Am Montag, 3. Dezember 2012 referierte PR-Beraterin Sonja John von der Agentur Roth & Lorenz am Institut für Sportwissenschaft. Sie gab den Studierenden Überlebensstrategien mit, die für den Gewinn eines PR-Auftrages essentiell sind und beschrieb damit den Weg vom Pitch zum Clipping.
Die Agentur Roth & Lorenz aus Stuttgart hat in den vergangenen Jahren mit einigen großen und bekannten Unternehmen zusammengearbeitet. Nudelhersteller Barilla, Handygigant Nokia und gerade jetzt in der Weihnachtszeit Coca Cola sind nur drei Unternehmen, die im PR-Bereich betreut werden. Für Coca Cola zum Beispiel wurde auch in diesem Jahr die Tour des Weihnachtstrucks geplant und durchgeführt. Wie aber kommt eine PR-Agentur zu einem Auftrag vom führenden Getränkehersteller auf dem Globus? Sonja John, seit zehn Jahren bei der Stuttgarter Agentur tätig, erklärte den Studierenden dies anhand mehrerer Schritte.
Um an ein neues Briefing, also an den ersten Kontakt mit einem Kunden, zu gelangen, ist es wichtig, Kundenbeziehungen zu pflegen. Viele Unternehmen schreiben neue Kampagnen auch aus, sodass sich Agenturen direkt darum bewerben können. In der Regel aber gilt, so John: „Man muss das Ohr am Markt haben und Networking betreiben“. Die ist die erste Überlebensstrategie der Beraterin.
War die Agentur erfolgreich, ist es wichtig, so viel wie möglich über das Unternehmen zu erfahren. Wie ist es positioniert, welche Zielgruppen und Zielsetzungen hat es? Die PR-Berater wollen über den Kunden lernen, einen „Schulterblick“ bekommen. John fügt hinzu: „Man muss die Marke kritisch prüfen auf ihre Position und Richtung“. Manchmal käme es vor, dass die Meinungen über eine Marke auseinandergehen. Diese Unklarheiten sollten ausgeräumt werden.Hinzu kommt auch die Besprechung des Budgetrahmens. „Wir PR-Leute hassen es, wenn uns ein Auftraggeber sagt, er zahle abhängig von der Idee“, erzählt die Referentin. Es gebe eine wahnsinnig große Bandbreite. PR sei auf jedes Budget anpassbar. Daraus ergibt sich die zweite Überlebensstrategie: Mitdenken und jedes Briefing hinterfragen. Bei einem weiteren Re-Briefing können Fragen geklärt werden. Dabei sei gerade das Zuhören nicht zu vernachlässigen, so John. Wer dem Kunden gut zuhört, kann Wünsche genauer erfüllen und ein besseres Konzept erarbeiten.
Nun beginnt für das PR-Team die kreative Arbeit. Ein Pitch-Konzept muss entworfen werden. Dies geschieht in einem Team, bestehend aus Designern, Logistikern, Spezialisten und PR-Konzeptionierern. Ein ungeschriebenes Gesetz bei PR-Agenturen ist es, dass „die Erwartungen immer mehr als nur erfüllt werden müssen“. Die „extra mile“ soll im Normalfall gegangen werden. Es störe den Kunden auch nicht, wenn die Idee dann etwas teurer ausfällt. Die Überlebensstrategie beim Konzeptentwurf lautet: Einen Schritt weiter denken.Ist das Konzept fertig, wird es in einer Präsentation verarbeitet und an den Kunden gesendet. Darauf folgt anschließend die Präsentation der Agentur. „Damit wollen wir den Kunden unterhalten“, sagt John und fügt hinzu: „Es sollte bei der Präsentation auch eine Überraschung dabei sein“. Etwas, das dem Kunden im Gedächtnis bleibe. Die nächste Überlebensstrategie lautet folglich: Die Erwartungen stets übertreffen. Sobald sich der Auftraggeber für eine Agentur entschieden hat, beginnt die Arbeit für diese von neuem. Das Konzept muss überarbeitet werden. „Der Auftrag kann sich ändern, die Parameter bei einem Unternehmen können sich auch ändern“, erklärt die PR-Beraterin. Alte Ideen vergessen und neu denken, das ist die Überlebensstrategie, nachdem ein Auftrag gewonnen wurde.Manche Unternehmen bezahlen die Agentur erst dann, wenn der Auftrag auch an diese vergeben wurde. Sollte das Konzept nicht erfolgreich vermittelt werden, gehen Agenturen manchmal leer aus. Die Frage,ob sich das für die Agentur lohne, beantwortet Sonja John nicht klar. Manche Kunden seien es wert, das Risiko einzugehen.
Im Optimalfall bleibt der Krisenfall jedoch aus, es kommt zum „Happy End“. Die Medien berichten über das Unternehmen und viele Clippings (Artikel, Bilder,...) entstehen. Um sich ständig zu verbessern, greift hier eine weitere Überlebensstrategie: Keylearnings schon während des Projekts festhalten. Durch Evaluation und Rückmeldung kann das Konzept optimiert werden.Damit geht auch die abschließende Überlebensstrategie einher: Nie aufhören zu lernen. Man muss beim nächsten Mal noch besser sein.
Bericht und Foto: Max Länge