Folgende datenschutzrechtlichen Informationen gelten für die NutzerInnen des E-Workflows gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Anzeige oder Beantragung der Genehmigung der Annahme von Zuwendungen / Geschenken und (Wissenschafts-)Preisen (Preisgeld)

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlich gem. Art. 4 Abs. 7 DS-GVO ist die
Eberhard Karls Universität Tübingen
Geschwister-Scholl-Platz
72074 Tübingen
Die Universität Tübingen ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich staatliche Einrichtung (§ 8 LHG).
Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Dr. h.c. (Dōshisha) Karla Pollmann gesetzlich vertreten. 

E-Mail: rektorinspam prevention@uni-tuebingen.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DS-GVO) erreichen Sie unter:
Eberhard Karls Universität Tübingen
Geschwister-Scholl-Platz
72074 Tübingen
Herr Siegmar Ruff
Tel.: (07071) 29-74680
E-Mail: datenschutzspam prevention@uni-tuebingen.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Zweck der Verarbeitung

Beamtinnen und Beamte dürfen nach § 42 Abs. 1 S. 1, 2 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG) keine Belohnungen, Geschenke oder sonstigen Vorteile (Zuwendungen) für sich oder eine dritte Person in Bezug auf ihr Amt annehmen; Ausnahmen bedürfen der Zustimmung ihres Dienstherrn. Für Beschäftigte gilt Entsprechendes nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (§ 3 TV-L). Diese Regelungen gelten z.B. auch für die Annahme von Wissenschaftspreisen, die mit Preisgeldern zur Eigenverwendung dotiert sind. Je nach Art und Wert einer Zuwendung müssen Zuwendungen gemeldet werden (Anzeige) oder es braucht ein Genehmigungsverfahren. Die eigenentwickelte Software “EWorkflow” der Universität dient dabei den Beschäftigten zur Meldung oder zur Genehmigung von Geschenken, Preisgeldern oder sonstigen Zuwendungen. Im Rahmen der Korruptionsbekämpfung muss die Universität zudem jährlich zum 15. März über die im vergangenen Kalenderjahr angenommenen Zuwendungen, deren Annahme durch die Universität genehmigt wurde, ans MWK berichten. Dazu ist ein vom Ministerium übermittelter Vordruck mit anonymisierter Aufschlüsselung (Anzahl der Zuwendungen pro Kalenderjahr, davon nach Art der Zuwendungsempfänger, nach Art der Zuwendungsgeber, nach Art der Zuwendung) zu verwenden. Die Software dient der Universitätsverwaltung zur statistischen Erfassung der Vorgänge und für das Genehmigungsverfahren. 

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geschieht gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e und begründet sich auf den für die Universität Tübingen und deren Beschäftigte verbindlichen rechtlichen Vorgaben insbes. zur Korruptionsbekämpfung:
• § 42 Beamtenstatusgesetz (BeamtStG)
• Ziffer 32 der Verwaltungsvorschrift des Innenministeriums zur Durchführung beam-tenrechtlicher Vorschriften (BeamtVwV)
• § 3 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TV-L)
• Hinweise des Ministeriums für Finanzen und Wirtschaft zum Arbeits- und Tarifrecht, Sozialversicherungsrecht, Zusatzversorgungsrecht
• Verwaltungsvorschrift der Landesregierung und der Ministerien zur Verhütung unrechtmäßiger und unlauterer Einwirkungen auf das Verwaltungshandeln und zur Verfolgung damit zusammenhängender Straftaten und Dienstvergehen (VwV Korruptionsverhütung und  bekämpfung).
• §§ 331 ff. Strafgesetzbuch (StGB)
• Erlasse und Hinweise des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)

4. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Bearbeitung eingehender Anzeigen / Anträge über den EWorkflow erfolgt durch eine Stelle in Dezernat I der Zentralen Verwaltung bzw. für Anzeigen / Anträge aus dem Bereich der Medizinischen Fakultät durch eine Stelle in der Medizinischen Fakultät, die von der Rektorin und dem Kanzler als jeweilige Dienstvorgesetzte mit der einheitlichen Wahrnehmung dieser Aufgaben beauftragt wurde. An das MWK werden nur Gesamtzahlen nach Kategorien, keine Namen von Antragstellenden, mitgeteilt.

5. Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten / Unterlagen werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht / vernichtet. Die Aufbewahrungsfrist im EWorkflow beträgt maximal 3 Jahre und 2 Monate. Die Daten eines Kalenderjahres werden gebündelt nach Ablauf von 3 Jahren und 2 Monaten ab Ende dieses Kalenderjahres gelöscht.

6. Betroffenenrechte

Ihnen steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO) sowie ein Recht auf Berichtigung, Vervollständigung (Art. 16 DS-GVO) und / oder Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) oder ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS- GVO) zu.
Ihnen steht ferner ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, zu.

7. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Rechtmäßigkeit der Annahme von Geschenken, Preisgeldern oder anderen Zuwendungen notwendig. Das Fehlen von relevanten personenbezogenen Daten kann zur Folge haben, dass eine Annahme von Zuwendungen nicht möglich ist.