Mitte Mai lud das Change Management der Universität Tübingen eine Gruppe von 16 Beschäftigten der Universität zum zweiten Teil eines Prozessworkshops zur SAP-Einführung ein. Schwerpunkt in diesem Workshop war das Thema „Information & Berichte“ im derzeit entstehenden Informationsportal der Universität Tübingen (InPUT). Mittels InPUT haben die Ressourcenverantwortlichen in den Einrichtungen zukünftig dezentral Zugriff auf alle relevanten Daten. In einer ersten Stufe sollen die Finanzdaten aus dem SAP-System bereitgestellt werden. Mittelfristig sollen im InPUT auch Berichte zu Personal- und Studierendendaten abrufbar sein. Die nötige Technik, um Daten aus verschiedenen Vorsystemen zusammenführen zu können, liefert das Data Warehouse SuperX. Auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Workshops werden ab Januar 2015 damit arbeiten. Um die Beschäftigten möglichst früh in den Entwicklungsprozess zur Einführung von SAP einzubeziehen, hielt das Change Management in diesem Jahr bereits mehrere Prozessworkshops zu unterschiedlichen Themengebieten ab. Das Angebot richtete sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die in ihren Einrichtungen die Ressourcenplanung und -bewirtschaftung betreuen. Dabei wurde auf eine möglichst repräsentative Gruppenzusammensetzung mit Vertreterinnen und Vertretern aus den jeweiligen Fachabteilungen der Zentralen Verwaltung sowie aus den Fakultäten, Instituten und Zentralen Einrichtungen geachtet.

Im Workshop „Information & Berichte“ konnten sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer praxisnah darüber austauschen, welche Inhalte des bisherigen Online-Konteninformationssystems (QISFSV-3T) im InPUT beibehalten werden sollen und in wie weit zusätzliche wichtige Informationen bereitgestellt werden können, wie zum Beispiel „Obligos“, die aufgrund von Verpflichtungen zu künftigen Ausgaben führen. Daniel Epple von der Stabsstelle Controlling präsentierte bei dieser Gelegenheit die zukünftige Ansicht des InPUT-Buchungsberichts. Diskussionsstoff bot unter anderem die Frage, welche Eingabefelder tatsächlich für die alltägliche Buchungspraxis notwendig sind. „Eine möglichst differenzierte Ausweisung bei Buchungen mit den entsprechenden Feldern scheint rundum grundsätzlich erwünscht zu sein. Wir werden versuchen, davon möglichst Vieles technisch umzusetzen“, fasste Thomas Bonenberger, Change Manager für SAP-Einführung an der Universität Tübingen, die Diskussion zusammen. „Ich wünsche mir in jedem Fall, dass es künftig Zusatzinformationen mit Fallbeispielen gibt, was genau in welchem Feld einer Auszahlungsanordnung eingetragen werden muss“, erklärte Diana Nickel vom Dezernat für Internationale Angelegenheiten. „Für Mitarbeiter, die neu anfangen, wäre das sehr hilfreich.“

„Ein angenehmer Nebeneffekt dieses Workshops war, dass man im Dialog mit den Fachleuten die eigene Praxis beim Informations- und Berichtswesen reflektiert hat. Das hat einen genaueren Blick auf die tägliche Arbeit ermöglicht“, meinte Christian Schulz vom Kunsthistorischen Institut der Universität Tübingen. „Ich finde es sehr gut, dass die Beiträge der Workshopteilnehmer auf diese Art in den SAP-Einführungsprozess einfließen können. Das hat meinen bisherigen positiven Eindruck des ganzen Prozesses bestätigt. Man fühlt sich so als Endanwender ernst genommen“, sagte Schulz.

Weitere Prozessworkshops mit Beschäftigten der Universität Tübingen fanden zu den Themen Einkauf, Anlagen & Inventarisierung, Drittmittel, Zentrale Rechnungsstellung und Reisekosten statt. Im Mai gab es außerdem zwei Informationsveranstaltungen für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur SAP-Einführung. Im Oktober und November 2014 werden Qualifizierungsmaßnahmen für alle Beschäftigen im Finanzdezernat sowie für andere zentral buchende Stellen an der Universität durchgeführt, damit alle künftigen Nutzer für die Arbeit mit dem SAP-System gut vorbereitet sind.

Termine und Anmeldung für die Qualifizierungsmaßnahmen im Herbst im „Schulungskalender 2014“ (Intranet – Mitarbeiter-Login erforderlich): http://www.uni-tuebingen.de/de/39625

Weitere Informationen zur SAP-Einführung unter: http://www.uni-tuebingen.de/de/37989