Personal und Innere Dienste

Dienstreisen

Vor Antritt der Dienstreise

Dienstreisen

Dienstreisen sind nach der Legaldefinition Reisen

  • zur Erledigung von Dienstgeschäften
  • außerhalb des Dienstortes
  • die von dem zuständigen Vorgesetzten schriftlich angeordnet oder genehmigt sind.

Die Dauer einer Reise ist hingegen kein Merkmal der gesetzlichen Definition. Eine Dienstreise ist deshalb durch das Landesreisekostengesetz zeitlich nicht begrenzt.

  • Dienstgeschäfte
    Dienstgeschäfte sind alle einem Beamten, Angestellten, Arbeiter obliegende dienstlichen Aufgaben. Diese ergeben sich aus dem jeweils übertragenen Dienstposten.

  • Dienstort
    Dienstort ist die politische Gemeinde, in der die Dienststelle des Dienstreisenden gelegen ist. Folglich ist Dienstort Tübingen.

  • Dienstvorgesetzter
    Dienstvorgesetzter ist, wer für Entscheidungen über die dienstlichen, persönlichen Angelegenheiten der ihm nachgeordneten Mitarbeiter zuständig ist (bspw. Projektleiter, Abteilungsleiter etc.).

Dienstreisender

Dienstreisende sind

  • im Landesdienst stehende Hochschullehrerinnen und Hochschullehrer,
  • Beamtinnen und Beamte,
  • Angestellte,
  • Arbeiterinnen und Arbeiter sowie
  • wissenschaftliche Hilfskräfte, die eine Dienstreise oder einen Dienstgang durchführen.

Keine Dienstreisende sind

  • Honorarprofessorinnen und Honorarprofessoren,
  • Privatdozentinnen und Privatdozenten,
  • Lehrbeauftragte,
  • Studierende,
  • Stipendiatinnen und Stipendiaten,
  • Diplomandinnen und Diplomanden,
  • Doktorandinnen und Doktoranden (ausgenommen sie stehen als Angestellte oder wissenschaftliche Hilfskräfte im Landesdienst),
  • Personen, die nicht bei der Universität Tübingen beschäftigt sind z. B. Gastwissenschaftler) und
  • Privatbedienstete von Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern.

Sofern dieser Personenkreis Reisen durchführt, die im überwiegenden Interesse des Landes Baden-Württemberg bzw. der Universität Tübingen liegen, kann eine Reisekostenvergütung in Anlehnung an die für Dienstreisende gültigen Bestimmungen gewährt werden.

Abgrenzung zwischen Dienstreise und Dienstgang

Das wesentliche Unterscheidungsmerkmal zwischen Dienstreise und Dienstgang ist,

  • dass bei der Dienstreise ein Dienstgeschäft außerhalb des Dienstortes zu erledigen ist, mithin zu diesem Zweck der Dienst- oder Wohnort verlassen werden muss (d. h. ein Dienstgeschäft außerhalb Tübingen),
  • dass beim Dienstgang ein Dienstgeschäft am Dienstort oder am (nicht mit dem Dienstort identischen) Wohnort zu erledigen ist (d.h. ein Dienstgeschäft in Tübingen oder am außerhalb von Tübingen gelegenen Wohnort).

Weiterhin unterscheiden sich Dienstreise und Dienstgang darin, dass eine Dienstreise schriftlich angeordnet oder genehmigt werden muss. Dienstgänge können mündlich angeordnet oder genehmigt werden.

Dienstgänge werden aufgrund des Geschäftsbetriebes durchgeführt. Aus triftigen Gründen kann die Durchführung eines Dienstgangs auch mit dem privaten Kraftfahrzeug gestattet werden.

Dienstreisegenehmigung

Notwendigkeit einer Dienstreisegenehmigung

Dienstreisen müssen grundsätzlich vor Antritt der Reise schriftlich genehmigt werden. Eine nachträgliche Genehmigung ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig.

Beantragen Sie daher die Dienstreisegenehmigung mindestens 10 Tage vor Reiseantritt schriftlich. Nur dann kann die Reisekostenabteilung Sie über mögliche Einschränkungen rechtzeitig informieren.

Zweck einer Dienstreisegenehmigung

Die schriftliche Dienstreisegenehmigung

  • dient der Rechtssicherheit und liegt im Interesse sowohl des verantwortlichen Vorgesetzten als auch des Dienstreisenden (z. B. im Hinblick auf Ansprüche auf Reisekostenvergütung, Unfallfürsorge bei einem Unfall während der Dienstreise).
  • veranlasst Vorgesetzten und Dienstreisenden zu gründlicher Prüfung der Notwendigkeit der Dienstreise, des Vorhandenseins entsprechender Mittel und der Einzelheiten ihrer Durchführung.
  • vereinfacht die Reisekostenabrechnung und schafft zugleich eine ausreichende Grundlage für die Festsetzung der Reisekostenvergütung und der Rechnungslegung.

Formales Erfordernis bei Dienstreisegenehmigungen

Dienstreisegenehmigungen müssen in zweifacher Ausfertigung eingereicht werden.

Das Original der Dienstreisegenehmigung wird der Antragstellerin/dem Antragsteller nach Genehmigung zurück gesandt. Dieses ist nach Beendigung der Dienstreise der Reisekostenabrechnung beizufügen.

Das andere Exemplar verbleibt in den Akten der genehmigenden Stelle zum Zwecke etwaiger Nachfragen oder zum Nachweis bei Schadensfällen.

Bitte fügen Sie dem Dienstreiseantrag immer Einladungen, Programme, Teilnahmebestätigungen oder sonstigen Schriftverkehr bei.

Genehmigende Stelle

Dezentrale Verwaltung

Innerhalb der Fakultäten, Institute, Seminare, Sonderforschungsbereiche (SFB), Graduiertenkollegs sowie aller Einrichtungen, die Reisekostenmittel selbst bewirtschaften sind dies:

  • Leiter und Leiterinnen der jeweiligen Einrichtung (Dekan, Institutsdirektor, Seminardirektor, Projektleiter von SFB und Drittmittelprojekten).
    Die Zuständigkeit kann delegiert werden. In diesem Fall teilen Sie dies bitte dem Dez. IV Abt. 1 mit.

Dienstreisegenehmigungen in eigener Sache sind jedoch unzulässig. Daher sind bei Personalunion die Dienstreisen des Dekans vom Prodekan, bei Instituts-, Seminardirektoren vom Dekan genehmigen zu lassen.

Zentrale Verwaltung

Innerhalb der Zentralen Verwaltung und der Zentralen Universitätseinrichtungen ist

  • der Kanzler der Universität zuständig.

Exkursionen

Für Leiter studentischer Exkursionen

  • wird die Genehmigung durch die Leiterin des Sachgebiets Reisekosten erteilt.

Beförderungsmittel

Grundsätzlich sind regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel (Bahn, Bus, in bestimmten Fällen auch Flugzeuge) zu nutzen.

Für die Nutzung des Privatfahrzeuges ist im Dienstreiseantrag eine Begründung anzugeben. Anhand dieser wird entschieden, ob ein triftiger Grund zur Benutzung des Kfz vorliegt (siehe Fahrkostenerstattung privates Kraftfahrzeug).

Vertragsreisebüro

Sofern Sie zur Abwicklung dienstlicher Reisebuchungen, bspw. für Flüge und Bahnfahrten, ein Reisebüro in Anspruch nehmen, ist das Vertragsreisebüro der Universität zu kontaktieren. 

Reiseleistungen sind nur noch über das Reisebüro Reeg zu buchen. Bei der Firma Reeg handelt es sich um das Vertragsreisebüro des Landes Baden-Württemberg.

Buchungen sind nicht mehr über das Reisebüro Bühler vorzunehmen.

Kontaktdaten des Vertragsreisebüros:

Reisebüro Reeg

Schellingstraße 2

72072 Tübingen

Tel.: (07071) 79 79 79

Fax: (07071) 79 79 29

E-Mail: tuebingen@reeg.com

Hinweise für Professorinnen und Professoren

Es ist dringend zu empfehlen, dass Professorinnen/Professoren – obwohl sie in Forschung und Lehre frei sind – Dienstreiseanträge stellen.

Unfallversicherungsschutz ist grundsätzlich nur gegeben, wenn die Reise zweifelsfrei zum Zweck der Erledigung von Dienstaufgaben diente. Es ist zu beachten, dass bei Nichtvorliegen einer Dienstreisegenehmigung o.g. Personengruppe stets die Beweislast dafür trägt, dass es sich um eine Dienstreise handelte und die Reise bzw. Teile der Reise nicht der privaten Lebensführung zu zuordnen ist. Mit Ausfüllen und Genehmigung eines Dienstreiseantrags (hier sind stets alle wesentlichen Daten zu Beginn und Ende der Dienstreise sowie Beginn und Ende des Dienstgeschäftes aufzunehmen) ist der Beweissicherungspflicht genüge getan. Das Vorliegen einer Genehmigung erleichtert die Abwicklung von Sach- oder Personenschäden, falls es auf der Reise zu einem Unfall kommt. Darüber hinaus ist die eindeutige Klärung solcher Einzelfälle entscheidend für die Inanspruchnahme etwaiger Pensionsansprüche.

Je nach Organisation der verschiedenen Fakultäten sind Dienstreiseanträge dem Dekanat vorzulegen. Insbesondere dann, wenn es sich um eine Abwesenheit von mehr als zwei Arbeitstagen handelt und Dienstaufgaben betroffen sind (beispielweise Lehrverpflichtungen während des Vorlesungszeitraums oder Aufgaben in der Selbstverwaltung), ist eine Anzeige der Reise (mindestens zehn Tage vor Reiseantritt) an den Dekan/die Dekanin erforderlich. Dem Dekan/der Dekanin obliegt es, die Erfüllung der Dienstaufgaben zu überwachen.

Dies gilt auch für entpflichtete oder pensionierte Professorinnen/ Professoren, die an der Universität weiterhin Lehr- und Forschungsaufgaben ihres Faches wahrnehmen (vgl. § 11 Abs. 6 Landeshochschulgesetz).

Wichtige Hinweise für Auslandsdienstreisen

Bei Genehmigung von Dienstreisen sind zwingend die Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes zu beachten. Für den Fall, dass eine Reisewarnung bzw. eine Teilreisewarnung durch das Auswärtige Amt ausgesprochen wurde, dürfen aufgrund der Fürsorgepflicht des Arbeitsgebers/Dienstherrn Dienstreisen in die Regionen, aber auch in diese Länder, nicht genehmigt werden.

Der Dienstreisende ist gehalten, sich vor und während der Dienstreise über Veränderungen der Sicherheitslage zu informieren und bei Vorliegen einer (Teil-)Reisewarnung den Vorgesetzten/die Vorgesetzte zu informieren und die Dienstreise abzubrechen. Im Bedarfsfall kann der Kontakt zur Deutschen Botschaft vor Ort aufgenommen werden.

Das Auswärtige Amt können Sie über eine jederzeit erreichbare Notrufnummer erreichen:

Darüber hinaus können deutsche Wissenschaftlerinnen/Wissenschaftler ihre Dienstreise beim Auswärtigen Amt anzeigen:

Beurlaubung

Eine Beurlaubung ist erforderlich:

  • wenn die Dienstreise nicht genehmigt wurde,

oder

  • kein überwiegend dienstliches Interesse vorliegt.

Soweit die Teilnahme an bspw. Tagungen, Kongressen, Lehrgängen etc. Dienstaufgabe ist, handelt es sich um eine Dienstreise.

Durchführung der Dienstreise

Belege aufbewahren

Bitte beachten Sie, dass die Richtigkeit der Angaben im Reisekostenantrag durch Ihre Unterschrift versichert wird.

Um Ausgaben geltend zu machen ist nach den gesetzlichen Vorschriften ein belegmäßiger Nachweis zu erbringen für:

  • Unterkunft,
  • regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel,
  • Nebenkosten (z. B. Parkgebühren).

Sollten obige Belege nicht erbringbar sein, sind Ersatzbelege (bspw. Kreditkartenabrechnung, Kontoauszüge mit eindeutigen Angaben) ausnahmsweise zulässig.

Dienstunfall

Die Anerkennung eines Dienstunfalls wird mittels eines Vordrucks beantragt, der über den Downloadbereich der Personalabteilung (Dez. IV, Abt. 2) bezogen werden kann.

Dienstunfälle sind grundsätzlich unverzüglich dem Dienstvorgesetzten und der Personalabteilung zu melden.

Grundsätzliche Fragen zum Thema Kostenübernahme bei Unfällen während der Dienstreise können Sie mit der Unfallkasse Baden-Württemberg klären.

Die Kontaktdaten sind:

Service-Center Stuttgart
Tel.: 0711 9321-0
Fax: 0711 9321-500
E-Mail: info@ukbw.de

Hinweis

Wird eine Dienstreise unterbrochen, so besteht kein Versicherungsschutz über den Arbeitgeber.

Eine Dienstreise gilt als unterbrochen, wenn

  • die Rückreise nicht unmittelbar nach Beendigung des Dienstgeschäftes angetreten wird oder
  • eine Urlaubsreise mit der Dienstreise verbunden ist.

Abrechnung der Dienstreise

Anspruch auf Reisekostenerstattung

Das Landesreisekostengesetz (LRKG) räumt dem Dienstreisenden ausdrücklich einen Rechtsanspruch auf Reisekostenvergütung ein.

Der Anspruch auf Reisekostenvergütung ist nach dem LRKG jedoch ein antragsbedingter Rechtsanspruch, d.h. der Anspruch entsteht nur durch die Geltendmachung der Kosten.

Darüber hinaus ist der Anspruch auf Reisekostenvergütung ein höchstpersönlicher Anspruch. Das bedeutet, dass der Anspruch nur in der Person des Dienstreisenden gegeben ist und nur von diesem geltend gemacht werden kann. Der Anspruch ist grundsätzlich nicht vererblich.

Verjährung/Ausschlussfrist des Erstattungsanspruchs

Ein Anspruch auf Reisekostenvergütung besteht, wenn der Dienstreisende den schriftlichen Antrag auf Gewährung der Reisekostenvergütung innerhalb von sechs Monaten stellt.

Die Frist wird vom Gesetz ausdrücklich als Ausschlussfrist bezeichnet. Das bedeutet, dass der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn ein schriftlicher Antrag nicht vor Ablauf der Frist eingereicht wurde.

Eine Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand bei unverschuldeter Fristversäumung kommt nicht in Betracht.

Die Frist von sechs Monaten beginnt mit dem Tage nach Beendigung der Dienstreise oder des Dienstgangs.

Kostenerstattung

Bahnkosten

Dem Dienstreisenden werden die notwendigen Fahrtkosten (Fahrkarte inkl. Sitzplatzreservierung) erstattet.

Gem. Rektoratsbeschluss vom 27.7.2005 erfolgt die Fahrkostenerstattung für Dienstreisen nur für die 2. Klasse der Bahn AG.

Aus Drittmitteln finanzierte Reisen fallen nicht unter diesen Beschluss.

Darüber hinaus können Kosten für die BahnCard bei Amortisierung geltend gemacht werden.

Private BahnCard und BahnCard Business

Private BahnCard

Private BahnCards sind dienstlich einzusetzen. Die Kosten hierfür können erstattet werden, wenn sich die BahnCard amortisiert. Ist dies mit einer einzigen Dienstreise (bei langen Fahrtstrecken) der Fall, können Kosten der BahnCard in der Reisekostenrechnung angesetzt werden.

Hat sie sich erst mit mehreren Dienstreisen amortisiert, so werden die Kosten im Nachhinein erstattet.

Bitte beachten Sie, dass lediglich Kosten der Bahnfahrt jener Dienstreisen anzusetzen sind, die über die Universität Tübingen abgerechnet wurden. Darüber hinaus können Fahrten mit der Bahn ins Ausland nur bedingt berücksichtigt werden, da die Bahncard im Ausland nicht gilt. Hier ist der Nachweis zu erbringen, für welche Wegstrecke die Bahncard eingesetzt wurde und wie hoch die Kosten dieser sind.

Um Kostenersatz für die BahnCard zu erhalten, muss der Dienstreisende eine Auflistung der mit der BahnCard durchgeführten Dienstreisen und einen Nachweis der Ersparnis vorlegen sowie die Rechnung und die Kopie der BahnCard.

BahnCard Business

Für die BahnCard Business gelten obige Regelungen bezüglich der Erstattung.

Die BahnCard Business bietet andere Vorteile als die private BahnCard (siehe Informationen Deutsche Bahn AG). Außerdem ist sie mit dem Firmenkundenrabatt des Firmenkundenprogramms bahn.corporate kombinierbar.

Firmenkundenprogramm bahn.business

bahn.corporate

Das Land Baden-Württemberg nimmt an dem Firmenkundenprogramm bahn.corporate der Deutschen Bahn AG teil. Das Firmenkundenprogramm räumt dem Land einen Grundrabatt auf alle Fahrkarten ein, der vom Umsatz abhängig ist und max. 5% beträgt. Der Firmenkundenrabatt ist nicht mit der privaten BahnCard sondern nur mit der BahnCard Business kombinierbar.

Einen Zugang zu bahn.corporate können Sie bei der Reiskostenabteilung: reisekosten@verwaltung.uni-tuebingen.de beantragen.

Nach Mitteilung Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse erhalten Sie die Zugangsdaten zu bahn.corporate, mit denen Sie sich im Kundenportal selbst anmelden und dort Ihre Fahrkarte buchen können.

Flugkosten

Bei der Geltendmachung von Flugkosten ist das Folgende zu beachten:

  • Flugkosten sind grundsätzlich zu begründen, 
  • diese sind in der Regel nur für die Touristen- oder Economyklasse zu erstatten, 
  • Kosten für Sitzplatzreservierungen können nicht anerkannt werden.

Sofern Bonusprogramme der Fluggesellschaften in Anspruch genommen werden (z.B. miles and more), so sind diese Vergünstigungen für Dienstreisen in Anspruch zu nehmen.

Privates Kraftfahrzeug/Wegstreckenentschädigung

Für Strecken, die aus triftigem Grund mit einem privaten Kraftfahrzeug zurückgelegt wurden, wird als Auslagenersatz eine Wegstreckenentschädigung gewährt, und zwar je Kilometer für:

  • Kraftfahrzeuge mit einem Hubraum < 600 cm³ 
    0,16 Euro/km
  • Kraftfahrzeuge mit einem Hubraum >600 cm³ 
    0,25 Euro/km

Triftige Gründe können sein:

  1. Ort der Dienstreise mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmittel nicht oder nur schwer zu erreichen,
  2. Durch die Benutzung des Kraftfahrzeugs tritt eine voraussichtlich erhebliche Zeitersparnis ein,
  3. Mitnahme von umfangreichem Aktenmaterial.

Sofern weitere Dienstreisende im eigenen Kraftfahrzeug mitgenommen wurden, wird eine Mitnahmeentschädigung in Höhe von 0,02 Euro/km gewährt.

Ist ein privates Kraftfahrzeug ohne Vorliegen eines triftigen Grundes benutzt worden, so beträgt die Wegstreckenentschädigung 0,16 Euro/km.

Taxi

Taxikosten können nur erstattet werden, wenn triftige Gründe für die Benutzung vorliegen. Die Kosten für das Benutzen eines Taxis müssen im Antrag auf Reisekostenerstattung immer begründet werden. Außerdem ist ein belegmäßiger Nachweis zu erbringen.

Triftige Gründe können sein:

  1. Das dienstliche Gepäck kann nach Gewicht und Umfang nicht in einem anderen Beförderungsmittel mitgenommen werden.
  2. Am Geschäftsort verkehren keine öffentlichen Verkehrsmittel.
  3. Wenn wegen Zugverspätung eine möglichst schnelle Weiterfahrt zur zeitgerechten Erledigung des unaufschiebbaren Dienstgeschäftes erforderlich ist.

Gründe können auch in der Person des Dienstreisenden liegen, wenn z.B. ein schlechter Gesundheitszustand oder eine Schwerbehinderung vorliegt.

Übernachtungskosten

Übernachtungsgeld wird bei einer mindestens zwölfstündigen Dienstreise gewährt, wenn diese sich über mehrere Kalendertage erstreckt. Darüber hinaus darf das Ende der Dienstreise nicht vor 03:00 Uhr oder der Antritt der Dienstreise nicht um oder nach 03:00 Uhr sein.

Übernachtungsgeld wird Übernachtungskosten gewährt, wenn

  • wegen der Benutzung eines Beförderungsmittels keine Übernachtungskosten angefallen sind,
  • der Dienstreisende eine unentgeltliche Unterkunft des Amtes wegen erhält.

Höhe des Übernachtungsgeldes

Das pauschale Übernachtungsgeld beträgt 20 Euro.

Bei Geltendmachung von Übernachtungskosten im Inland:

  • Unproblematisch sind Übernachtungskosten bis 84,40 Euro pro Nacht (mit Frühstück).
  • Höhere Übernachtungskosten ab 84,40 Euro pro Nacht (mit Frühstück) sind zu begründen.

Bei Geltendmachung von Übernachtungskosten im Ausland:

  • Unproblematisch sind Übernachtungskosten bis 124,80 Euro pro Nacht (mit Frühstück).
  • Höhere Übernachtungskosten ab 124,80 Euro pro Nacht (mit Frühstück) sind zu begründen.

Hotelliste

Im Downloadbereich von Dez. IV, Abt. 1 finden Sie eine Liste mit Hotels, die dem Land Baden-Württemberg rabattierte Kontingente anbieten. Bitte beachten Sie, dass die Liste für den Dienstgebrauch bestimmt ist und die Preisnachlasse nur bei Dienstreisen in Anspruch genommen werden können. Eine Veröffentlichung und Weitergabe an nichtberechtigte Dritte ist nicht gestattet. 

Hinweise

Sind in den Übernachtungskosten Frühstückskosten enthalten, wird das Tagegeld pro Tag um 20 % bei mehrtägigen Reisen gekürzt. Die Frühstückskosten sind bereits im Tagegeld enthalten.

Zur Vermeidung von finanziellen Nachteilen für den Dienstreisenden ist darauf zu achten, dass die Rechnung des Hotels auf den Arbeitgeber/Dienstherrn ausgestellt ist.

Die Rechnung muss im Adressfeld folgende Angaben enthalten:

Universität Tübingen (zwingend erforderlich)
Institut/Seminar/Einrichtung
z. Hd. von Herrn/Frau
…..

Verpflegungskosten/Tagegeld

Die für die Verpflegung entstandenen Mehraufwendungen werden pauschal abgegolten. Ein Nachweis dieser Aufwendungen wird nicht gefordert.

Bei dem Tagegeld handelt es sich um die Abgeltung von Mehraufwendungen für die Verpflegung bei Dienstreisen.

Die derzeitige Höhe des Tagegeldes ist abhängig von der Abwesenheitszeit:

  1. von mindestens 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden:
    6 Euro,
  2. von mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden:
    12 Euro,
  3. von 24 Stunden:
    24 Euro.

Bei Mahlzeiten, die der Dienstreisende unentgeltlich erhält, ermäßigt sich das Tagegeld, wie folgt:

  • je Frühstück um 20 %
  • je Mittagessen um 50 %
  • je Abendessen um 30 %

Nebenkosten

Die zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendigen Auslagen werden gegen Nachweis (Rechnungsbeleg) als Nebenkosten erstattet.

Nebenkosten können sein:

  • Kosten für die Gepäckaufbewahrung,
  • Kurtaxe,
  • Tagungsbeiträge,
  • Telefongebühren für dienstliche Telefonate, Postgebühren,
  • Parkgebühren (vorausgesetzt es wurde eine PKW-Nutzung aus triftigen Gründen genehmigt),
  • Eintrittskarten für dienstlich angeordnete Teilnahme an Tagungen, Versammlungen, Ausstellungen etc..

Keine Nebenkosten sind z.B. Auslagen für:

  • Reiseausstattung (Koffer, Taschen usw.),
  • Trinkgelder, Geschenke,
  • Reparatur oder Reinigung mitgeführter Kleidungsstücke,
  • Bußgelder.

Downloadbereich

Hier finden Sie

  • den Antrag auf Dienstreisegenehmigung
  • die Bestellformulare Reisebüro
  • die Formulare für Reisebeihilfe, Exkursionsabrechnung, Reisekostenrechnung, Fahrtkosten