Newsletter Uni Tübingen aktuell Nr. 1/2015: Uni intern
SAP-Produktivstart an der Universität Tübingen – Umstellung auf kaufmännische Buchführung
Neues System zunächst für die Bereiche externes und internes Rechnungswesen, Haushalts- und Drittmittelmanagement, Einkauf sowie Lagerverwaltung und Verkauf
Mit dem Jahreswechsel hat die Universität Tübingen ihr Finanz-, Rechnungs- und zentrales Bestellwesen erfolgreich auf die Software SAP umgestellt. Am 2. Januar 2015 wurden die ersten Stipendien und Mieten bezahlt, seit 7. Januar buchen alle Beschäftigten des Finanzdezernats mit SAP. Damit wurde auch der endgültige Wechsel von der Kameralistik zur kaufmännischen Buchführung an der Universität Tübingen vollzogen.
Zu einer offiziellen Auftaktveranstaltung am 7. Januar 2015 hatte Kanzler Dr. Andreas Rothfuß das rund 20-köpfige SAP-Projektteam der Universität und alle Beschäftigten, die seit Jahresbeginn mit dem neuen System arbeiten – den buchenden Kräften im Rechnungswesen, im Finanzmanagement und im zentralen Einkauf – sowie Vertreter von SAP und des Landesbetriebs Competence Center (LCC) in die Neue Aula eingeladen. Kanzler Rothfuß dankte dabei ausdrücklich allen internen und externen Projektbeteiligten und insbesondere der Projektleitung für ihren großen persönlichen Einsatz in den zurückliegenden Monaten.
Change Manager Thomas Bonenberger lobte ebenfalls das „große Engagement“ aller an der SAP-Einführung Beteiligten. Er habe in allen Bereichen der Universität Tübingen und insbesondere im Dezernat Finanzen die Bereitschaft erlebt, notwendige Veränderungen anzugehen, dies zeichne die Universität als „lernende Organisation“ aus. Zugleich dankte Bonenberger der Universitätsleitung für die wachsame und sorgende Unterstützung in jeder Phase des Projekts der SAP-Einführung.
Gerd Gekeler, Leiter des Dezernats Finanzen, betonte, mit der Auftaktveranstaltung solle nochmals demonstriert werden, dass es sich bei der SAP-Einführung um ein Team-Projekt, ein „großes Ganzes“ handele. „Es gab sehr gute Schulungen für die Beschäftigten der Universität und auch die Testläufe verliefen sehr gut“, lobte Gekeler. Dennoch würden beim Produktivstart Probleme nicht ausbleiben. „Aber Sie stehen bei diesen Problemen nicht alleine da“, betonte er gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die seit dem Jahreswechsel mit dem neuen System arbeiten. Die Universität stellt ein gestaffeltes Supportangebot mit fünf Bausteinen für die Beschäftigten bereit.
- alle Schulungsunterlagen stehen auf einem speziellen Laufwerk
- SAP-Berater sind in den ersten Wochen regelmäßig vor Ort
- Key-User oder Modulverantwortliche (ca. 15) sind direkte Ansprechpartner
- Ein Helpdesk ist in den ersten zwei Jahren täglich von 9 bis 16 Uhr erreichbar – online und telefonisch zur Verfügung. Die Gesamtkoordination dieser Aufgabe wird Senta Feus übernehmen.
- Die Projektverantwortlichen Andreas Schelzel, Thomas Bonenberger, Gerd Gekeler, Klaus-Peter Rieger und Stefan Zaborosch sind Ansprechpartner für grundsätzliche Fragen.
Der Projektleiter beim LCC Martin Keck betonte, dass bei der Einführung von SAP die Aspekte Berechtigungen und Stammdaten von zentraler Bedeutung seien. Er zeigte sich überzeugt, dass die Universität Tübingen hier gemeinsam mit dem LCC und SAP hervorragende Vorarbeiten geleistet habe und für den Produktivstart gewappnet sei.
Kamran Miremadi, Projektleiter bei SAP, hat bereits an verschiedenen Universitäten in Deutschland die Einführung von SAP begleitet. Im Vergleich hat ihn besonders beeindruckt, dass an der Universität Tübingen „alle wissen, wo sie stehen und was sie tun“. Gleichzeitig forderte er die Beschäftigten der Universität auf, bei Problemen nachzufragen und sich die notwendige Unterstützung einzuholen – bei ihren Ansprechpartnern in der Universität oder in der Anfangsphase auch – über die Key User – bei den Beratern von SAP.
Bereits vor knapp fünf Jahren haben an der Universität Tübingen die Vorarbeiten für die Umstellung auf die kaufmännische Buchführung begonnen. Vor drei Jahren startete ein hochschulübergreifendes Verbundprojekt mit den Universitäten Freiburg, Hohenheim, Mannheim und Tübingen sowie den Hochschulen für angewandte Wissenschaften Aalen, Karlsruhe, Pforzheim und Reutlingen, bei dem gemeinsame Grundlagen für die Einführung von SAP an baden-württembergischen Hochschulen geschaffen wurden. Die Universität Tübingen startet den Einsatz der SAP-Software zum 1. Januar 2015 zunächst für die Bereiche externes und internes Rechnungswesen (FI, FI-AA, CO), Haushalts- und Drittmittelmanagement (PSM, GM), Einkauf (MM) sowie Lagerverwaltung und Verkauf (SD), ab Sommersemester 2015 auch für das dezentrale Bestellwesen (SRM).
Maximilian von Platen
