genehmigt sein muss, bevor eine Einsicht in geschütztes Archivgut möglich ist. Bitte stellen Sie den Antrag deshalb mit ausreichend zeitlichem Vorlauf, mindestens aber zwei Wochen vor dem angestrebten Benutzungstermin.

Schutzfristen können nicht in jedem Fall verkürzt werden. Da z.B. die meisten Rechtsvorschriften über Geheimhaltung auf Bundesrecht basieren, gilt bei der Verkürzung der 60jährigen Schutzfrist § 12 Absatz 3 Bundesarchivgesetz, welcher eine Verkürzung um maximal 30 Jahre ermöglicht.