Um die Universität Tübingen weiter zu digitalisieren, müssen vor allem Arbeitsabläufe statt Organisationseinheiten in den Blick genommen werden. Bei dieser Umorientierung unterstützt das Geschäftsprozessmanagement: Dabei werden zunächst die wichtigsten Abläufe identifiziert, in einer genormten Form erfasst und in einem „Digitalen Verwaltungshandbuch“ übersichtlich dokumentiert. Das Handbuch ist ein webbasiertes Werkzeug: die Anmeldung erfolgt mit Login-ID und Passwort. Derzeit umfasst es einen Großteil der Prozesse im Zusammenhang mit der Anbahnung, Bewirtschaftung und Abwicklung von Drittmittelprojekten.
Digitales Drittmittelprozesshandbuch
Ziel des Digitalen Verwaltungshandbuchs ist es, vorliegende Informationen zu verwaltungsinternen Abläufen strukturiert darzustellen, um die Transparenz für die Fachbereiche und die Zentrale Verwaltung zu erhöhen und die Zusammenarbeit zu stärken. Das Handbuch beinhaltet:
- die Dokumentation von Verwaltungsabläufen (z.B. zur Erfüllung von Rechtsnormen)
- die Abbildung der Organisationseinheiten mit deren Rollen und Zuständigkeiten
- die Darstellung der Aufgaben aus dem Fachbereich heraus
- die Festlegung klarer Schnittstellen zwischen Prozessen, so dass Prozessketten nachvollziehbar werden
Nutzen für die Universität insgesamt:
- Transparenz verwaltungsinterner Abläufe
- schnellere Abwicklung von Anfragen durch eindeutige Zuständigkeiten und definierte Schnittstellen
- effizientere Nutzung der vorhandenen Ressourcen
- geringere Prozesskosten durch Standardisierung
Nutzen für Mitarbeitende in der Zentralen Verwaltung:
- strukturierte Darstellung umfangreicher Prozessinformationen inklusive notwendiger Dokumente
- schnelle Suche nach Stichworten und Organisationseinheiten
- Zugriff von allen Orten, alles auf einer Plattform (datenbankgestützt, webbasiert)
- direktes Feedback an Prozessautoren geben
Digitales Drittmittelprozesshandbuch
