Spacialist wurde als modulare erweiterbare Anwendungsplattform implementiert, die für jedes Forschungsprojekt separat instanziiert und angepasst werden kann. Die Anwendungsplattform basiert auf einem Metamodell, das Objekte und deren Eigenschaften und Beziehungen projektspezifisch definierbar macht. Für die Benennung von Objekten und deren Eigenschaften im Datenmodell bietet Spacialist das Erstellen von kontrollierten mehrsprachigen Vokabularen (Thesauri) nach dem XML-basierten W3C-Standard Simple Knowledge Organization System (SKOS). Die Bearbeitung des Projektthesaurus erfolgt mittels des dafür entwickelten Werkzeugs ThesauRex.
Die Kernfunktionalität von Spacialist besteht aus (a) einer hierarchischen Datenorganisation, (b) der Möglichkeit, die Datenobjekte mit anpassbaren Bearbeitungsmasken zu erfassen und kollaborativ zu bearbeiten, sowie (c) aus interaktiven Karten, auf denen Datenobjekte geografisch verortet werden können. Erweiterungsmodule bieten je nach Bedarf zusätzliche Funktionalität, wie beispielsweise Datenanalyse, Literaturverwaltung, Dateiverwaltung und -betrachtung oder ein Geografisches Informationssystem.
Spacialist basiert auf einem rollenbasierten Berechtigungsmodell, das auf die Anforderungen jedes Forschungsprojekts zugeschnitten werden kann. Für die Verwendung der Spacialist-Software ist lediglich ein Web-Browser nötig (siehe rechts den Screenshot des Hauptfensters eines Beispielprojekts zum Weltkulturerbe).