Finanzen

Dezernat VII - Finanzen

Abteilung 3 - Einkauf

Beschaffungsrichtlinien der Universität Tübingen & Rechtsgrundlagen

I. Beschaffungsgrundsätze und Geltungsbereich

Beschaffungsgrundsätze und Geltungsbereich

1. Beschaffungsgrundsätze:

Bei der Mittelverausgabung sind eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen und Regeln zu beachten, die u.a. sicherstellen sollen, dass Beschaffungen auf wirtschaftliche Weise durchgeführt werden und mit Steuergeldern sparsam umgegangen wird.
Darüber hinaus obliegt dem öffentlichen Auftraggeber auch eine besondere Verantwortung dem Wettbewerb und der Gleichbehandlung der Marktteilnehmer gegenüber. Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge muss daher sichergestellt werden, dass sämtliche potentiell interessierte Marktteilnehmer auch Zugang zu öffentlichen Aufträgen erhalten.
Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind daher u.a. folgende Grundsätze zu beachten:
•    die haushaltsrechtlichen Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 7 LHO);
•    der Wettbewerbsgrundsatz,
•    der Gleichbehandlungsgrundsatz beziehungsweise das Diskriminierungsverbot;
•    das Transparenzgebot und die Pflicht zur Korruptionsvermeidung;
•    der Verhältnismäßigkeitsgrundsatz;
•    die Wahrung der Vertraulichkeit;
In dem Zusammenhang wird auf die zwingend notwendig einzuhaltenden „Rechtsgrundlagen“ zur Beschaffung, sowie auf die Richtlinien zur „Verhütung und Bekämpfung von Korruption“ verwiesen.
Nähere Informationen hierzu finden Sie auf den Internet-Seiten des Dezernat VII unter folgendem Link:
https://uni-tuebingen.de/einrichtungen/verwaltung/vii-finanzen/rechtsgrundlagen/

Die Beschaffungsrichtlinien gelten verbindlich für alle Einrichtungen der Universität Tübingen und regeln das Beschaffungswesen sowie die Leistungsbeziehungen in Form von Kauf-, Miet-, Leih-, Werk- oder Werklieferverträgen unabhängig davon, ob die Finanzierung aus Haushaltsmitteln oder Drittmitteln erfolgt.

Vor dem Hintergrund der schwierigen finanziellen Situation, gilt es angesichts des großen Nachfragepotentials der Universität, die Aufgaben in der Güterbeschaffung zwischen den zentralen und dezentralen Funktionen effizient abzustimmen, um einen wirtschaftlichen Einkauf, günstige Vertragsbedingungen und einen guten Service dauerhaft sicherzustellen.
Ziel ist es, dies mit vermindertem Verwaltungsaufwand und einer Stärkung der Eigenverantwortlichkeit auf Seiten der Universitätseinrichtungen zu erreichen und zugleich unter Beachtung der verschärften Vergabebestimmungen durch zusammenfassen gleichartigen Bedarfs die sich daraus ergebenden Vorteile im Wettbewerb auf den Beschaffungsmärkten verstärkt zu nutzen.
Das Rektorat hat hierzu die im Folgenden aufgeführten Beschaffungsgrundsätze beschlossen.

Es wird darauf hingewiesen, dass falls sich durch Nichtbeachtung der Beschaffungsrichtlinien zuviel Zahlungen, oder Rückforderungen von Mitteln ergeben, der für die Bestellung verantwortliche Bedienstete zum Ersatz des dem Land entstandenen Schadens verpflichtet ist. Dies kann bereits erfolgen, wenn Skontofristen leichtfertig überzogen und vom Lieferant dadurch entsprechende Skontonachforderungen erhoben werden.

2. Zentrale und dezentrale Beschaffung:
2.1. Auftragswert (ohne Mwst.) unter 5.000,-€ (Dezentrale Beschaffung):

Beschaffungsgüter (wie z.B. IT-Zubehör, Labormaterialien und Laborbedarf, etc.) mit einem Auftragswert bis zu 5.000,-€ (ohne Mwst.) können direkt durch die nutzenden Einrichtungen auf der Grundlage der Auftragsbedingungen der Universität Tübingen (AGB) und unter Nennung der VOL/B, auf den dafür vorgesehenen Formularen (Bestellung) beauftragt werden, sofern sie nicht zu den im Folgenden aufgeführten Ausnahmen gehören, die ausschließlich zentral über die Abteilung Einkauf zu beschaffen sind:

- Möblierungen von Dienstzimmern, Büro- und Besprechungsstühle
- EDV-Geräte (PC´s, Laptops, Tablets, Monitore, Drucker, Scanner, Faxgeräte und vergl.)
- Beamer-, Präsentations-, TV- und Medientechnik
- Hausgeräte ((Labor-) Kühlschränke, Reinigungsgeräte, Spülmaschinen, und vergl.)
- Werkstattgeräte (Werkzeugmaschinen und vergl.)
- Lagerartikel (siehe Lagerkataloge)

Bitte beachten Sie dabei die unter 4. "Verfahrensablauf Direktvergabe (Dezentrale Beschaffung)" beschriebenen formalen Abläufe und Vorgaben zur Durchführung der Beschaffung und dokumentieren Sie die Vergabeentscheidung anhand der im Downloadbereich bereitgestellten Mustervorlage "Vergabevermerk Dezentral".

2.2. Auftragswert über 5.000,-€ (ohne Mwst.) bis 100.000,-€ (inkl. Mwst.) (Zentrale Beschaffung):

Güter die in dem hier genannten Wertebereich liegen werden grundsätzlich zentral über die Abteilung Einkauf beschafft. Hierzu gehören u.a. insbesondere IT-Ausstattungen, Werkzeugmaschinen, Beamer- und Medientechnik, Kühlgeräte, Reinigungsmaschinen, Möblierungen, Raumausstattungsgegenstände, wissenschaftliche Apparaturen/Geräte, etc.
Je nach Auftragswert sind von den Bedarfsstellen dazu die im Folgenden aufgeführten Formulare zu verwenden:
- bis 4.999,-€ (ohne Mwst.):
    -> "Artikel-Bedarfsanforderung/ Ausgabebeleg"
- ab 5.000,-€ (ohne Mwst.) bis 99.999,99€ (inkl. Mwst):
    -> „Beschaffungsantrag für (wiss.) Geräte ab 5.000,-€

Die Beschaffungsanträge / Bedarfsanforderungen sind grundsätzlich in ausgedruckter Form per Hauspost an die Abt. Einkauf zu übermitteln. Per E-Mail eingereichte Anträge können nicht bearbeitet werden.

SRM-User können derartige Beschaffungen auch über einen SRM-Einkaufswagen elektronisch an den Einkauf übermitteln.

2.3. Sonderregelung Geräte: Auftragswert ab 100.000,-€ (inkl. Mwst.) (Zentrale Beschaffung):

Bitte beachten Sie, dass vor der Beschaffung wissenschaftlicher Gerätes mit einem Warenwert zwischen 100.000,-€ und 200.000,-€ (inkl. Mwst.), unter Berufung auf die Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst zum Vollzug des Staatshaushaltsplans (Az. -11-0430.0(16)/2/1), von der Universität eine hochschulinterne wissenschaftliche Begutachtung sichergestellt werden muss.
Die Begutachtung wird mit Eingang eines entsprechenden Beschaffungsantrags bei der Abteilung Einkauf von dieser initiiert. Sie nimmt ab Eingang des Antrags, ca. 3 Wochen in Anspruch.
Nach positiver Begutachtung wird der Beschaffungsvorgang direkt fortgesetzt.

Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass bei Beschaffungen wissenschaftlicher Geräte, die über einen Auftragswert von 200.000,-€ (inkl. Mwst.) hinausgehen, vor Einleitung des Beschaffungsvorgangs, grundsätzlich eine Begutachtung durch die DFG erfolgen muss.

Bitte verwenden Sie für derartige Beschaffungen das explizit dafür bereitgestellte Formular:
    -> „Beschaffungsantrag für (wiss.) Geräte ab 100.000,€
Für die Begutachtung ist dem Antrag eine Beschreibung des Nutzerkreises als separate Anlage beizufügen.

2.4. Hinweis für Beschaffungen aus Drittmitteln:

Unabhängig von den vorab genannten Wertgrenzen, bitten wir im Hinblick auf die Beschaffung aus Drittmitteln, folgendes zu beachten:
Bei der Verwendung von Drittmitteln gelten, in Abhängigkeit des Drittmittelgebers, möglicherweise andere, abweichende Wertgrenzen und Bestimmungen.
In diesem Fall sind die Vorgaben der Drittmittelgeber strikt zu beachten, da aus einer Nicht-Beachtung ggfls. Rückforderungen von ursprünglich vom Drittmittelgeber bereitgestellten Mitteln resultieren können.
Ob ggfls. anders lautende Richtlinien einzuhalten sind, finden Sie in der Regel in den Drittmittelrichtlinien des jeweiligen Drittmittelgebers.
Sollte es eine Abweichung zu den in 3. genannten Wertgrenzen geben, ist dies im Beschaffungsantrag zu vermerken und die ggfls. abweichende Vorgabe mit dem Beschaffungsantrag bei der Abt. Einkauf einzureichen.
Die Verantwortung für die entsprechende Prüfung und Mitteilung im Zuge der Einleitung des Beschaffungsvorgangs, liegt beim Drittmittelnehmer (=> Bedarfsträger/Anforderer).

2.5. Bürobedarf und Lagerwaren:

Der Bezug und die Versorgung mit Reinigungsmaterialien, Druck- und Kopierpapier, Persönlicher Schutzausrüstung, sowie allen technischen Artikeln erfolgt weiterhin aus dem Universitätslager (Auf der Morgenstelle 14/1). Diese Waren können auf den bisher bekannten Wegen bezogen werden. Spezieller Verwaltungsbedarf (z.B. Stempel) können ebenfalls über die Abteilung Einkauf bezogen werden. Notwendiger Sonderbedarf, der nicht zum Lagerkernsortiment gehört, ist durch die Bedarfsstellen selbst zu beauftragen.
Die Universitätseinrichtungen sind angehalten, den klassischen Bürobedarf über den Büroshop der Firma Lyreco auf der Grundlage des abgeschlossenen Liefervertrages zu beziehen. Über die bezogenen Materialien erhalten die Universitätseinrichtungen von der Vertragsfirma eine monatliche Rechnung, welche direkt anzuweisen ist. Bitte beachten Sie hierbei unbedingt die Skontofristen und achten Sie darauf, dass insbesondere während der Urlaubszeit die Zahlungen sichergestellt sein müssen.

2.6. Urkunden:

Für die Beschaffung von Urkundenpapieren und die Erstellung von Urkunden gelten die im Rundschreiben der Stabsstelle Hochschulkommunikation vom 24.01.2011 genannten Regelungen.

2.7. Persönliche Schutzausrüstung (PSA):

Bei der Beschaffung von Persönlicher Schutzausrüstung (PSA) sind zwingend gesetzliche Richtlinien und Unfallverhütungsvorschriften einzuhalten. Hierzu wurde vom Sachgebiet Arbeitssicherheit- und Umweltschutz zusammen mit der Abt. Einkauf ein Katalog „Persönliche Schutzausrüstung“ erarbeitet. Die dort beschriebenen Abläufe sind einzuhalten, das aufgelistete PSA-Material ist über das Universitätslager anzufordern.

2.8. Halbzeug-Lager (Auf der Morgenstelle 12, Gebäude PN):

Alle Universitätseinrichtungen haben auch auf die Bestände des Halbzeug-Lagers, Auf der Morgenstelle 12, Gebäude PN, Zugriff. Das Anforderungs- und Abrechnungsverfahren erfolgt analog den Entnahmen aus dem Universitätslager.

2.9. Chemikalienversorgung (CVU):

Der Bezug von Chemikalien und Reagenzien erfolgt weiterhin grundsätzlich über die Chemikalienversorgung der Universität (CVU).

2.10. Software:

Software kann bis zu einem Auftragswert von 5.000,-€ (ohne Mwst.) direkt von den Instituten, ggfls. unter Mitwirkung des Zentrums für Datenverarbeitung (ZDV), beschafft werden.

2.11. Kauf und Anmietung von Druck- und Kopiersystemen:

Kauf oder Anmietung dieser Gerätegattung erfolgt grundsätzlich innerhalb eines Rahmenvertrags über die Abteilung Einkauf.
Der Dienstleistungsvertrag über Druck- und Multifunktionssysteme bietet Geräte in verschiedenen Leistungs- bzw. Funktionsklassen an (siehe hierzu auch die separat auf der Homepage bereitgestellten Informationen unter folgendem Link: https://uni-tuebingen.de/de/105522).
Die Finanzierung der ausgewählten Geräte erfolgt über einen monatlichen Mietpreis (je nach Leistungsklasse und Ausstattung) sowie einem Klickpreis pro Druck/Kopie.
Scans sind im Verwaltungs- und Institutsbereich grundsätzlich kostenlos.
Im Miet- und Klickpreis sind alle Kosten für das Gerät, dessen Betrieb, die Wartung und Instandhaltung, sowie das Verbrauchsmaterial (Toner) enthalten.
Lediglich Papier ist separat über die Abteilung Einkauf zu beziehen.
Sollte in Ausnahmefällen, seitens des Anforderers ein Abweichen von den hier aufgeführten Vorgaben notwendig sein, so sind die Gründe für die Abweichung u.a. im Hinblick auf das Untersuchungsergebnis des Rechnungshofes, in Form einer schriftlichen Erklärung nachvollziehbar und plausibel darzulegen.

2.12. Umzüge:

Sofern Umzüge anfallen, die von einem privaten Transportunternehmen durchgeführt werden müssen, ist hierzu die vorherige Zustimmung der Zentralen Verwaltung (Ansprechpartnerin ist Frau Petra Bartmann, Tel. -74211) erforderlich.

2.13. Druckaufträge:

Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit müssen Druckerzeugnisse grundsätzlich in der Universitätsdruckerei gefertigt werden. Auswertungen von an externe Druckereien vergebene Aufträge haben ergeben, dass eine Fertigung in der Universitätsdruckerei gegenüber den externen Druckereien im Schnitt rd. 40 % günstiger gewesen wäre. Demnach ist vor einer externen Vergabe zuerst mit der Universitätsdruckerei abzuklären, ob hinsichtlich der Druckanforderungen und evtl. zeitlicher Vorgaben das Produkt dort gedruckt werden kann.
Nur falls dies nicht möglich sein sollte, ist die Vergabe des Druckauftrags an eine externe Druckerei möglich.

Eine Übersicht der Druckerzeugnisse, die Druckaufträge sowie Ihre Ansprechpersonen finden Sie auf der
Internetseite der Universitätsdruckerei (https://uni-tuebingen.de/de/348).

Bitte beachten Sie bei externen Vergaben, dass bei einem Auftragsvolumen bis 5.000,-€ (netto) eine Preisrecherche durchzuführen und zu dokumentieren ist (z. B. über Internetpreisportale oder schriftlich durchgeführte Preis-Anfragen). Auftragsvergaben, die nicht über die Universitätsdruckerei abgewickelt werden können und deren Auftragswert 5.000,-€ (netto) übersteigt,  sind  ausschreibungspflichtig (Vergabe über ein förmliches Vergabeverfahren).  Derartige Vergaben können u.a. auch über das Logistikzentrum Baden-Württemberg (bei Einzelaufträgen derzeit ohne Berechnung von Kosten für den Auftraggeber) durchgeführt werden. Für diesbezüglich weitere Informationen können Sie sich gerne die Abt. Einkauf wenden.

Bzgl. des Verfahrens zur Bestellung von Visitenkarten bitten wir Sie die Regelung gem. Rundschreiben der Stabsstelle Hochschulkommunikation vom 14.10.2015 zu beachten. (E-Mail-Adresse für Rückfragen: hochschulmarketing@uni-tuebingen.de)

2.14. Mobiltelefone:

Die Beschaffung von dienstl. erforderlichen Mobiltelefonen (Handys) und Smartphones erfolgt grundsätzlich zentral durch das Sachgebiet Telekommunikation des TBA.
Die hierfür seitens des TBA bereitgestellten Antragsformulare sind entsprechend direkt an das TBA zu übermitteln..

2.15. Wartungsverträge, Serviceabkommen und Garantieverlängerungen:

Wartungsverträge sind in regelmäßigen Zeitabständen auf Wirtschaftlichkeit zu prüfen und ggfs. rechtzeitig zu kündigen.
Beim Kauf von Geräten gibt es, sofern dies für den Auftragsgegenstand für sinnvoll erachtet wird, ggfls. auch Möglichkeiten eine verlängerte Gewährleistung oder Garantie mit zu beauftragen. Bei der Finanzierung aus Drittmitteln, sind unbedingt diesbezüglich ggfls. anders lautende Richtlinien zu beachten.

2.16. Rabattabkommen/Rahmenverträge:

Für viele Artikel- und Produktgruppen unterhalten die Universität und verschiedene Landeseinrichtungen Liefer- und Rabattabkommen (z.B. Landesrahmenverträge des LZBW).
Diese beziehen sich vielfach auf festgelegte Universitätsstandards. Bei derartigen Lieferabkommen sind häufig Mindestbezugskonditionen geregelt; sie sind meist wesentlich günstiger als dies bei Einzelbezug möglich wäre. Es wird gebeten, dies zu beachten und entsprechende Artikel über die Abteilung Einkauf zu beziehen bzw. bei Direktbeschaffung von wissenschaftlichen Gütern durch die Institute - vor der Bestellung - ggf. bei der Abteilung Einkauf die Lieferbedingungen anzufragen bzw. für die Bestellung die im Downloadbereich des Dezernat VII bereitgestellten Bestellformulare zu verwenden.

2.17. Repräsentationsausgaben:

Bei den Ausgaben für Bewirtung und Repräsentation ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit stets zu beachten. Sie dürfen nur aus Repräsentationsmitteln der Dekanate oder aus freien Drittmitteln bestritten werden. Eine Auszahlung aus Institutsmitteln ist bei entsprechender Begründung nur mit einem Genehmigungsvermerk der Abteilung Finanzmanagement möglich. Die bewirteten Personen sind auf dem Beleg namentlich aufzuführen. Ein Programm oder die Einladung zur Veranstaltung ist der Auszahlungsanordnung beizufügen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Ausgaben für private Zwecke ( z.B. Weihnachts- und Geburtstagsfeiern o.ä.) weder aus Haushalts- noch aus Drittmitteln finanziert werden können. Bitte beachten Sie auch das Rundschreiben Nr. 8 vom 22.04.2013.

2.18. Gemeinsame Beschaffung LZBW:

Artikel aus den im Folgenden beschriebenen Gruppen unterliegen der grundsätzlich der vom Land festgelegten Regelung zur „Gemeinsamen Beschaffung“. Sie sind über die dafür explizit abgeschlossenen Rahmenverträge des LZBW zu beschaffen. Hierbei sind u.a. zu nennen:
- Büromöbel einschließlich ergonomischer Sonderausstattung (Schreibtische, elektromotorisch höhenverstellbare Steh-Sitz-Schreibtische sowie Büroarbeitsstühle, Stehhilfen, Container, Schränke und Regale, Beistell- und Besprechungstische)
- Möblierung der Konferenzräume (Stühle, Tische, Regale und Schränke)
- Drucker- und Multifunktionsgeräte (Kauf)
- Standardgeräte der Informationstechnik im Clientbereich: zum Beispiel stationäre und tragbare PC´s, Bildschirme, o.ä.
- Standardgeräte der Informations- und Kommunikationstechnik im Serverbereich:
z.B. Standard-Industrie-Server (x86-Architektur) oder vergleichbar.

Die Beschaffung derartiger Artikel erfolgt ausschließlich über die Abteilung Einkauf.

2.19. Berücksichtigung nachhaltiger Ziele bei der Beschaffung:

Ziel der Landesregierung ist es, der nachhaltigen Beschaffung größeres Gewicht zu geben.
Zur Erreichung der nachhaltigen Ziele der Landesregierung sollen daher bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen, sofern für den Ausschreibungsgegenstand passend, auch qualitative, innovative, soziale, umweltbezogene und/oder wirtschaftliche Aspekte nach Maßgabe der VwV-Beschaffung des Landes berücksichtigt werden.

3. Vergaberegelung:

Bei allen Beschaffungen sind die aktuell geltenden Vergabebestimmungen (UVgO, VgV und GWB),
sowie der Regelungen der VwV-Beschaffung des Landes Baden-Württemberg unbedingt zu beachten.
Vor jeder Vergabe ist zu prüfen, welche der möglichen Vergabearten in Betracht kommt, nämlich:

3.1. Vergabearten:
Vergabeart: Wertgrenze:

Direktvergabe:

Kleiner 5.000,-€ (ohne Mwst.)

(ACHTUNG: Drittmittel ggfls. abweichend - siehe 2.4.)

Verhandlungsvergabe:

(mit und ohne Teilnahmewettbewerb)

Bis 49.999,-€ (ohne Mwst.)

(ACHTUNG: Drittmittel ggfls. abweichend - siehe 2.4.)

Beschränkte Ausschreibung:

(mit und ohne Teilnahmewettbewerb)

Bis 99.999,-€ (ohne Mwst.)

(ACHTUNG: Drittmittel ggfls. abweichend - siehe 2.4.)

Öffentliche Ausschreibung:

Bis 213.999,-€ (ohne Mwst.)

(ACHTUNG: Drittmittel ggfls. abweichend - siehe 2.4.)

EU-weites Vergabeverfahren:

Ab 214.000,-€ (ohne Mwst.)

3.2. Verfahrensbeschreibung:

Wertgrenze

(ohne Mwst.)

Vergabeart:

Dezentrale/Zentrale

Beschaffung:

kleiner 5.000,- €uro Direktvergabe: (unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit):
=> Formlose Preisermittlung durch die anfordernde Einrichtung. Durchführung einer Markterkundung vorab (z.B. Screenshots von Angeboten von mind. 3 Anbietern). Dokumentation der Vergabeentscheidung anhand der im Downlaodbereich bereitgestellten Mustervorlage "Vergabevermerk Dezentral"
Bei der Auftragsvergabe verweis auf die AGB´s der Universität, sowie die Regelungen nach VOL/B.
Achtung:
Regelmäßiger Wechsel zwischen den beauftragten Unternehmen erforderlich.

Dezentrale Beschaffung:
=> mit folgenden Ausnahmen:
- Möblierungen von Dienstzimmern, Büro- und Besprechungsstühle
- EDV-Geräte (PC´s, Laptops, Tablets, Monitore, Drucker, Scanner, Faxgeräte und vergl.)
- Beamer-, Präsentations-, TV- und Medientechnik
- Hausgeräte, ((Labor-) Kühlschränke, Reinigungsgeräte, Spülmaschinen, und vergl.)
- Werkstattgeräte (Werkzeugmaschinen und vergl.)
- Lagerartikel (siehe Lagerkataloge)

zwischen 5.000,- €uro

und

49.999 €uro

Verhandlungsvergabe:
(bei Drittmitteln ggfls. bereits für Beschaffungen ab 1.000 € erforderlich)

=> Aufgaben der nutzenden Einrichtung/des Anforderers:
u.a. Markterkundung, Erstellung eines (produktneutralen) Leistungsverzeichnisses,
Definition von Zuschlagskriterien und deren Gewichtung, Mitarbeit bei der Beantwortung von Bieterfragen.
Fachliche Prüfung der Angebote, sowie fachliche Auswertung nach den vorab definierten Kriterien und deren Gewichtung (z.B. Auswertungsmatrix).

Zentrale Beschaffung

von 50.000 €uro

bis

99.999 €uro

Beschränkte Ausschreibung:
Aufgaben der nutzenden Einrichtung:
s. Verhandlungsvergabe

Zentrale Beschaffung

von 100.000 €uro

bis

213.999 €uro

Öffentliche Ausschreibung:
Aufgaben der nutzenden Einrichtung:
s. Verhandlungsvergabe

Zentrale Beschaffung

ab 214.000 €uro Europaweites Vergabeverfahren:
Aufgaben der nutzenden Einrichtung:
s. Verhandlungsvergabe

Zentrale Beschaffung

 

 

Weitere ergänzende Hinweise zur Beschaffungsorganisation und detaillierte Angaben zu den Verfahrensabläufen finden Sie auf den Internetseiten der Abteilung Einkauf

4. Verfahrensablauf Direktvergabe (Dezentrale Beschaffung):

Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auftragswert von unter 5.000,-€ (ohne Mwst.) (ACHTUNG: Drittmittel ggfls. abweichend), die nicht zu den in 2.1 genannten Ausnahme gehören können, unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze von Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, ohne ein formales Vergabeverfahren direkt dezentral beschafft werden. Der Nachweis kann im Rahmen einer formlosen Preisermittlung durch die anfordernde Einrichtung (z.B. Screenshots von Angeboten von mind. 3 Anbietern), oder der schriftlichen Einholung von Vergleichsangeboten erfolgen. Sämtliche Beschaffungen mit einem Auftragswert zwischen 500,-€ (netto) und 5.000,-€ (netto) sind mittels des im Downloadbereich bereitgestellten "Vergabevermerk Dezentral" schriftlich zu dokumentieren. Der Vergabevermerk ist zusammen mit der Auszahlungsanordnung und der Original-Rechnung an die Abteilung Rechnungswesen des Dezernat VII zu übermitteln.
Bei der Auftragsvergabe ist grundsätzlich auf die AGB´s der Universität, sowie die Regelungen nach VOL/B zu verweisen (hierzu können z.B. die im Downloadbereich zur Verfügung gestellten Formulare „Bestellung“ verwendet werden).
Zwischen den beauftragten Unternehmen soll gewechselt werden. Es empfiehlt sich, eine Markterkundung vorab durchzuführen und zu dokumentieren.

5. Verfahrensablauf bei Bezug von Artikeln über die Abteilung Einkauf (Zentrale Beschaffung):
5.1. Allgemeine Hinweise:

Bedarfsanforderungen sind ausschließlich bei der Abteilung Einkauf auf den hierfür vorgesehenen Vordrucken auszustellen. Im Interesse einer zügigen Bearbeitung wird um sorgfältiges Ausfüllen des Beschaffungsantrages/der Bedarfsanforderung gebeten. Dabei ist die zur Beschaffung anstehende Leistung erschöpfend und produktneutral zu beschreiben. Insbesondere ist auf der jeweiligen Artikel-Bedarfsanforderung /Beschaffungsantrag für wissenschaftliche Apparaturen eine vollständige und Präzise Kontenangabe für die Verbuchung zu machen. Nur die zur Anordnung von Haushaltsmitteln befugten Personen sind berechtigt, Beschaffungsleistungen bei der Abteilung Einkauf anzufordern. Bei Anforderung von Artikeln für die Gebäudereinigung ist die Unterschrift des Institutsdirektors oder des Hausvogtes (Gebäudebeauftragten) erforderlich.

Die Beschaffungsanträge / Bedarfsanforderungen sind grundsätzlich in ausgedruckter Form per Hauspost an die Abt. Einkauf zu übermitteln.
Im Hinblick auf eine zügige Bearbeitung und zur Vermeidung versehentlicher Mehrfachbestellungen bitten wir darum, die Anträge lediglich 1-fach und nicht zusätzlich parallel per E-Mail einzureichen.
Lediglich SRM-User können derartige Beschaffungen auch über einen SRM-Einkaufswagen elektronisch an den Einkauf übermitteln.

Die Auftragserteilung erfolgt dabei ausschließlich durch die Abteilung Einkauf.
Entsprechendes gilt auch für den Aus- und Umtausch von Gütern, für Leistungsstörungen, Mängelrügen und Gewährleistungsangelegenheiten.

Mit Einführung der Finanzbuchhaltung erfolgt die Rechnungsbearbeitung und Rechnungsanweisung für die zentral durchgeführten Aufträge durch die Abteilung Einkauf und die Abteilung Rechnungswesen. Hierdurch werden die einzelnen Universitätseinrichtungen von Buchungsvorgängen entlastet.
Dazu ist es erforderlich, nach Wareneingang bzw. Leistungserfüllung den Lieferschein oder das Abnahmeprotokoll unter Bestätigung der sachlichen Richtigkeit, versehen mit Unterschrift und Datum
sowie ggfls. der Inventarnummer wieder an die Abteilung Einkauf als Auftraggeber zurückzusenden, damit die Rechnungsanweisung vollzogen und das Konto der entsprechenden Universitätseinrichtung belastet werden kann.
Im Gegenzug erhalten die Universitätseinrichtungen eine Rechnungskopie, damit die körperliche Inventarisierung vor Ort vorgenommen werden kann.

Die Materialabrechnung der aus dem Universitätslager bezogenen Waren erfolgt wie bisher durch Rechnungsstellung bzw. durch Umbuchung.
Die letzte Abrechnung im laufenden Haushaltsjahr erfolgt jeweils Mitte/Ende Dezember des laufenden Jahres.

5.2. Verfahrensschritte und Verantwortlichkeiten für Beschaffungen über 5.000,-€ (ohne Mwst.) (am Beispiel der Verhandlungsvergabe):

1. Feststellung des Bedarfs, sowie Klärung der Finanzierung -> Bedarfsträger/Anforderer
2. Markterkundung durchführen -> Bedarfsträger/Anforderer
3. Erstellung und Übermittlung Artikel-Bedarfsanforderung / Beschaffungsantrag für (wiss.) Geräte
-> Bedarfsträger/Anforderer
4. Ggfls. Durchführung von Beratungsgesprächen zur Erstellung der Vergabeunterlagen -> Abt. Einkauf
5. Erstellung eines produktneutralen Leistungsverzeichnis -> Bedarfsträger/Anforderer (-> ggfls. mit Unterstützung der Abt. Einkauf - z.B. Bereitstellung von Musterunterlagen)
6. Zuschlagskriterien und deren Gewichtung definieren -> Bedarfsträger/Anforderer (-> ggfls. mit Unterstützung der Abt. Einkauf)
7. Definition von Eignungskriterien -> Abt. Einkauf (-> in Abstimmung mit dem Bedarfsträger/Anforderer)
8. Zusammenstellung der Vergabeunterlagen -> Abt. Einkauf
9. finale Freigabe der Vergabeunterlagen zur Durchführung des Verfahrens -> Bedarfsträger/Anforderer
10. Ggfls. Nennung zur Angebotsabgabe aufzufordernder Unternehmen (nur Verhandlungsvergabe und beschränkte Ausschreibung) -> Bedarfsträger/Anforderer
11. Eröffnung des Vergabeverfahrens -> Abt. Einkauf
12. Veröffentlichung der Vergabeunterlagen bzw. Aufforderung von Unternehmen zur Angebotsabgabe
-> Abt. Einkauf
13. Empfang, Weiterleitung und Beantwortung von Bieterfragen -> Abt. Einkauf (-> in Abstimmung mit Bedarfsträger/Anforderer)
14. Empfang und Aufbewahrung eingehender Angebote -> Abt. Einkauf
15. Öffnung der Angebote im vier-Augenprinzip mit Dokumentation -> Abt. Einkauf
16. Eignungsprüfung bzw. formale Prüfung der Angebote -> Abt. Einkauf
17. Aufbereitung der Unterlagen für die fachliche Auswertung -> Abt. Einkauf
18. Prüfung der Angebote aus fachlicher Sicht -> Bedarfsträger/Anforderer
19. Optional Verhandlungsverfahren: Verhandlungen über Angebotsinhalt mit Dokumentation
-> Bedarfsträger/Anforderer in Abstimmung mit der Abt. Einkauf
20. a) Ggfls. Aufforderung zur finalen Angebotsabgabe -> Abt. Einkauf
20. b) Ggfls. Öffnung der finalen Angebote im vier-Augenprinzip -> Abt. Einkauf
21. Auswertung der Angebote und Vergabevorschlag -> Bedarfsträger/Anforderer (in Abstimmung mit der Abt. Einkauf)
22. Versand Zuschlagsschreiben -> Abt. Einkauf
23. Versand Absageschreiben -> Abt. Einkauf
24. parallel -> Dokumentation des Verfahrens -> Abt. Einkauf

Im Anschluss daran:
Leistungserbringung/Wareneingang durch den Auftragnehmer bei der Verwendungsstelle.
25. Prüfung auf richtige und vollständige Leistungserbringung / Lieferung am Leistungsort
-> Bedarfsträger/Anforderer
26. Bestätigung der Leistungserfüllung auf Originallieferschein oder im Abnahmeprotokoll und umgehende Übersendung an die Abteilung Einkauf, ggfls. unter Beifügung der Inventarnummer (bei inventarisierungspflichtigen Gegenständen) -> Bedarfsträger/Anforderer
27. Rechnungseingang bei der Abteilung Einkauf mit Rechnungsprüfung und
Rechnungsanweisung -> Abt. Einkauf
28. Bestandserfassung (Gerätestammkarte) -> Anlagenbuchhaltung
29. körperliche Inventarisierung, sowie Führung der Inventarunterlagen vor Ort -> Bedarfsträger/Anforderer

5.3. Ergänzende Informationen zum Beschaffungswesen:

Weitere ergänzende Hinweise zur Beschaffungsorganisation, den jeweiligen Verantwortlichkeiten, sowie den einzuhaltenden Rechtsgrundlagen, finden Sie im Downloadbereich des Dezernat VII.

6. Verantwortung des Bestellers:

Es liegt in der Verantwortung des Bestellers, dass die hier vorab genannten Regelungen eingehalten werden.
Bei unnötigen Mehrausgaben, Rückforderungen durch Drittmittelgeber, o.Ä., welche sich durch Nichtbeachtung dieser Bestimmungen ergeben, sind die für die Bestellungen verantwortlichen Personen ggfls. schadenersatzpflichtig.

II. Rechtsgrundlagen

1. Rechtliche Rahmenbedingungen

Das staatliche Beschaffungswesen unterliegt einer Vielzahl von Gesetzen und Bestimmungen über das Vergaberecht und die anzuwendende Vergabeverfahren, deren wesentlichsten Regeln nachfolgend aufgeführt sind. Zunächst ist das Vergaberecht Teil des Haushaltsrechts und verfolgt das Ziel, Einkäufe und Beschaffungen auf wirtschaftliche Weise durchzuführen und mit den Steuergeldern sparsam umzugehen. Näher ausgestaltet sind die gesetzlichen Vorschriften durch Regelungen der einschlägigen Verdingungs-, Vergabe- und Vertragsordnungen. Im Rahmen der Entwicklung der EU und der damit verbundenen Marktfreiheit und Marktöffnung sind die Mitgliedsstaaten ausdrücklich verpflichtet, bei Vergaben ab bestimmten Schwellenwerten einheitliche Grundsätze, insbesondere Wettbewerb, transparente Vergabeverfahren und Gleichbehandlung der Bieter, einzuhalten und ein Rechtsschutzsystem zu schaffen, wonach Bieter ihre subjektiven Rechte auf Einhaltung der Vergabevorschriften einklagen können. Dieses Regelwerk ist auch in nationales Recht umgesetzt.

1.1 Haushaltsrecht, Landeshaushaltsordnung (LHO)

Die Universität Tübingen unterliegt den Bestimmungen der Landeshaushaltsordnung (LHO). Die wichtigsten Bestimmungen für das Beschaffungswesen sind: § 34 (2) "Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind." § 55 (1) "Dem Abschluss von Verträgen über Lieferungen und Leistungen muss eine öffentliche Ausschreibung vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder bestimmte Umstände eine Ausnahme rechtfertigen." (2) "Verträge sind nach einheitlichen Richtlinien abzuschließen, die vom zuständigen Ministerium mit dem Finanzministerium aufzustellen oder einzuführen sind; ausgenommen sind Verträge für laufende Geschäfte."

1.2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) vom 26.06.2013 und Gesetz für die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergaberechtsmodernisierungsgesetz - VergRModG) vom 17.02.2016

Die Gesetze (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB), (Vergaberechtsmodernisierungsgesetz - VergRModG)) bestimmen die Rahmenvorgaben, nach denen öffentliche Auftraggeber Waren und Leistungen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren beschaffen.

1.3 Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) vom 18.04.2016

Die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) trifft nähere Bestimmungen über das bei der Vergabe einzuhaltende Verfahren sowie über die Zuständigkeit und das Verfahren bei der Durchführung von Nachprüfungsverfahren für öffentliche Aufträge in nationalen und EU-weiten Vergaben.

1.4 Verwaltungsvorschrift der Landesregierung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VwV Beschaffung) vom 24.07.2018

In der VwV Beschaffung sind insbesondere die anzuwendenden Beschaffungsverfahren, die Vergabe- und Ausschreibungsbestimmungen sowie der geltenden Wertgrenzen näher geregelt.

1.5 Die Unterschwellenvergabeordnung UVgO

Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) ist Kernbestandteil des nationalen Vergaberechts und regelt die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen. Ausgenommen davon sind Bauleistungen. Die UVgO besitzt den Charakter einer verbindlichen Rahmendienstanweisung.

1.6 Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) vom 20.11.2009

Die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL), ausgenommen Bauleistungen sind Kernbestandteil des Vergaberechts. Die VOL ist in die Teile A und B aufgegliedert. Teil A regelt die Vergabebedingungen von Lieferleistungen und besitzt den Charakter einer verbindlichen Rahmendienstanweisung.

1.7 Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) von 2003

Teil B regelt die allgemein anzuwendenden Vertragsbedingungen für die Ausführung von allen öffentlichen Aufträgen/Verträgen und ist insbesondere für Dienst-, Kauf- und Werkverträge sowie für Verträge über die Lieferung herzustellender oder zu erzeugender beweglichen Sachen zugrunde zu legen.

1.8 Richtlinien zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption

Der Begriff Korruption ist nicht verbindlich definiert. Im Kern wird er umrissen u.a. von Straftatbeständen wie Bestechnungsdelikten, Vorteilsnahme, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und deren Begleitdelikten. Unter Korruption können auch bestimmte Arten von Dienstpflichtverletzungen subsumiert werden, bei welchen "Amtsträger", d.h. Angestellte und Beamte aller Statusgruppen, ihre dienstliche Stellung und die ihnen übertragenen Befugnisse nutzen, sich selbst oder Dritten widerrechtlich materielle oder immaterielle Vorteile/Zuwendungen zu verschaffen.

Zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption, haben Landesregierung und Ministerien diverse Verwaltungsvorschriften erlassen. Sie enthalten verbindliche Reglungen und Handlungsanleitungen, die der wirkungsvollen Verhütung und Bekämpfung korrupten Verhaltens dienen und tragen dazu bei, dass korrupte Praktiken frühzeitig erkannt und ggfs. verfolgt und geahndet werden können.

U.a. sind dies:

- VwV Korruptionsverhütung und -bekämpfung

- VwV Geschenkannahme

- Verhaltenskodex zur Korruptionsprävention

1.9 Besondere Vertragsbedingungen für Lieferungen und Leistungen (Auftragsbedingungen der Universität Tübingen)

Diese Geschäftsbedingungen bilden die Grundlage für alle Kaufverträge der Universität. Alle Aufträge sind nur zu den besonderen Vertragsbedingungen für Lieferungen und Leistungen (Auftragsbedingungen) zu erteilen. Ausnahmen davon bedürfen einer besonderen schriftlichen Bestätigung. Der Auftragnehmer ist auf die Gültigkeit der Vertragsbedingungen in geeigneter Weise hinzuweisen. Hierzu wird empfohlen, jedem Auftragsschreiben eine Ausfertigung der Besonderen Vertragsbedingungen für Lieferungen und Leistungen (Auftragsbedingungen der Universität Tübingen) beizufügen.

1.10 Weitere, zusätzliche Richtlinien und Rechtsverordnungen

Zur Konkretisierung der haushaltsrechtlichen Bestimmungen und des Vergaberegelwerks liegen zusätzliche Bestimmungen vor, die weitere und ergänzende Anweisungen enthalten. Von wesentlicher Bedeutung sind dabei: