Personal und Innere Dienste

Exkursionen

Grundsätzliches

Voraussetzungen

Exkursionen sind Lehrveranstaltungen (z.B. Geländepraktika, Kartierkurse, Kartierübungen) für Studierende der Universität, die außerhalb des Hochschulortes stattfinden und von einer Lehrkraft begleitet werden.

Veranstaltungen mit weniger als 5 zuschussberechtigten Studierenden sind keine Lehrveranstaltungen und können nicht bezuschusst werden.

Grundsätzlich besteht kein Rechtsanspruch auf die Gewährung von Zuschüssen für Exkursionen.

Unfallversicherungsschutz

Gemäß Sozialgesetzbuch sind Studierende während der Aus- und Fortbildung an Hochschulen unfallversichert (nur bei Personenschaden). Dies gilt auch für Lehrveranstaltungen, die außerhalb des Hochschulorts stattfinden.

Zuständiger Versicherungsträger ist die
Unfallkasse Baden-Württemberg
Tel.: 0711 9321-0
Fax: 0711 9321-500
E-Mail: info@ukbw.de

Aus Gründen der Beweissicherheit ist es zweckmäßig, vor Beginn der Exkursion eine Teilnehmerliste bei der Zentralen Verwaltung, Sachgebiet Reisekosten oder in Ihrem Sekretariat vorzulegen, damit zweifelsfrei dokumentiert wird, dass es sich um eine Lehrveranstaltung handelt. 

Bei weiteren Fragen zum Unfallversicherungsschutz wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung der Universität.

Exkursionen über Innenaufträge

Zwecks Sicherstellung eines einheitlichen Verfahrens im Zusammenhang mit der Durchführung von Exkursionen, die über die Fakultäten bezuschusst werden (frühere Qualitätssicherungsmittel), ist ein Innenauftrag verpflichtend einzurichten.

Der Innenauftrag fungiert als eine Art „Exkursionskonto“. Der Eigenanteil der Studierenden ist vorab zwingend zu erbringen und auf den Innenauftrag einzuzahlen. Fahrt-, Unterkunftskosten etc. der Studierenden werden aus dem Innenauftrag beglichen.

Mit Rektoratsbeschluss vom 15.04.2015 wurde die Abrechnung von Exkursionen über Innenaufträge beschlossen.

Einrichten eines Innenauftrags

Der Innenauftrag wird von der Finanzabteilung eingerichtet. Bitte wenden Sie sich hierzu an Frau Conte (Dez. V, Abt.1): friederike.conte@uni-tuebingen.de

Wichtige Informationen

Die Innenauftragsnummer gilt nur für die darüber abgewickelte Exkursion. D.h. mit jeder weiteren Exkursion muss ein neuer Innenauftrag eingerichtet werden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein Innenauftrag bis zum Abschluss der Exkursion (d.h. mit Zahlung des Zuschusses durch die Fakultät) ein Defizit aufweisen kann. Erst mit Beendigung der Exkursion und Durchführung der Exkursionsabrechnung ist dafür Sorge zu tragen, dass der Innenauftrag ausgeglichen ist.

Zwingend notwendig ist es, dass der Exkursionsleiter alle Buchungen (Einnahmen und Ausgaben) über den InPUT-Zugang verfolgen kann. Der Innenauftrag ist einer Kostenstelle (bspw. eines Lehrstuhls) zugeordnet, so dass der Kostenstellenverantwortliche dieser Kostenstelle auch ein Einsichtsrecht in InPUT hat. Sollte dies nicht der Fall sein, beantragen Sie ein Zugangsrecht beim Controlling: input@zv.uni-tuebingen.de

Weitere Informationen zur Abwicklung von Exkursionen über einen Innenauftrag finden Sie in unserem Downloadbereich.

Kontakt

Bei Fragen zu Exkursionen oder zu Einzelfällen wenden Sie sich bitte an: Frau Wolff, Telefon: 29 - 7 42 03.

Exkursionsleiter

Exkursionen leiten

Studierende, Tutoren und ungeprüfte wissenschaftliche Hilfskräfte können nicht als Leiter einer Exkursion fungieren. Weitere Einschränkungen gibt es nicht, so dass auch Privatdozenten und Lehrbeauftragte Exkursionen durchführen können.

Die Zahl der Exkursionsleiter richtet sich nach der Anzahl der zuschussberechtigten Studierenden. Bei Exkursionen mit mehr als 10 Studierenden ist in der Regel ein zweiter Exkursionsleiter angemessen. Bei mehr als 20 Studierenden ein dritter Exkursionsleiter usw...

Dienstreisegenehmigung

Für die Leiter von Exkursionen sind die Exkursionsreisen Dienstreisen.

Sofern die Reisekosten aus Mitteln der Zentralen Verwaltung erstattet werden sollen, muss vor Beginn der Exkursion eine Dienstreisegenehmigung bei der Zentralen Verwaltung, Sachgebiet Reisekosten eingeholt werden.

Sollen keine Reisekosten erstattet werden, so genügt die Genehmigung des Institutsdirektors, bzw. des Dekans.

Exkursionsleiter ohne Dienstreisegenehmigung

Lehrbeauftragte und Professoren, die aus dienstrechtlichen Gründen keine Dienstreisegenehmigung benötigen, können auf die vorherige Genehmigung durch die Zentrale Verwaltung grundsätzlich verzichten. Es besteht dann allerdings kein Anspruch auf Reisekostenerstattung. Ebenso tragen Sie im Schadensfall die Beweislast, dass es sich um eine dienstliche Reise gehandelt hat.

Als Reisekostenerstattung werden in diesen Fällen nur die nachgewiesenen notwendigen Auslagen ersetzt.

Vor Beginn der Exkursion

Einzahlung von Studierendenbeiträgen

Die Studierenden müssen ihren zwingend zu erbringenden Eigenanteil auf das Konto der Universität einzahlen:

Kreissparkasse Tübingen
IBAN: DE13 6415 0020 0000 0130 04
BIC: SOLADES1TUB

Als Verwendungszweck sind die Innenauftrag-Nummer und Namen des/der Exkursionsleiters/-in anzugeben. Zwecks einfacher Zuordnung und Gewährleistung einer korrekten Buchung sollte der Exkursionsleiter Frau Karaterzidou eine Teilnehmerliste mit den zu erwartenden Zahlungseingänge mitteilen: maria.karaterzidou@uni-tuebingen.de

Es ist zu empfehlen, mit Abschluss der Exkursion die Personen- und Kontodaten von den Studierenden abzufragen. Bitte weisen Sie die Studierenden darauf hin, dass im Nachgang auftretende Änderungen der Kontodaten dem/der Exkursionsleiter/-in mitzuteilen sind, da anderenfalls keine Rückzahlung erfolgen kann.

Zahlung von Rechnungen

Rechnungen werden über Auszahlungsanordnungen gezahlt. Bitte fügen Sie einer solchen die Teilnehmerliste bei und geben nur die Innenauftrag-Nummer an (ohne Kostenstelle). Um eine zügige Zahlung sicherzustellen, schicken Sie diese nicht direkt an die Unikasse, sondern zunächst an die Reisekostenabteilung (Dez. IV Abt. 1).

Im Feld Begründung geben Sie das Folgende an:

Exkursion, Ort und Daten der Exkursion, Name der Exkursionsleiter.

Bei notwendigen Zahlungen für Studierendenkosten vor Ort, sollte nicht der Exkursionsleiter in Auslage gehen. Hier ist vorab ein Abschlag in Form einer Auszahlungsanordnung zu beantragen (siehe hierzu Stichwort Abschlag).

Bitte beachten Sie folgende neue Verfahrensweise:

Buchungen aus dem Innenauftrag sollen nur noch die Studierendenkosten umfassen. D.h. es müssen getrennte Rechnungen zum einen bezogen auf die Kosten der Studierenden und zum anderen auf die Kosten der Exkursionsleiter (Finanzierung aus zentralen Mitteln) existieren. Damit wird ein aufwändiges Umbuchungsverfahren vermieden.

Sollte es wegen der Buchung einer günstigeren Gruppenreise nicht möglich sein, die Kosten der Exkursionsleiter separat auszuweisen, ist wie folgt vorzugehen:

  1. Bezahlung der Gesamtrechnung (inkl. Exkursionsleiter) aus dem Innenauftrag mittels Auszahlungsanordnung,
  2. gleichzeitige Beantragung auf Rückerstattung des Kostenanteils der Exkursionsleiter aus zentralen Mitteln mittels Umbuchungsformular zugunsten des Innenauftrags,
  3. liegt ein genehmigter Dienstreiseantrag der Zentralen Verwaltung noch nicht vor, ist mit der Auszahlungsanordnung ein Dienstreiseantrag der Exkursionsleiter zu stellen.

Zahlung von Exkursionsleiterkosten

Sind Rechnungen für Exkursionsleiter vor der Exkursion zu zahlen, können diese direkt durch die Reisekostenabteilung (Dez. IV, Abt. 1) angewiesen werden. Voraussetzung ist, dass die Rechnung separate Kosten des Exkursionsleiters ausweist und ein durch die Zentrale Verwaltung genehmigter Dienstreiseantrag vorliegt.

Sofern die Exkursionsleiter eigene Kosten vor Ort haben, werden diese in der Reisekostenrechnung geltend gemacht. Bei zu erwartenden hohen Auslagen können nach Prüfung des Einzelfalls im Voraus Abschläge gezahlt werden (siehe hierzu Stichwort Abschläge).

Buchung von Unibussen

Unibusse können von der Zentralen Fahrbereitschaft je nach Verfügbarkeit für Exkursionen in Anspruch genommen werden. Buchungsanfragen richten Sie bitte an Frau Bartmann: fahrbereitschaft@uni-tuebingen.de

Geben Sie Frau Bartmann immer die Innenauftragsnummer an woraus die Kosten für die Unifahrzeuge gezahlt werden. Die Zahlung wird dann von der Zentralen Fahrbereitschaft veranlasst.

Bei der Nutzung von Unifahrzeugen der Geowissenschaften wird die Buchung der Fahrzeuge über ein Datenbanksystem vorgenommen. Bereits mit der Buchung ist dann die Innenauftragsnummer anzugeben. Um eine Buchung abschließen zu können, muss immer eine Kostenstelle hinterlegt werden. Sollte die Innenauftragsnummer noch nicht vorliegen, so dass die Kostenstelle des Fachbereichs Geowissenschaften genutzt wird, ist eine E-Mail zur Korrektur der Buchungsangabe mit der Innenauftragsnummer im Nachgang an Frau Dettinger ilse.dettinger@uni-tuebingen.de zu richten.

Bei der Nutzung von Unifahrzeugen der Geographie wird in der Regel eine universitätsinterne Rechnung ausgestellt. In diesem Fall ist der Rechnungsbetrag auf das Konto der Universität einzuzahlen. Bitte geben Sie als Verwendungszweck immer die Innenauftragsnummer an. Gleichzeitig ist eine Annahmeanordnung mit Angabe der Innenauftragsnummer und unter Begründung (Feld 9: Exkursion, Ort und Daten der Exkursion, Name der Exkursionsleiter) zu fertigen.

Abschlag

Es gibt zwei Arten von Abschlägen:

  • für Studierende,
  • für Exkursionsleiter.

Studierende:

Werden bspw. vor Ort Gelder benötigt, um Barzahlungen zu tätigen oder Eintritte zu zahlen, ist vor Antritt der Exkursion über eine Auszahlungsanordnung ein kalkulierter Abschlag zu veranlassen. Im Anhang der Auszahlungsanordnung ist kurz die kalkulierte Gesamtsumme darzustellen sowie eine Teilnehmerliste beizufügen. Zahlungsempfänger ist der Exkursionsleiter, dem das Geld auf sein Privatkonto überwiesen wird.

Nach Abschluss der Exkursion sollte zeitnah der Abschlag mit Belegen abgerechnet werden. Sofern eine Rückzahlung auf den Innenauftrag erfolgen muss, ist eine Annahmeanordnung zu fertigen (Formular Buchungsanordnung für Auszahlungen / Einzahlungen, siehe Downloadbereich Dez. V, Abt. 1).

Exkursionsleiter:

Exkursionsleiter, deren Kosten aus zentralen Mitteln finanziert werden, können ebenfalls vorab einen Abschlag erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass ein durch die Zentrale Verwaltung genehmigter Dienstreiseantrag vorliegt. Ohne Beleg können 80% auf die Tage- und Übernachtungspauschale gezahlt werden. Fallen vor der Exkursion Rechnungen für die Exkursionsleiter an, leiten Sie diese bitte mit dem Hinweis auf Bezahlung aus zentralen Mitteln an die Reisekostenabteilung (Dez. IV, Abt. 1 z.Hd. Frau Wolff) weiter. Wurden diese Kosten bereits durch den Exkursionsleiter gezahlt, kann formlos die Rückerstattung auf das Privatkonto beantragt werden. Bitte fügen Sie der Rechnung eine Kopie des von der Zentralen Verwaltung genehmigten Dienstreiseantrags bei.

Werden die Exkursionsleiterkosten aus dezentralen Mitteln gezahlt, sind die Rechnungen per Auszahlungsanordnung durch die Sekretariate zu zahlen. Zwecks Abzeichnung der rechnerischen Richtigkeit werden diese ebenfalls an die Reisekostenabteilung (Dez. IV, Abt. 1) gesandt.

Für den Fall der Zahlung eines Abschlags aus dezentralen Mitteln, setzen Sie sich bitte mit Frau Wolff bezüglich der Festsetzung der Abschlagshöhe in Verbindung.

Bei allen Auszahlungs- und Annahmeanordnungen ist unter Begründung (Feld 9) das Folgende anzugeben:

Exkursion, Ort und Daten der Exkursion, Name der Exkursionsleiter.

Bitte fügen Sie bei Auszahlungsanordnungen für Studierendenkosten immer auch eine Teilnehmerliste bei.

Nach Ende der Exkursion

Abrechnung

Mit der Exkursionsabrechnung werden die für die Studierenden entstandenen Gesamtkosten ermittelt. Anteile von Gästen, extern Studierenden sowie Exkursionsleitern sind herauszurechnen.

Gemäß Rektoratsbeschluss vom 15.04.2015 sind Exkursionen über einen Innenauftrag abzuwickeln und können bis zu 2/3 der Gesamtkosten bezuschusst werden. Die Höhe des Zuschusses legen die Fakultäten nach Verfügbarkeit der Mittel fest.

Fahrtkosten
Die Höhe der Wegstreckenentschädigung richtet sich nach den Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes.
Es wird jedoch keine Mitnahmeentschädigung für Studierende  berücksichtigt.

Verpflegungs-/Übernachtungskosten
Bei mehrtägigen Exkursionen werden 20,00 € Tagegeld bei 24-stündiger Abwesenheit für Studierende angesetzt. An- und Abreisetag werden als ein Tag gezählt.

Sind in den Übernachtungskosten Mahlzeiten enthalten, ist das Tagegeld wie folgt  zu kürzen:

  • Frühstück:       4,00 €
  • Mittagessen:  10,00 €
  • Abendessen:   6,00 €

Die Übernachtungspauschale beträgt 20,00 €. Kosten für Übernachtung über dem Pauschalwert sind durch Beleg nachzuweisen. Es können höchstens 60,00 € je Student und Nacht in der Exkursionsabrechnung angesetzt werden.

Nebenkosten
Nebenkosten sollten ebenfalls mit Belegen nachgewiesen werden.
Keine anrechenbaren Nebenkosten sind insbesondere Trinkgelder und Geschenke.

Verfahren

Nach Beendigung der Exkursion erstellt der/die Exkursionsleiter/-in eine Exkursionsabrechnung. Die verschiedenen Formulare hierfür können Sie über den Downloadbereich des Sachgebiets Reisekosten abrufen.

Der Abrechnung sind dann die Belege mit den jeweiligen Nummerierungen entweder gemäß der erstellten Excelliste zu den Ausgaben oder gemäß der Untergliederung, wie im Exkursionsabrechnungsformular der Studierendenkosten aufgeführt, beizufügen. Sofern die geltend gemachten Rechnungen vorab über den Innenauftrag gezahlt worden sind, kann auf die Einreichung der Belege verzichtet werden.

Die Abrechnung ist von dem/der Exkursionsleiter/-in zu unterschreiben.

Die Abrechnung ist zuerst an das Dekanat der jeweiligen Fakultät weiterzuleiten. Dort wird der Zuschuss für die Exkursion festgesetzt und mit Sichtvermerk an die Zentrale Verwaltung, Sachgebiet Reisekosten weitergegeben.

Die Exkursionsabrechnung und die Reisekostenrechnung der Exkursionsleiter sowie ggf. das Umbuchungsformular zu den Leiterkosten, die auf den Innenauftrag wieder zurück zu buchen sind, sind gemeinsam einzureichen.

Sobald der endgültige Zuschuss für die Exkursion nach Prüfung der Unterlagen feststeht, erhält der/die Exkursionsleiter/-in darüber von der Reisekostenabteilung Nachricht.

Die Exkursionsleiter sind verpflichtet, nach dieser Information den Kontostand des Innenauftrags zu prüfen. Schließt der Innenauftrag im Minus ab, ist eine Nachzahlung zu veranlassen.

Sofern ein Restbetrag vorhanden ist, ist eine Auszahlungsanordnung über den verbleibenden Gesamtbetrag zu fertigen. Hierfür verwenden Sie bitte die Datei: „Auszahlung Restbetrag Exkursion an Teilnehmer“, siehe Downloadbereich. Bitte beachten Sie, dass ggf. das Guthaben auf dem Innenauftrag nicht genau durch die Anzahl der Teilnehmer teilbar ist. In diesem Fall ist der jeweilige Auszahlungsbetrag an die Studierenden abzurunden, da der gesamte Auszahlungsbetrag nicht höher sein darf als das vorhandene Guthaben. Die Auszahlungsanordnung mit eventuell angepasstem Auszahlungsbetrag ist zur Abzeichnung der rechnerischen Richtigkeit an die Reisekostenabteilung zu senden. Um einen reibungslosen Ablauf in der Buchung zu gewährleisten, senden Sie bitte das ausgefüllte Formular auch per E-Mail an exkursion@verwaltung.uni-tuebingen.de.

Downloadbereich

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