Das Projekt zur Einführung eines SAP-Systems im Finanz- und Rechnungswesen an der Universität Tübingen hat die nächste Etappe erreicht: mit der Fertigstellung von Fachkonzepten wurde die Grundlage für zukünftige Prozessanpassungen an der Universität Tübingen im Rahmen des SAP-Projektes geschaffen.
Die projektbegleitende Stabsstelle Change Management an der Universität Tübingen hat mit der Analyse der bestehenden Strukturen begonnen, welche in eine Phase mit Prozessworkshops im Wintersemester 2013/2014 münden soll.
Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen in diesen Prozess mit eingebunden werden. Neben Informationsveranstaltungen sind für die gesamte Projektdauer daher weitere Kommunikationswege – beispielweise Newsletter-Beiträge oder eine eigene Intranetseite – vorgesehen.
Interessierte Beschäftigte aus verschiedenen Arbeitskreisen an der Universität Tübingen werden außerdem die Möglichkeit erhalten, andere Hochschulen zu besuchen, die die Umstellung auf das SAP-System bereits erfolgreich bewältigt haben. Dabei können sie bewährte Best-Practice-Lösungen kennen lernen und sich vor Ort über die Besonderheiten der Einführung austauschen.
Unmittelbar vor der Umstellung sind dann umfangreiche Qualifizierungsmaßnahmen geplant, die Mitarbeiter zum Umgang mit den SAP-Modulen befähigen und mögliche Berührungsängste mit dem neuen System abbauen sollen.
Projektbeteiligte
In der SAP-Arbeitsgruppe der Universität Tübingen sitzen neben der Hochschulleitung auch Vertreter aus den Bereichen Finanzmanagement, Rechnungswesen, Einkauf, Controlling, IT und Change Management. Auch der Personalrat, die Personalabteilung und die Stabsstelle Hochschulkommunikation werden in die wichtigen Entscheidungsprozesse aktiv eingebunden.
Für den weiteren Projektverlauf ist die Bildung weiterer Fachausschüsse geplant. Diese werden sich zusammensetzen aus Fakultätsmitgliedern, die mit Finanzthemen befasst sind, und sollen im Rahmen der Zusammenarbeit aus ihrer Perspektive heraus Prozesse bewerten, Optimierungsmöglichkeiten erkennen und Verbesserungsvorschläge einbringen.
Projektverlängerung: SAP-Einführung zum 1. Januar 2015
Das neue SAP-basierte System soll jetzt zum 1. Januar 2015 eingeführt werden; der ursprünglich anvisierte Einführungstermin zum 1. Januar 2014 ist nach Einschätzung des Koordinationsteams nicht mehr realisierbar, da die abschließenden Verhandlungen mit dem technischen Betreiber LCC noch ausstehen. Das Projekt erfordert zudem aufgrund seiner Größe und Komplexität einen sehr hohen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand. Um eine größtmögliche Qualität bei der Umsetzung der einzelnen Projektbausteine zu gewährleisten, ist eine Aufstockung der zeitlichen und personellen Ressourcen erforderlich. Dies macht auch die weitere – zumindest teilweise – Freistellung von Mitarbeitern, die an dem Projekt beteiligt sind, notwendig.
Für die Universität Tübingen bedeutet es konkret, dass eine entsprechende Aufstockung von Zeitressourcen notwendig ist und eine einjährige Verschiebung in Kauf genommen werden muss, da die Umstellung der Buchhaltung nur zu einem Jahreswechsel vollzogen werden kann. Dennoch schätzen die Beteiligten an der Universität Tübingen die Projekt-Verlängerung positiv ein, bietet sie doch die Möglichkeit einer optimierten Vorbereitung für die geplante Einführung.
„Wir verfolgen die Migration auf das neue System zielgerichtet und mit Nachdruck“, sagt Gerd Gekeler, der als Finanzdezernent an der Universität Tübingen die Fachaufsicht über das SAP-Projekt ausübt, „denn sie bringt für uns erhebliche Vorteile mit sich. Es ist uns sehr wichtig, durch die angestrebten Prozessoptimierungen sowohl für die dezentralen Einrichtungen der Universität wie auch für die Universitätsleitung Transparenz und Steuerbarkeit zu schaffen. Die neue Software für das Rechnungswesen bietet die Grundlage für ein professionelles Management und ist nach unserer Überzeugung für eine Universität wie Tübingen unverzichtbar.“
http://www.uni-tuebingen.de/de/37989
