Informationen gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO fInformationen gemäß Art. 13 DS-GVO bezüglich personenbezogener Daten beim Versand von Gütern von der Universität in Drittstaaten. 

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlich gem. Art. 4 Abs.7 DS-GVO ist die
Eberhard Karls Universität Tübingen
Geschwister-Scholl-Platz
72074 Tübingen
Die Universität Tübingen ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und zugleich staatliche Einrichtung (§ 8 LHG).
Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr.  Dr. h.c. (Dōshisha) Karla Pollmann gesetzlich vertreten.
rektorinspam prevention@uni-tuebingen.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DS-GVO) erreichen Sie unter:
Eberhard Karls Universität Tübingen
Geschwister-Scholl-Platz
72074 Tübingen
Herr Siegmar Ruff
Tel.: (07071) 29-76480
E-Mail: datenschutzspam prevention@uni-tuebingen.de
 

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Der Versand von Material und Waren macht die Angabe Ihres Namens, der Dienstadresse, der Telefonnummer und Ihrer E-Mail-Adresse sowie Ihre persönliche Unterschrift notwendig. Der Zweck des Versands von Material liegt in Ihrer persönlichen Verantwortung. Die Leitung der Universität geht davon aus und setzt voraus, dass im Rahmen der Wissenschaftsfreiheit der von Wissenschaft und Forschung selbst initiierte Versand oder Austausch von Material unter Berücksichtigung der rechtlichen (insbes. zoll- und außenwirtschaftsrechtlichen) Rahmenbedingungen geschieht. Hierzu beachten Sie bitte die Hinweise zur Erstellung einer Pro-forma-Rechnung.
Beim Versand oder Austausch von Material mit Institutionen oder Personen in Staaten, für die weder ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 3 DS-GVO noch andere geeignete Garantien nach Art. 46 DS-GVO bestehen, wird explizit Ihre Zustimmung als Versender für die Verarbeitung personenbezogenen Daten (Name und dienstliche Anschrift) gemäß Art 49. Abs. a DS-GVO benötigt. Art. 49 a (Ausnahmen in bestimmten Fällen) setzt eine ausdrückliche Einwilligung durch die betroffene Person voraus, dass durch den Versand von Material in Drittstaaten auch bestimmte personenbezogene Daten weitergegeben und verarbeitet werden, auch von Drittstaaten und Organisationen in Drittstaaten ohne angemessenen Datenschutz. Sie bestätigen mit Ihrer Unterschrift die Zustimmung zur Übersendung Ihres Namens und der dienstlichen Anschrift an mögliche Drittstaaten durch den selbstinitiierten Versandvorgang. Durch Ihre Unterschrift auf einer zollfähigen Rechnung oder Pro-Forma-Rechnung bestätigen Sie ebenfalls Ihre Zustimmung zu der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb des Wirkungsbereichs der DS-GVO. 

4. Verarbeitete Datenkategorien

Im Rahmen der Nutzung der Software werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Beschäftigte:

• Name und Vorname
• Dienstliche Kommunikationsdaten (z. B. dienstliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

Vertragspartner:

• Name und Vorname
• Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

5. Speicherung der Daten auf den Servern der Zentralen Verwaltung

Die Daten werden zur Verarbeitung und Erstellung der Pro-forma-Rechnung auf den passwortgesicherten Servern der Zentralen Verwaltung gespeichert. Nach Erstellung und Versand der mit einer Pro-forma-Rechnung ausgestatteten fortlaufenden Nummer wird die Pro-forma-Rechnung in die Aktenablage der Universitätsverwaltung durch die Abteilung I.4 versandt. Auf den Arbeitsplatzrechnern der Verwaltungsmitarbeiter der Abteilung I.4 werden mit Abschluß des Verarbeitungsvorgangs die Daten gelöscht. 

6. Empfänger der personenbezogenen Daten

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Versandvorgangs und Zollverfahrens können sein: 
- die Abteilung Universitätsentwickung und Compliance (Dez. I.4) und Dezernat I
- Dezernat Finanzen (VII)
- die Abteilung Innere Dienste (Dez. VI.1)
- die von der Universität beauftragte Beratungsstelle Zollfuchs GmbH (Tübingen), insbes. wenn diese durch die versendende Person kontaktiert wird
- die deutschen Zollbehörden und die Zollbehörden der empfangenden Staaten 
- Steuerbehörden
- beauftragte Transportunternehmen. 

7. Speicherdauer

Innerhalb der Universität werden Ihre personenbezogenen Daten / Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht / vernichtet. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre, gemäß der Aufbewahrungspflicht in Zollsachen. 

8. Notwendigkeit zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit des durchzuführenden Versand- und Zollverfahrens erforderlich. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten für das selbst zu verantwortende Zollverfahren einschließlich der Berücksichtigung außenwirtschaftsrechtlicher Vorgaben kann zur Folge haben, dass ein korrekter Versandvorgang nicht möglich ist.

8. Betroffenenrechte

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung, Vervollständigung (Art. 16 DS-GVO) und/ oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS- GVO) zu.
Ihnen steht ferner gemäß Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, zu.

9. Sicherheit der Datenverarbeitung, Dokumentierung des Verarbeitungsvorgangs

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Daten sind gemäß der technischen und organisatorischen Maßnahmen des universitären Rechenzentrums gesichert. Ein Verzeichnis der Verarbeitungsvorgänge (VVT) wurde im Datenschutzmanager der Universität erstellt. Damit erfüllt die verarbeitenden Stelle ihre Dokumentierungspflichten gemäß Art. 30 DS-GVO. Mit der externen Beratungsfirma (Zollfuchs) wurde ein, den datenschutzrechtlichen Erfordernissen entsprechender, Auftragsdatenverarbeitungvertrag gemäß 28 DS-GVO abgeschlossen. 

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche, technische oder organisatorische Anforderungen anzupassen. Die aktuelle Fassung ist stets auf der Website der Hochschule einsehbar oder über die Software abrufbar.

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter den oben angegebenen Kontaktdaten.