Wann sollten Unterlagen angeboten werden?

Auch wenn kein unmittelbarer Platzmangel eine Aktenanbietung erzwingt, sollten nicht mehr benötigte Unterlagen regelmäßig (jedoch aus arbeitsökonomischen Gründen möglichst nicht häufiger als einmal pro Jahr) dem Universitätsarchiv angeboten werden.

Nach Aktenschluss (z.d.A.-Verfügung) verbleiben die Unterlagen noch bei der Sachbearbeiterin/ dem Sachbearbeiter bzw. in der Altregistratur der Dienststelle, um bei Bedarf darauf zurückzugreifen. Die Zeit dieses Verbleibens nennt man Aufbewahrungsfrist. In diesem Zeitraum obliegt es der Dienststelle, die Unterlagen vor Verlust, Beschädigung, unbefugter Veränderung usw. zu schützen. Die Aufbewahrungsfristen sind im landeseinheitlichen Aktenplan bzw. in den entsprechenden Rechtsvorschriften geregelt. Grundsätzlich sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist Unterlagen "anbietungsreif", d.h. können dem Archiv angeboten werden. Eine Übersicht über wichtige Bestimmungen zu Aufbewahrungsfristen haben wir einem Merkblatt für Sie zusammengestellt.

Sind im landeseinheitlichen Aktenplan keine Aufbewahrungsfristen genannt und bestehen keine abweichenden Rechtsvorschriften, kann das für den Geschäftsbetrieb nicht mehr benötigte Schriftgut nach 10 Jahren ausgesondert und dem Archiv angeboten werden.

Unabhängig davon sind alle Unterlagen spätesten 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Archiv anzubieten, sofern durch Rechts- und Verwaltungsvorschriften keine längere Aufbewahrung durch die Verwaltung vorgesehen ist.

Hinweise auf Aufbewahrungsfristen finden Sie auch auf den Seiten der zentralen Datenschutzstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS).